Barrierefreiheit von Dokumenten prüfen: drei praktische Methoden

Ein PDF, das ein Screenreader nicht sinnvoll vorliest, unbeschriftete Formularfelder oder unverständliche Tabellen sind typische Barrieren. Dieser Leitfaden erläutert die Prüfung in Word, den geplanten Ablauf einer automatisierten Dokumentprüfung und die manuelle Prüfung von PDF-Struktur-Tags in Adobe Acrobat. Automatische Prüfungen ersetzen keine vollständige manuelle Bewertung.

1. Barrierefreiheit in Word prüfen

Die integrierte Barrierefreiheitsprüfung in Word hilft, beispielsweise fehlende Alternativtexte oder bestimmte Struktur- und Kontrastprobleme zu erkennen. Sie finden sie üblicherweise unter „Überprüfen“ und „Barrierefreiheit überprüfen“. Die genauen Prüfungen und Menüpositionen hängen von der Version ab; Lesereihenfolge und Verständlichkeit müssen zusätzlich manuell beurteilt werden.

1. Öffnen Sie das Dokument in Word.
2. Gehen Sie zur Registerkarte „Überprüfen“ in der oberen Symbolleiste.
3. Klicken Sie am Ende des Menübands in der Gruppe „Barrierefreiheit“ auf die Schaltfläche „Barrierefreiheit prüfen“.
4. Auf der rechten Seite wird ein Bereich geöffnet, in dem eine Liste mit Fehlern, Warnungen und Tipps angezeigt wird – sortiert nach Schweregrad.
5. Klicken Sie auf ein beliebiges Element in der Liste, um eine genaue Erklärung anzuzeigen und das Problem direkt im Dokument zu beheben.

Die Prüfung in Word bezieht sich auf das Word-Dokument. Beim Export können PDF-Tags fehlen oder fehlerhaft entstehen. Prüfen Sie deshalb immer auch die endgültige PDF-Datei in Acrobat und mit einem Screenreader. Die Website-Demo ersetzt diese Prüfung nicht.

2. Website-Demo und geplante automatisierte Dokumentprüfung

Bei vielen PDF-Dateien ist eine Bestandsaufnahme hilfreich. Eine Prüfengine kann erreichbare Dokumente erfassen und technisch analysieren. Auf dieser Website wird dieser Ablauf derzeit nur simuliert; angezeigte Zahlen und Bewertungen sind Beispieldaten, keine Ergebnisse einer Prüfung Ihrer Website.

1. Öffnen Sie die Demo auf der Startseite.
2. Die Demo zeigt beispielhaft, wie Webseiten und PDF-Dateien erfasst werden könnten.
3. Die angezeigten Prüfwerte sind simuliert; Ihre Dokumente werden dabei nicht analysiert.
4. Ein echter Prüfbericht wird erst nach der Anbindung an die Prüfengine verfügbar sein.

Ein aktueller Screenshot unseres Tools

3. Barrierefreiheits-Tags in Adobe Acrobat prüfen

Screenreader nutzen PDF-Struktur-Tags, um Überschriften, Absätze, Tabellen und Bilder einzuordnen. Der Tags-Bereich in Acrobat Pro stellt diese Struktur als Baum dar. Kontrollieren Sie zusätzlich die tatsächliche Ausgabe mit einem Screenreader: Der Tag-Baum allein beweist nicht, dass das Dokument vollständig zugänglich ist.

Klicken Sie nach dem Aktivieren des Bedienfelds auf das Tags-Symbol in der seitlichen Symbolleiste, um den Tag-Baum des Dokuments zu öffnen:

1. Kennzeichnen Sie inhaltlich relevante Bilder mit einem Figure-Tag und geeignetem Alternativtext. Rein dekorative Elemente sollten als Artefakte markiert werden, damit Screenreader sie überspringen.
2. Stellen Sie sicher, dass Überschriften entsprechend ihrer hierarchischen Struktur als H1, H2, H3 gekennzeichnet sind und nicht als normale Absätze (P) nur mit Fettdruck.
3. Überprüfen Sie, ob die Reihenfolge der Tags in der Baumstruktur mit der logischen Lesereihenfolge des Dokuments übereinstimmt – insbesondere in Dokumenten mit Spalten oder komplexen Tabellen.
4. Verwenden Sie zusätzlich die Barrierefreiheitsprüfung in Acrobat Pro. Die Menübezeichnungen hängen von der Version ab; automatische Ergebnisse müssen durch eine manuelle Prüfung ergänzt werden.

Zusammenfassung: Wann die einzelnen Methoden verwendet werden sollten

Prüfen Sie in Word bereits während der Erstellung. Kontrollieren Sie anschließend die endgültige PDF-Datei in Acrobat, einschließlich Tags, Lesereihenfolge und Bedienbarkeit. Für große Dokumentbestände kann eine reale Prüfengine bei der Erfassung und Priorisierung helfen. Die Demo auf dieser Website dient derzeit nur der Veranschaulichung.