„Lasst es uns jetzt erstellen, wir machen es später zugänglich“ ist eine der kostspieligsten Entscheidungen, die ein Unternehmen treffen kann, ohne sich dessen überhaupt bewusst zu sein. In diesem Artikel wird erklärt, warum das Reparieren eines vorhandenen Dokuments fast immer teurer und langsamer ist, als es von Anfang an zugänglich zu machen – und was zu tun ist, wenn Sie bereits über ein großes Archiv alter Dokumente verfügen.
Kurz gesagt – was dieser Artikel behandelt
Warum Nachrüstung teurer ist
Wenn ein Dokument von Anfang an mit einer barrierefreien Vorlage erstellt wird (siehe unseren Artikel überzugängliche Word-Vorlagen) wird die Barrierefreiheit zusammen mit dem Dokument „geboren“ – Überschriften werden automatisch getaggt, der richtige Kontrast ist eingebaut und Alternativtext wird geschrieben, während der Inhalt erstellt wird, solange die Informationen noch aktuell sind. Um das Problem im Retrofit-Stil zu beheben, muss jemand anders in das fertige Dokument zurückgreifen, von Grund auf entschlüsseln, was jedes Bild sagen soll, und eine Überschriftenhierarchie neu aufbauen, die möglicherweise von Anfang an nicht konsistent war – Detektivarbeit, die um ein Vielfaches länger dauert, als es gleich beim ersten Mal richtig zu machen.
Wenn die Originaldatei „gesperrt“ ist oder verloren geht
Das schlimmste Szenario: ein altes PDF, dessen ursprüngliche Word-Datei verloren gegangen ist, oder das tatsächlich ein Scan einer gedruckten Seite ist. In diesem Fall können Sie die Tags nicht einfach „reparieren“ – Sie müssen zunächst OCR (optische Zeichenerkennung) ausführen, um die Pixel in echten Text umzuwandeln, und erst dann eine Tag-Struktur von Grund auf erstellen, ohne auf das Original zurückgreifen zu können, um Design oder Absicht zu überprüfen. Gerade deshalb ist die Reparatur besonders alter Dokumente am teuersten.
💡 Etwas zu beachten
Wenn Sie über die ursprüngliche Word-Datei verfügen, korrigieren Sie die Barrierefreiheit immer dort und exportieren Sie sie erneut als PDF. Dies ist viel schneller und zuverlässiger als die direkte Korrektur der endgültigen PDF-Datei und stellt sicher, dass auch zukünftige Aktualisierungen des Dokuments zugänglich bleiben.
Wie die barrierefreie Gestaltung im Vorfeld all dies erspart
Die tatsächlichen Kosten für „Wir machen es später zugänglich“ sind nicht nur die tatsächlichen Arbeitsstunden, sondern auch das sich häufende Risiko: Jeder Monat, der mit neuen Dokumenten vergeht, die nicht barrierefrei erstellt wurden, fügt dem zukünftigen Stapel von Korrekturen weitere Dateien hinzu. Eine Organisation, die heute eine barrierefreie Vorlage und den richtigen Workflow einführt, stoppt das Ausbluten sofort, auch wenn das alte Archiv noch gesonderte Aufmerksamkeit benötigt.
Was mit einem vorhandenen Archiv zu tun ist
Der richtige Ansatz besteht nicht darin, zu versuchen, „alles auf einmal zu reparieren“, sondern nach Prioritäten zu arbeiten: Stoppen Sie zunächst das Bluten (eine zugängliche Vorlage für neue Dokumente) und kartieren Sie parallel das vorhandene Archiv und priorisieren Sie nach Offenlegung – welche Dokumente am häufigsten angezeigt werden, rechtlich am sensibelsten sind oder aus geschäftlicher Sicht am dringendsten sind. Auf diese Weise erfolgt die Reparatur schrittweise und innerhalb eines angemessenen Budgets, anstatt zu einem riesigen Projekt zu werden, das nie wirklich beginnt.
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