Retrofitting kontra design for tilgjengelighet: hvorfor det er billigere å bygge et tilgjengelig dokument fra bunnen av

«La oss bygge det nå, vi gjør det tilgjengelig senere» er en av de mest kostbare avgjørelsene en organisasjon kan ta uten engang å innse at den tar det. Denne artikkelen forklarer hvorfor det nesten alltid er dyrere og tregere å fikse et eksisterende dokument enn å bygge det tilgjengelig fra starten - og hva du skal gjøre hvis du allerede har et stort arkiv med gamle dokumenter.

Hvorfor ettermontering er dyrere

Når et dokument bygges fra starten ved hjelp av en tilgjengelig mal (se vår artikkel omtilgjengelige Word-maler), er tilgjengelighet "født" sammen med dokumentet — overskrifter merkes automatisk, riktig kontrast er innebygd, og alt-tekst skrives mens innholdet lages, mens informasjonen fortsatt er fersk. Å fikse det ettermontert-stil krever at noen andre går tilbake til det ferdige dokumentet, dechiffrerer fra bunnen av hva hvert bilde skal si, og gjenoppbygger et overskriftshierarki som kanskje ikke var konsistent til å begynne med - detektivarbeid som tar flere ganger lengre tid enn å gjøre det riktig første gang.

Når den opprinnelige filen er "låst" eller tapt

Det verste tilfellet: en gammel PDF hvis originale Word-fil har gått tapt, eller det er faktisk en skanning av en trykt side. I så fall kan du ikke bare "fikse taggene" — du må først kjøre OCR (optisk tegngjenkjenning) for å gjøre pikslene om til ekte tekst, og først deretter bygge en tag-struktur fra bunnen av, uten noen original å referere til for å sjekke design eller intensjoner. Nettopp derfor er spesielt gamle dokumenter det dyreste å fikse.

Hvordan design for tilgjengelighet på forhånd sparer alt dette

De reelle kostnadene ved «vi gjør det tilgjengelig senere» er ikke bare den faktiske arbeidstiden – det er også den akkumulerende risikoen: hver måned som går med nye dokumenter som ikke ble født tilgjengelige, legger til flere filer til den fremtidige bunken med rettelser. En organisasjon som tar i bruk en tilgjengelig mal og riktig arbeidsflyt i dag stopper blødningen umiddelbart, selv om det gamle arkivet fortsatt trenger separat oppmerksomhet.

Hva skal jeg gjøre med et eksisterende arkiv

Den riktige tilnærmingen er ikke å prøve å "fikse alt på en gang", men å jobbe etter prioritet: Stopp først blødningen (en tilgjengelig mal for nye dokumenter), og kartlegg samtidig det eksisterende arkivet og prioriter etter eksponering - hvilke dokumenter som vises mest, er mest juridisk sensitive, eller er mest presserende fra et forretningsmessig synspunkt. På den måten skjer reparasjonen gradvis og innenfor et rimelig budsjett, i stedet for å bli et massivt prosjekt som faktisk aldri starter.