„Postavme to hned, zpřístupníme to později“ je jedno z nejnákladnějších rozhodnutí, které může organizace udělat, aniž by si uvědomovala, že to dělá. Tento článek vysvětluje, proč je oprava existujícího dokumentu téměř vždy dražší a pomalejší než jeho vytvoření přístupné od začátku – a co dělat, pokud již máte velký archiv starých dokumentů.
Ve zkratce – o čem tento článek pojednává
Proč je dodatečné vybavení dražší
Když je dokument vytvořen od začátku pomocí šablony s usnadněním (viz náš článek odostupné šablony aplikace Word), přístupnost se „narodí“ společně s dokumentem — nadpisy se označují automaticky, je zabudován správný kontrast a alternativní text se píše během vytváření obsahu, přičemž informace jsou stále čerstvé. Oprava ve stylu retrofitu vyžaduje, aby se někdo jiný vrátil do hotového dokumentu, od nuly rozluštil, co má každý obrázek říkat, a znovu vytvořil hierarchii nadpisů, která na začátku nemusela být konzistentní – detektivní práce, která trvá několikrát déle, než když ji uděláte správně napoprvé.
Když je původní soubor "uzamčen" nebo ztracen
Nejhorší scénář: starý soubor PDF, jehož původní soubor aplikace Word se ztratil, nebo jde ve skutečnosti o sken vytištěné stránky. V takovém případě nemůžete jen „opravit štítky“ – nejprve musíte spustit OCR (optické rozpoznávání znaků), aby se pixely přeměnily na skutečný text, a teprve potom vytvořit strukturu štítků od nuly, bez originálu, ke kterému byste se mohli vrátit pro kontrolu návrhu nebo záměru. Právě proto je oprava zejména starých dokumentů nejdražší.
💡 Něco ke zvážení
Pokud máte původní soubor Wordu, vždy opravte přístupnost tam a znovu exportujte do PDF – je to mnohem rychlejší a spolehlivější než oprava finálního PDF přímo a zajistí to, že i budoucí aktualizace dokumentu zůstanou přístupné.
Jak to všechno ušetří předem navržený návrh pro usnadnění
Skutečná cena „zpřístupníme to později“ není jen skutečná pracovní doba – je to také hromadící se riziko: každý měsíc, který uplyne s novými dokumenty, které se nezrodily jako přístupné, přidává další soubory do budoucí hromady oprav. Organizace, která dnes používá šablonu pro usnadnění přístupu a správný pracovní postup, okamžitě zastaví krvácení, i když starý archiv stále vyžaduje zvláštní pozornost.
Co dělat s existujícím archivem
Správným přístupem není snažit se „opravit vše najednou“, ale pracovat podle priority: nejprve zastavte krvácení (šablona pro nové dokumenty s přístupem) a současně zmapujte stávající archiv a upřednostněte podle expozice – které dokumenty jsou nejvíce prohlíženy, jsou právně nejcitlivější nebo nejnaléhavější z obchodního hlediska. Tímto způsobem se oprava děje postupně a v rámci rozumného rozpočtu, místo aby se změnila v masivní projekt, který ve skutečnosti nikdy nezačne.
Nejste si jisti, jak velký je skutečně váš starý archiv?
Náš nástroj prohledá každý soubor PDF na vašem webu a poskytne vám přesný obrázek – první krok k plánování postupné opravy, která bude šetrná k rozpočtu.
Naskenujte svůj web zdarma ←Po naskenování můžete nalezené dokumenty také zpřístupnit přímo a zdarma prostřednictvímAccessiDoc.