Come verificare l'accessibilità dei documenti: 3 metodi pratici

Un PDF che uno screen reader non può leggere, un modulo che non può essere compilato senza il mouse o un rapporto finanziario in cui le tabelle si riducono a incomprensioni: questi sono tutti problemi di accessibilità comuni e la buona notizia è che puoi individuarne la maggior parte da solo, senza strumenti costosi o conoscenze tecniche approfondite. In questa guida tratteremo tre metodi pratici per verificare l'accessibilità dei documenti: un controllo rapido all'interno di Word, la mappatura automatizzata dell'intero sito con lo strumento di accessibilità A2Z e un controllo approfondito dei tag della struttura in Adobe Acrobat.

1. Verifica dell'accessibilità in Word

Se il tuo documento è ancora in fase di modifica in Word, il modo più rapido per individuare i problemi di accessibilità è lo strumento integrato Verifica accessibilità. Controlla elementi come il testo alternativo mancante per le immagini, il contrasto dei colori, la struttura errata dei titoli e l'ordine di lettura problematico, prima ancora che il documento venga esportato come PDF.

1. Apri il documento in Word.
2. Vai alla scheda Revisione nella barra degli strumenti in alto.
3. All'estremità della barra multifunzione, nel gruppo Accessibilità, fare clic sul pulsante Verifica accessibilità.
4. Si aprirà un riquadro sulla destra in cui verrà visualizzato un elenco di errori, avvisi e suggerimenti, ordinati per gravità.
5. Fai clic su qualsiasi elemento dell'elenco per visualizzare una spiegazione precisa e correggerla direttamente all'interno del documento.

È importante ricordare: il check in Word verifica il documento Word stesso. Quando il documento viene esportato in PDF, alcuni tag possono danneggiarsi o essere generati in modo errato durante la conversione. Ecco perché vale sempre la pena eseguire un controllo aggiuntivo sul file PDF finale, sia con Adobe Acrobat (metodo 3, di seguito) o con una scansione automatizzata di ogni documento sul tuo sito (metodo 2, di seguito).

2. Mappatura e controllo automatizzati di ogni documento del tuo sito, con lo strumento Accessibilità A2Z

Controllare manualmente un singolo documento in Word è un buon inizio, ma cosa fai quando il tuo sito ha dozzine o centinaia di file PDF: policy, report, moduli, presentazioni? È lì cheStrumento di accessibilità A2Zarriva: inserisci l'URL di un singolo sito e il sistema esegue la scansione dell'intera mappa del sito, individua ogni file PDF e controlla ciascuno di essi rispetto ai tag di struttura, al testo alternativo e all'ordine di lettura, il tutto automaticamente, senza scaricare manualmente un singolo file.

1. Inserisci l'URL del tuo sito nel campo sulla nostra home page.
2. Il sistema esegue la scansione della mappa del sito e individua ogni file PDF pubblico.
3. Ogni documento viene automaticamente controllato rispetto ai tag di struttura, al testo alternativo e all'ordine di lettura.
4. Alla fine, ottieni un report con un punteggio di accessibilità per ciascun documento e un elenco ordinato per priorità.

Uno screenshot reale dal nostro strumento

3. Controllo dei tag di accessibilità in Adobe Acrobat

I lettori di schermo non "vedono" un documento come lo vediamo noi: si affidano ai tag di struttura integrati nel file PDF: quale testo è un'intestazione, qual è l'ordine di lettura corretto e quale testo alternativo descrive ciascuna immagine. Il pannello Tag in Adobe Acrobat Pro visualizza tutto questo come un albero gerarchico ed è il modo più preciso per verificare personalmente cosa "vede" uno screen reader nel documento.

Dopo aver abilitato il pannello, fare clic sull'icona Tag nella barra degli strumenti laterale per aprire l'albero dei tag del documento:

1. Assicurati che ogni immagine significativa abbia un tag Figura con un testo alternativo adatto e, per le immagini puramente decorative, contrassegnale come "Sfondo/Artefatto" in modo che lo screen reader le salti.
2. Assicurati che i titoli siano contrassegnati come H1, H2, H3 in base alla loro struttura gerarchica, non come paragrafi regolari (P) con solo uno stile audace.
3. Verifica che l'ordine dei tag nell'albero corrisponda all'ordine logico di lettura del documento, specialmente nei documenti con colonne o tabelle complesse.
4. Per un controllo più approfondito, puoi anche eseguire Strumenti ← Accessibilità ← Controllo accessibilità (controllo completo) — uno strumento aggiuntivo in Acrobat Pro che esegue la scansione dell'intero documento e produce un rapporto organizzato sui problemi.

Riepilogo: quando utilizzare ciascun metodo

I tre metodi si completano a vicenda anziché competere: il controllo in Word è più efficace mentre stai ancora scrivendo, per individuare tempestivamente i problemi e risolverli prima ancora che il documento diventi un PDF. Il pannello Tag di Acrobat è lo strumento più preciso per un controllo di qualità manuale approfondito sul file PDF finale, subito prima della pubblicazione. E quando hai bisogno di sapere cosa sta succedendo nell'intero sito contemporaneamente (dozzine o centinaia di documenti), lo strumento automatizzato di accessibilità A2Z è il modo più veloce per mappare tutto e ottenere un quadro chiaro con un ordine di priorità.