Chi aiutiamo a rendere i documenti accessibili e perché l'outsourcing professionale ripaga

"Potete rendere accessibili i nostri documenti?" - questa è una domanda che sentiamo quasi ogni settimana, ma emerge sempre in un contesto diverso. A volte è il responsabile IT di un comune che ha scoperto 4.000 file PDF sul proprio sito, a volte è l'ufficio marketing di una compagnia assicurativa che deve pubblicare nuovi termini e condizioni entro domani. Questo articolo spiega chi aiutiamo effettivamente e perché nella maggior parte dei casi la risposta giusta non è "fai da te", ma piuttosto lasciare che sia un professionista a farlo per te.

Chi viene effettivamente da noi

Non esiste un "cliente tipico", ma esiste uno schema ricorrente: le organizzazioni che pubblicano molti documenti, che non hanno il tempo o le competenze interne per renderli tutti accessibili da sole e che comprendono il rischio (legale, reputazionale e umano) che cresce solo quanto più rimandano ad affrontarlo.

• Enti pubblici ed enti locali: obbligati per legge a garantire l'accessibilità e in genere detengono migliaia di moduli, procedure e vecchi protocolli accumulati nel corso degli anni.
• Banche, compagnie assicurative e istituti finanziari: estratti conto, termini di servizio e documenti informativi: documenti che devono essere accessibili e spesso sono anche giuridicamente sensibili, quindi un errore di codifica può essere costoso.
• Organizzazioni sanitarie: moduli per i pazienti, certificati medici e informazioni cliniche: il pubblico target spesso include esattamente la popolazione che ha maggiormente bisogno di accessibilità.
• Istituti di istruzione superiore: materiali dei corsi, programmi di studio e documenti accademici che devono essere disponibili a tutti gli studenti, compresi quelli che utilizzano tecnologie assistive.
• Aziende commerciali e di vendita al dettaglio: cataloghi, termini e documenti d'ordine distribuiti a masse di clienti: ogni documento inaccessibile è un potenziale cliente che non può completare un acquisto.

Il divario tra buone intenzioni ed esecuzione interna

Quasi tutte le organizzazioni che incontriamo desiderano rendere accessibili i propri documenti: la questione non è la volontà, ma la capacità di esecuzione. Ci sono due lacune separate che vale la pena distinguere:

Il divario di conoscenze: taggare correttamente un file PDF richiede familiarità con il pannello Tag in Acrobat, l'ordine di lettura, la struttura delle intestazioni, il testo alternativo e altro ancora: un'abilità che di solito non esiste nei team di contenuti o di marketing e talvolta nemmeno nei team IT.

Il divario di scala: anche un team che conosce bene le regole avrà difficoltà a gestire 2.000 documenti esistenti mantenendo la coerenza, insieme alla produzione continua di contenuti. Correggere manualmente ogni documento individualmente semplicemente non è fattibile nella sequenza temporale di un'organizzazione aziendale.

Come si presenta effettivamente il nostro processo di correzione dell'accessibilità

1. Mappatura e scansione:effettuiamo la scansione di ogni documento sul tuo sito o nel tuo archivio (utilizzandoil nostro strumento gratuito) e ottieni un'istantanea accurata: quanti documenti ci sono, lo stato di accessibilità di ciascuno e dove si trovano i problemi più critici.
2. Priorità: non tutti i documenti hanno lo stesso peso: un documento visualizzato migliaia di volte al mese ha la priorità su una vecchia procedura interna che quasi nessuno apre.
3. Rimedio effettivo: un team di esperti corregge tag, ordine di lettura, intestazioni, testo alternativo, tabelle e moduli, combinando strumenti automatizzati per identificare i problemi con mani professionali per correzioni di qualità.
4. Controllo di qualità: ogni documento viene controllato rispetto a un elenco di criteri basato su WCAG e sullo standard israeliano 5568, non solo "superato un controllo automatico", ma effettivamente verificato per essere logico per uno screen reader.
5. Reporting e monitoraggio continuo: l'organizzazione riceve un report chiaro per ogni documento e continuiamo a tenere traccia dei nuovi documenti man mano che vengono pubblicati, in modo che il divario non si riapra.

Perché l'outsourcing professionale, non solo uno strumento automatizzato

Uno strumento di controllo automatizzato (come la nostra scansione gratuita) è un passaggio necessario: identifica molto rapidamente dove esistono chiari problemi strutturali. Ma un controllo automatizzato non può scrivere testo alternativo di qualità per un'immagine, non può giudicare se l'ordine di lettura in una tabella complessa sia logico e non può garantire che un documento sia veramente utilizzabile per un vero utente di screen reader, ma solo che soddisfi le regole tecniche di base.

Ecco esattamente perché il nostro servizio combina entrambi gli aspetti: mappatura e scansione automatizzate su larga scala, insieme al lavoro umano professionale su ogni documento che conta davvero. In questo modo, un'organizzazione ottiene sia la copertura completa di migliaia di documenti, sia la qualità su cui può fare affidamento in una revisione legale o in un audit di accessibilità.