Wem wir helfen, Dokumente barrierefrei zu machen – und warum sich professionelles Outsourcing auszahlt

"Können Sie unsere Dokumente zugänglich machen?" — Das ist eine Frage, die wir fast jede Woche hören, aber sie taucht immer in einem anderen Kontext auf. Mal ist es ein IT-Leiter einer Kommune, der auf ihrer Seite 4.000 PDF-Dateien entdeckt hat, mal ist es die Marketingabteilung einer Versicherung, die bis morgen neue Geschäftsbedingungen veröffentlichen muss. In diesem Artikel wird erklärt, wem wir tatsächlich helfen und warum die richtige Antwort in den meisten Fällen nicht darin besteht, „es selbst zu tun“, sondern es lieber einem Fachmann überlassen zu lassen.

Wer kommt eigentlich zu uns?

Es gibt keinen „typischen Kunden“ – aber es gibt ein wiederkehrendes Muster: Organisationen, die viele Dokumente veröffentlichen, die nicht über die Zeit oder das interne Fachwissen verfügen, um sie alle selbst zugänglich zu machen, und die verstehen, dass das Risiko (rechtlich, rufschädigend und menschlich) nur zunimmt, je länger sie es aufschieben, sich damit zu befassen.

• Öffentliche Einrichtungen und lokale Behörden: Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, Zugänglichkeit zu gewährleisten, und verfügen in der Regel über Tausende von Formularen, Verfahren und alten Protokollen, die im Laufe der Jahre angesammelt wurden.
• Banken, Versicherungen und Finanzinstitute: Kontoauszüge, Nutzungsbedingungen und Offenlegungsdokumente – Dokumente, die zugänglich sein müssen und oft auch rechtlich sensibel sind, sodass ein Tagging-Fehler kostspielig sein kann.
• Gesundheitsorganisationen: Patientenformulare, ärztliche Atteste und klinische Informationen – die Zielgruppe umfasst oft genau die Bevölkerungsgruppe, die die Zugänglichkeit am meisten benötigt.
• Hochschuleinrichtungen: Kursmaterialien, Lehrpläne und wissenschaftliche Arbeiten, die jedem Studierenden zur Verfügung stehen müssen, auch denjenigen, die unterstützende Technologien nutzen.
• Handel und Einzelhandelsunternehmen: Kataloge, Geschäftsbedingungen und Bestelldokumente, die an Massen von Kunden verteilt werden – jedes unzugängliche Dokument ist ein potenzieller Kunde, der einen Kauf nicht abschließen kann.

Die Kluft zwischen guten Absichten und interner Umsetzung

Fast jede Organisation, die wir treffen, möchte ihre Dokumente zugänglich machen – die Frage ist nicht die Bereitschaft, sondern die Fähigkeit zur Umsetzung. Hier gibt es zwei separate Lücken, die es zu unterscheiden gilt:

Die Wissenslücke: Das korrekte Taggen einer PDF-Datei erfordert Vertrautheit mit dem Tags-Bedienfeld in Acrobat, der Lesereihenfolge, der Überschriftenstruktur, dem Alternativtext und mehr – eine Fähigkeit, die in Content- oder Marketingteams normalerweise nicht vorhanden ist, und manchmal nicht einmal in IT-Teams.

Die Größenlücke: Selbst ein Team, das die Regeln gut kennt, wird Schwierigkeiten haben, 2.000 vorhandene Dokumente zu verwalten und gleichzeitig die Konsistenz bei laufender Inhaltsproduktion aufrechtzuerhalten. Die manuelle Korrektur jedes Dokuments einzeln ist im Zeitrahmen einer Unternehmensorganisation einfach nicht machbar.

Wie unser Prozess zur Behebung der Barrierefreiheit tatsächlich aussieht

1. Mapping und Scannen:Wir scannen jedes Dokument auf Ihrer Website oder in Ihrem Archiv (mitunser kostenloses Tool) und erhalten Sie einen genauen Überblick – wie viele Dokumente vorhanden sind, welchen Zugriffsstatus jedes einzelne hat und wo die kritischsten Probleme liegen.
2. Priorisierung: Nicht jedes Dokument hat das gleiche Gewicht – ein Dokument, das tausende Male im Monat angezeigt wird, hat Vorrang vor einem alten internen Verfahren, das fast niemand öffnet.
3. Tatsächliche Behebung: Ein Expertenteam korrigiert Tags, Lesereihenfolge, Überschriften, Alternativtext, Tabellen und Formulare – und kombiniert automatisierte Tools zur Problemerkennung mit professionellen Händen für qualitativ hochwertige Korrekturen.
4. Qualitätskontrolle: Jedes Dokument wird anhand einer Kriterienliste geprüft, die auf WCAG und dem israelischen Standard 5568 basiert. Dabei wird nicht nur eine „automatische Prüfung bestanden“, sondern es wird auch tatsächlich überprüft, ob es für einen Bildschirmleser logisch ist.
5. Berichterstellung und laufende Überwachung: Die Organisation erhält für jedes Dokument einen klaren Bericht, und wir verfolgen ständig neue Dokumente, sobald sie veröffentlicht werden – damit die Lücke nicht erneut entsteht.

Warum professionelles Outsourcing und nicht nur ein automatisiertes Tool

Ein automatisiertes Prüftool (wie unser kostenloser Scan) ist ein notwendiger Schritt – es erkennt sehr schnell, wo klare strukturelle Probleme bestehen. Eine automatisierte Prüfung kann jedoch keinen hochwertigen Alternativtext für ein Bild schreiben, kann nicht beurteilen, ob die Lesereihenfolge in einer komplexen Tabelle logisch ist, und kann nicht garantieren, dass ein Dokument für einen echten Screenreader-Benutzer wirklich verwendbar ist – nur, dass es die grundlegenden technischen Regeln erfüllt.

Genau deshalb vereint unser Service beide Seiten: automatisiertes Mapping und Scannen in großem Maßstab, gepaart mit professioneller menschlicher Arbeit an jedem wirklich wichtigen Dokument. Auf diese Weise erhält eine Organisation sowohl eine vollständige Abdeckung von Tausenden von Dokumenten als auch eine Qualität, auf die sie sich bei einer rechtlichen Prüfung oder einem Zugänglichkeitsaudit verlassen kann.