„Sukurkime dabar, padarysime prieinamą vėliau“ yra vienas brangiausių sprendimų, kuriuos organizacija gali priimti net nesuvokdama, kad tai daro. Šiame straipsnyje paaiškinama, kodėl esamo dokumento taisymas beveik visada yra brangesnis ir lėtesnis nei jo kūrimas, pasiekiamas nuo pat pradžių, ir ką daryti, jei jau turite didelį senų dokumentų archyvą.
Trumpai tariant – apie ką šis straipsnis skirtas
Kodėl modifikavimas yra brangesnis
Kai dokumentas kuriamas nuo pat pradžių naudojant prieinamą šabloną (žr. mūsų straipsnį apieprieinami Word šablonai), prieinamumas „gimsta“ kartu su dokumentu – antraštės žymimos automatiškai, įtaisytas tinkamas kontrastas, o alternatyvus tekstas rašomas kuriamnt turinį, kol informacija dar šviežia. Norint taisyti modifikavimo stiliumi, reikia, kad kas nors kitas grįžtų į baigtą dokumentą, nuo nulio iššifruotų, ką turėtų pasakyti kiekvienas vaizdas, ir iš naujo sukurtų antraštės hierarchiją, kuri iš pradžių galėjo būti nenuosekli – detektyvinis darbas užtrunka kelis kartus ilgiau nei tai padaryti teisingai pirmą kartą.
Kai pradinis failas yra "užrakintas" arba pamestas
Blogiausias scenarijus: senas PDF failas, kurio originalus Word failas buvo prarastas, arba tai iš tikrųjų yra atspausdinto puslapio nuskaitymas. Tokiu atveju jūs negalite tiesiog „pataisyti žymų“ – pirmiausia turite paleisti OCR (optinį simbolių atpažinimą), kad pikseliai taptų tikru tekstu, ir tik tada sukurti žymos struktūrą nuo nulio, be originalo, į kurį būtų galima kreiptis norint patikrinti dizainą ar paskirtį. Būtent todėl ypač senus dokumentus taisyti brangiausia.
💡 Į ką reikia atsižvelgti
Jei turite originalų „Word“ failą, visada pataisykite prieinamumą ten ir iš naujo eksportuokite į PDF – tai daug greičiau ir patikimiau nei galutinio PDF taisymas tiesiogiai, be to, bus galima pasiekti ir būsimus dokumento naujinimus.
Kaip iš anksto sukūrus pritaikymą neįgaliesiems, visa tai išsaugoma
Tikroji „padarysime, kad ji bus pasiekiama vėliau“ kaina yra ne tik faktinės darbo valandos, bet ir besikaupianti rizika: kiekvienas mėnuo, praeinantis su naujais dokumentais, kurie nebuvo prieinami, prideda daugiau failų prie būsimų pataisymų. Organizacija, kuri šiandien taiko prieinamą šabloną ir tinkamą darbo eigą, nedelsdama sustabdo kraujavimą, net jei senam archyvui vis tiek reikia skirti atskirą dėmesį.
Ką daryti su esamu archyvu
Tinkamas požiūris yra ne bandyti „viską sutvarkyti iš karto“, o dirbti pagal prioritetą: pirmiausia sustabdyti kraujavimą (prieinamas šablonas naujiems dokumentams) ir lygiagrečiai susikurti esamą archyvą ir nustatyti pirmenybę pagal eksponavimą – kurie dokumentai yra žiūrimi dažniausiai, teisiškai jautriausi arba būtini verslo požiūriu. Tokiu būdu taisymas vyksta palaipsniui ir neviršijant pagrįsto biudžeto, o ne virsta didžiuliu projektu, kuris niekada neprasideda.
Nežinote, kokio dydžio iš tikrųjų yra jūsų senas archyvas?
Mūsų įrankis nuskaito kiekvieną PDF failą jūsų svetainėje ir pateikia tikslų vaizdą – tai pirmas žingsnis planuojant laipsnišką, ekonomišką pataisymą.
Nuskaitykite savo svetainę nemokamai ←Po nuskaitymo taip pat galite padaryti rastus dokumentus pasiekiamus tiesiogiai ir nemokamai perAccessiDoc.