Kam mes padedame padaryti dokumentus prieinamus – ir kodėl profesionalios užsakomosios paslaugos apsimoka

"Ar galite padaryti mūsų dokumentus prieinamus?" – tokį klausimą girdime beveik kiekvieną savaitę, tačiau jis visada iškyla vis kitame kontekste. Kartais tai būna savivaldybės IT vadovas, kuris savo svetainėje aptiko 4000 PDF failų, o kartais draudimo bendrovės rinkodaros skyrius turi iki rytojaus paskelbti naujas sąlygas. Šiame straipsnyje paaiškinama, kam iš tikrųjų padedame ir kodėl daugeliu atvejų teisingas atsakymas yra ne „pasidaryk pats“, o verčiau leisti tai padaryti už jus profesionalui.

Kas iš tikrųjų ateina pas mus

Nėra vieno „tipinio kliento“, bet yra pasikartojantis modelis: organizacijos, kurios skelbia daug dokumentų, neturi laiko ar vidaus patirties, kad jos visos būtų prieinamos, ir kurios supranta riziką (teisinę, reputaciją ir žmogiškąją) tik didėja, kuo ilgiau atidėlioja su jais susidoroti.

• Valstybinės įstaigos ir vietos valdžios institucijos: teisiškai privalo užtikrinti prieinamumą ir paprastai turi tūkstančius formų, procedūrų ir senų protokolų, sukauptų per metus.
• Bankai, draudimo bendrovės ir finansų įstaigos: sąskaitų išrašai, paslaugų teikimo sąlygos ir atskleidimo dokumentai – dokumentai, kurie turi būti prieinami ir dažnai yra teisiškai jautrūs, todėl žymėjimo klaida gali brangiai kainuoti.
• Sveikatos priežiūros organizacijos: pacientų anketos, medicininės pažymos ir klinikinė informacija – į tikslinę auditoriją dažnai patenka būtent tie gyventojai, kuriems prieinamumo reikia labiausiai.
• Aukštosios mokyklos: kursų medžiaga, programos ir akademiniai darbai, kurie turi būti prieinami kiekvienam studentui, įskaitant tuos, kurie naudojasi pagalbinėmis technologijomis.
• Prekybos ir mažmeninės prekybos įmonės: katalogai, sąlygos ir užsakymų dokumentai, platinami didelėms pirkėjų masėms – kiekvienas nepasiekiamas dokumentas yra potencialus klientas, kuris negali užbaigti pirkimo.

Atotrūkis tarp gerų ketinimų ir vidinio vykdymo

Beveik kiekviena mūsų sutikta organizacija nori padaryti savo dokumentus prieinamus – klausimas yra ne noras, o gebėjimas vykdyti. Čia yra dvi atskiros spragos, kurias verta išskirti:

Žinių spraga: norint teisingai pažymėti PDF failą, reikia išmanyti Acrobat žymų skydelį, skaitymo tvarką, antraštės struktūrą, alternatyvųjį tekstą ir dar daugiau – įgūdžių, kurių paprastai nėra turinio ar rinkodaros komandose, o kartais net IT komandose.

Masto spraga: net gerai taisykles išmanančiai komandai bus sunku tvarkyti 2 000 esamų dokumentų, išlaikant nuoseklumą ir nuolatinį turinio kūrimą. Rankiniu būdu taisyti kiekvieną dokumentą atskirai verslo organizacijos laiko juostoje tiesiog neįmanoma.

Kaip iš tikrųjų atrodo pasiekiamumo ištaisymo procesas

1. Žemėlapių sudarymas ir nuskaitymas:nuskaitome kiekvieną jūsų svetainėje arba archyve esantį dokumentą (naudodamiesimūsų nemokamas įrankis) ir gauti tikslią momentinę nuotrauką – kiek yra dokumentų, kiekvieno iš jų pasiekiamumo būseną ir kur yra svarbiausios problemos.
2. Prioritetas: ne kiekvienas dokumentas turi vienodą svorį – tūkstančius kartų per mėnesį peržiūrimas dokumentas turi pirmenybę prieš seną vidinę procedūrą, kurios beveik niekas neatidaro.
3. Faktinis taisymas: ekspertų komanda taiso žymas, skaitymo tvarką, antraštes, alternatyvųjį tekstą, lenteles ir formas – sujungia automatinius įrankius, kad nustatytų problemas profesionaliomis rankomis ir taisytų kokybiškus sprendimus.
4. Kokybės kontrolė: kiekvienas dokumentas tikrinamas pagal kriterijų sąrašą, pagrįstą WCAG ir Izraelio standartu 5568, ne tik „išlaikė automatinį patikrinimą“, bet iš tikrųjų patikrinama, ar jis logiškas ekrano skaitytuvui.
5. Ataskaitų teikimas ir nuolatinė stebėsena: organizacija gauna aiškią ataskaitą apie kiekvieną dokumentą, o mes nuolat stebime naujus dokumentus, kai jie yra paskelbti – kad spraga neatsirastų iš naujo.

Kodėl profesionalios užsakomosios paslaugos, o ne tik automatizuotas įrankis

Automatinis tikrinimo įrankis (pvz., nemokamas nuskaitymas) yra būtinas žingsnis – jis labai greitai nustato, kur yra aiškių struktūrinių problemų. Tačiau automatinis patikrinimas negali parašyti kokybiško vaizdo alternatyvaus teksto, negali nuspręsti, ar skaitymo tvarka sudėtingoje lentelėje yra logiška, ir negali garantuoti, kad dokumentas tikrai tinkamas tikram ekrano skaitytuvo vartotojui – tik kad jis atitinka pagrindines technines taisykles.

Būtent todėl mūsų paslauga sujungia abi puses: automatinį žemėlapių sudarymą ir skenavimą dideliu mastu, kartu su profesionaliu žmogaus darbu su kiekvienu tikrai svarbiu dokumentu. Tokiu būdu organizacija gaus visą tūkstančių dokumentų aprėptį ir kokybę, kuria ji gali pasitikėti teisinės peržiūros arba prieinamumo audito metu.