"Şimdi inşa edelim, daha sonra erişilebilir hale getireceğiz", bir kuruluşun bunu yaptığını fark etmeden alabileceği en maliyetli kararlardan biridir. Bu makalede, mevcut bir belgeyi düzeltmenin neden onu baştan erişilebilir hale getirmekten neredeyse her zaman daha pahalı ve daha yavaş olduğu ve zaten büyük bir eski belge arşiviniz varsa ne yapmanız gerektiği açıklanmaktadır.
Kısacası — bu makalenin kapsamı
Yenileme neden daha pahalıdır?
Bir belge en başından itibaren erişilebilir bir şablon kullanılarak oluşturulduğunda (bkz.erişilebilir Word şablonları), erişilebilirlik belgeyle birlikte "doğar"; başlıklar otomatik olarak etiketlenir, uygun kontrast yerleşiktir ve içerik oluşturulurken bilgi henüz tazeyken alternatif metin yazılır. Bunu retrofit tarzında düzeltmek, bir başkasının bitmiş belgeye geri dönmesini, her görüntünün ne söylemesi gerektiğini sıfırdan çözmesini ve başlangıçta tutarlı olmayabilecek bir başlık hiyerarşisini yeniden inşa etmesini gerektirir; bu, ilk seferde doğru yapmaktan birkaç kat daha uzun süren bir dedektiflik işidir.
Orijinal dosya "kilitlendiğinde" veya kaybolduğunda
En kötü senaryo: Orijinal Word dosyası kaybolmuş eski bir PDF veya bu aslında basılı bir sayfanın taranması. Bu durumda, yalnızca "etiketleri düzeltemezsiniz"; önce pikselleri gerçek metne dönüştürmek için OCR'yi (optik karakter tanıma) çalıştırmanız ve ancak daha sonra tasarımı veya amacı kontrol etmek için başvuracağınız orijinal olmadan sıfırdan bir etiket yapısı oluşturmanız gerekir. İşte tam da bu yüzden özellikle eski belgeler düzeltilmesi en pahalı belgelerdir.
💡 Dikkate alınması gereken bir konu
Orijinal Word dosyanız varsa, erişilebilirliği her zaman orada düzeltin ve PDF'ye yeniden aktarın; bu, nihai PDF'yi doğrudan düzeltmekten çok daha hızlı ve daha güvenilirdir ve belgenin gelecekteki güncellemelerinin de erişilebilir kalmasını sağlar.
Erişilebilirlik için önceden tasarım yapmak tüm bunları nasıl kurtarır?
"Daha sonra erişilebilir hale getireceğiz"in gerçek maliyeti yalnızca fiili çalışma saatleri değil, aynı zamanda biriken risktir: Erişilebilir olarak doğmayan yeni belgelerle geçen her ay, gelecekteki düzeltme yığınına daha fazla dosya ekler. Bugün erişilebilir bir şablonu ve doğru iş akışını benimseyen bir kuruluş, eski arşivin hâlâ ayrı bir ilgiye ihtiyacı olsa bile kanamayı anında durdurur.
Mevcut bir arşivle ne yapılmalı?
Doğru yaklaşım "her şeyi bir kerede düzeltmeye" çalışmak değil, önceliğe göre çalışmaktır: önce kanamayı durdurun (yeni belgeler için erişilebilir bir şablon) ve buna paralel olarak mevcut arşivin haritasını çıkarın ve açığa çıkma durumuna göre önceliklendirin; hangi belgeler en çok görüntüleniyor, yasal açıdan en hassas veya iş açısından en acil. Bu şekilde düzeltme, hiçbir zaman başlamayacak büyük bir projeye dönüşmek yerine, kademeli olarak ve makul bir bütçe dahilinde gerçekleşir.
Eski arşivinizin gerçekte ne kadar büyük olduğundan emin değil misiniz?
Aracımız sitenizdeki her PDF dosyasını tarar ve size doğru bir resim sunar; bu, aşamalı, bütçe dostu bir düzeltme planlamanın ilk adımıdır.
Sitenizi ücretsiz olarak tarayın ←Taradıktan sonra, bulunan belgeleri şu adresten doğrudan ve ücretsiz olarak erişilebilir hale getirebilirsiniz:AccessiDoc.