Kam mēs palīdzam padarīt dokumentus pieejamus — un kāpēc profesionāli ārpakalpojumi atmaksājas

"Vai varat padarīt mūsu dokumentus pieejamus?" — tas ir jautājums, ko dzirdam gandrīz katru nedēļu, taču tas vienmēr parādās citā kontekstā. Dažreiz tas ir pašvaldības IT vadītājs, kurš savā vietnē atklāja 4000 PDF failu, un dažreiz apdrošināšanas kompānijas mārketinga nodaļai līdz rītdienai ir jāpublicē jauni noteikumi un nosacījumi. Šajā rakstā ir paskaidrots, kam mēs patiesībā palīdzam, un kāpēc vairumā gadījumu pareizā atbilde nav “dari pats”, bet gan ļauj profesionālim to izdarīt jūsu vietā.

Kas patiesībā nāk pie mums

Nav viena "tipiska klienta" — taču ir tāda tendence, kas atkārtojas: organizācijas, kas publicē daudz dokumentu, kurām nav laika vai iekšējās kompetences, lai pašiem padarītu tos pieejamus, un kuras izprot risku (juridisko, reputācijas un cilvēcisko) tikai pieaug, jo ilgāk tās atliek ar to nodarboties.

• Valsts iestādes un vietējās iestādes: ar likumu ir jānodrošina pieejamība, un tām parasti ir tūkstošiem veidlapu, procedūru un vecu protokolu, kas uzkrāti gadu gaitā.
• Bankas, apdrošināšanas kompānijas un finanšu iestādes: kontu izraksti, pakalpojumu sniegšanas noteikumi un izpaušanas dokumenti — dokumenti, kuriem ir jābūt pieejamiem un bieži vien ir arī juridiski sensitīvi, tāpēc marķēšanas kļūda var dārgi izmaksāt.
• Veselības aprūpes organizācijas: pacientu veidlapas, medicīniskās izziņas un klīniskā informācija — mērķauditorijā bieži vien ir tieši tie iedzīvotāji, kuriem pieejamība visvairāk nepieciešama.
• Augstākās izglītības iestādes: kursu materiāli, mācību programmas un akadēmiskie darbi, kuriem jābūt pieejamiem ikvienam studentam, tostarp tiem, kas izmanto palīgtehnoloģijas.
• Tirdzniecības un mazumtirdzniecības uzņēmumi: katalogi, noteikumi un pasūtījumu dokumenti, kas izplatīti klientu masām — katrs nepieejams dokuments ir potenciāls klients, kurš nevar pabeigt pirkumu.

Plaisa starp labiem nodomiem un iekšējo izpildi

Gandrīz katra organizācija, ar kuru tiekamies, vēlas padarīt savus dokumentus pieejamus — jautājums nav par vēlmi, bet gan par spēju izpildīt. Šeit ir divas atsevišķas nepilnības, kuras ir vērts atšķirt:

Zināšanu trūkums: lai pareizi marķētu PDF failu, ir jāpārzina Acrobat tagu panelis, lasīšanas secība, virsraksta struktūra, alternatīvais teksts un daudz kas cits — prasme, kas parasti nepastāv satura vai mārketinga komandās un dažreiz pat IT komandās.

Mēroga atšķirība: pat komandai, kas labi pārzina noteikumus, būs grūti apstrādāt 2000 esošos dokumentus, vienlaikus saglabājot konsekvenci un nepārtrauktu satura veidošanu. Katra dokumenta manuāla labošana atsevišķi vienkārši nav iespējama biznesa organizācijas laika skalā.

Kā patiesībā izskatās mūsu pieejamības atlīdzināšanas process

1. Kartēšana un skenēšana:mēs skenējam katru dokumentu jūsu vietnē vai jūsu arhīvā (izmantojotmūsu bezmaksas rīks) un iegūstiet precīzu momentuzņēmumu — cik dokumentu ir, katra pieejamības statusu un kritiskākās problēmas.
2. Prioritāšu noteikšana: ne katram dokumentam ir vienāds svars — dokumentam, kas tiek skatīts tūkstošiem reižu mēnesī, ir prioritāte pār veco iekšējo procedūru, kuru gandrīz neviens neatver.
3. Faktiskā atlīdzināšana: ekspertu komanda labo tagus, lasīšanas secību, virsrakstus, alternatīvo tekstu, tabulas un veidlapas — apvieno automatizētus rīkus, lai identificētu problēmas ar profesionāļiem, lai veiktu kvalitatīvus labojumus.
4. Kvalitātes kontrole: katrs dokuments tiek pārbaudīts saskaņā ar kritēriju sarakstu, kas balstīts uz WCAG un Izraēlas standartu 5568, nevis tikai "izturējis automatizētu pārbaudi", bet faktiski pārbaudīts, vai tas ir loģisks ekrāna lasītājam.
5. Pārskati un pastāvīga uzraudzība: organizācija saņem skaidru pārskatu par katru dokumentu, un mēs turpinām izsekot jauniem dokumentiem, tiklīdz tie tiek publicēti — lai robs vairs neatklātos.

Kāpēc profesionāli ārpakalpojumi, nevis tikai automatizēts rīks

Automātisks pārbaudes rīks (piemēram, mūsu bezmaksas skenēšana) ir nepieciešams solis — tas ļoti ātri nosaka, kur pastāv skaidras strukturālas problēmas. Taču automātiskā pārbaude nevar rakstīt attēlam kvalitatīvu alternatīvo tekstu, nevar spriest, vai lasīšanas secība sarežģītā tabulā ir loģiska, un nevar garantēt, ka dokuments ir patiesi lietojams reālam ekrāna lasītāja lietotājam — tikai tas atbilst tehniskajiem pamatnoteikumiem.

Tieši tāpēc mūsu pakalpojums apvieno abas puses: automatizētu kartēšanu un skenēšanu mērogā, kā arī profesionālu cilvēku darbu pie katra patiesi svarīga dokumenta. Tādā veidā organizācija iegūst gan pilnīgu pārklājumu tūkstošiem dokumentu, gan kvalitāti, uz kuru tā var paļauties juridiskajā pārbaudē vai pieejamības auditā.