Kellel me aitame muuta dokumendid juurdepääsetavaks – ja miks professionaalne allhange tasub end ära

"Kas saate teha meie dokumendid kättesaadavaks?" — see on küsimus, mida kuuleme peaaegu iga nädal, kuid see kerkib alati üles erinevas kontekstis. Mõnikord on see mõne omavalitsuse IT-juht, kes avastas oma saidilt 4000 PDF-faili, ja mõnikord on selleks kindlustusseltsi turundusosakond, kes peab homseks avaldama uued tingimused. See artikkel selgitab, keda me tegelikult aitame ja miks enamikul juhtudel ei ole õige vastus „tee ise”, vaid laseb professionaalil seda enda eest teha.

Kes tegelikult meie juurde tuleb

Ei ole üht tüüpilist klienti, kuid on korduv muster: organisatsioonid, mis avaldavad palju dokumente, kellel ei ole aega ega ettevõttesiseseid teadmisi, et need kõik ise kättesaadavaks teha, ja kes mõistavad riske (juriidiline, maine ja inimlik), kasvavad seda kauem, mida kauem nad sellega tegelemist edasi lükkavad.

• Avalikud asutused ja kohalikud asutused: seaduslikult kohustatud tagama juurdepääsetavuse ja tavaliselt omavad tuhandeid aastate jooksul kogunenud vorme, protseduure ja vanu protokolle.
• Pangad, kindlustusseltsid ja finantsasutused: konto väljavõtted, teenusetingimused ja avalikustamisdokumendid – dokumendid, mis peavad olema juurdepääsetavad ja on sageli ka juriidiliselt tundlikud, nii et sildistamise viga võib olla kulukas.
• Tervishoiuorganisatsioonid: patsiendilehed, arstitõendid ja kliiniline teave – sageli on sihtrühmas just see elanikkond, kes kõige enam ligipääsetavust vajab.
• Kõrgkoolid: kursuse materjalid, ainekavad ja akadeemilised tööd, mis peavad olema kättesaadavad igale üliõpilasele, sealhulgas abitehnoloogiat kasutavatele üliõpilastele.
• Kaubandus- ja jaemüügiettevõtted: kataloogid, tingimused ja tellimisdokumendid, mida jagatakse klientide massidele – iga ligipääsmatu dokument on potentsiaalne klient, kes ei saa ostu sooritada.

Lõhe heade kavatsuste ja ettevõttesisese teostuse vahel

Peaaegu iga organisatsioon, kellega kohtume, soovib oma dokumendid kättesaadavaks teha – küsimus ei ole valmisolekus, vaid võimes teostada. Siin on kaks eraldiseisvat lünka, mida tasub eristada:

Teadmiste lünk: PDF-faili õigeks märgistamiseks on vaja tunda Acrobati siltide paneeli, lugemisjärjestust, pealkirja struktuuri, alternatiivteksti ja palju muud – oskus, mida tavaliselt sisu- ega turundusmeeskondades ja mõnikord isegi IT-meeskondades ei eksisteeri.

Mastaabilõhe: isegi reegleid hästi tundval meeskonnal on käimasoleva sisutootmise kõrval raskusi 2000 olemasoleva dokumendi käsitlemisega, säilitades samal ajal järjepidevuse. Iga dokumendi eraldi käsitsi parandamine ei ole lihtsalt äriorganisatsiooni ajateljel teostatav.

Kuidas meie juurdepääsetavuse parandamise protsess tegelikult välja näeb

1. Kaardistamine ja skaneerimine:skaneerime kõiki teie saidil või arhiivis olevaid dokumente (kasutadesmeie tasuta tööriist) ja saada täpset ülevaadet – kui palju dokumente on, milline on igaühe juurdepääsetavuse olek ja kus on kõige kriitilisemad probleemid.
2. Prioriteedi määramine: mitte iga dokument ei ole võrdse kaaluga – tuhandeid kordi kuus vaadatud dokument on tähtsam kui vana siseprotseduur, mida peaaegu keegi ei ava.
3. Tegelik parandus: ekspertide meeskond parandab silte, lugemisjärjestust, pealkirju, alternatiivteksti, tabeleid ja vorme – kombineerib automaatseid tööriistu, et tuvastada probleeme professionaalsete kätega kvaliteedi parandamiseks.
4. Kvaliteedikontroll: iga dokumenti kontrollitakse WCAG-l ja Iisraeli standardil 5568 põhineva kriteeriumide loendi alusel, mitte lihtsalt "läbinud automaatse kontrolli", vaid tegelikult kontrollitakse, et see on ekraanilugeja jaoks loogiline.
5. Aruandlus ja pidev jälgimine: organisatsioon saab iga dokumendi kohta selge aruande ja me jälgime pidevalt uusi dokumente nende avaldamisel – nii et lünk ei tekiks uuesti.

Miks professionaalne allhange, mitte ainult automatiseeritud tööriist

Automaatne kontrollitööriist (nagu meie tasuta skannimine) on vajalik samm – see tuvastab väga kiiresti selgete struktuuriprobleemide olemasolu. Kuid automaatkontroll ei saa kirjutada pildile kvaliteetset alternatiivteksti, hinnata, kas lugemisjärjekord keerulises tabelis on loogiline, ega garanteerida, et dokument on tõelise ekraanilugeja kasutaja jaoks tõeliselt kasutatav – ainult et see vastab tehnilistele põhireeglitele.

Täpselt seetõttu ühendab meie teenus mõlemad pooled: automaatse kaardistamise ja mastaabis skaneerimise ning professionaalse inimtöö iga tõeliselt olulise dokumendi kallal. Nii saab organisatsioon tuhandete dokumentide täieliku katvuse ja kvaliteedi, millele ta saab juriidilise ülevaatuse või juurdepääsetavuse auditi käigus tugineda.