"Izveidosim to tagad, padarīsim to pieejamu vēlāk" ir viens no visdārgākajiem lēmumiem, ko organizācija var pieņemt, pat nenojaušot, ka tā to pieņem. Šajā rakstā ir paskaidrots, kāpēc esoša dokumenta labošana gandrīz vienmēr ir dārgāka un lēnāka nekā tā izveide, kas pieejama no paša sākuma — un kā rīkoties, ja jums jau ir liels veco dokumentu arhīvs.
Īsumā — par ko ir runāts šajā rakstā
Kāpēc modernizēšana ir dārgāka
Ja dokuments tiek veidots no paša sākuma, izmantojot pieejamu veidni (skatiet mūsu rakstu parpieejamas Word veidnes), pieejamība "dzimst" kopā ar dokumentu — virsraksti tiek marķēti automātiski, iestrādāts atbilstošs kontrasts un alternatīvais teksts tiek rakstīts satura veidošanas laikā, kamēr informācija vēl ir svaiga. Lai to labotu modernizēšanas stilā, kādam citam ir jāatgriežas gatavajā dokumentā, no nulles jāatšifrē, kas katram attēlam ir jāpasaka, un jāpārveido virsraksta hierarhija, kas, iespējams, sākotnēji nebija konsekventa — detektīvs darbs, kas prasa vairākas reizes ilgāku laiku, nekā to izdarīt pareizi pirmajā reizē.
Kad sākotnējais fails ir "bloķēts" vai pazaudēts
Sliktākais scenārijs: vecs PDF fails, kura oriģinālais Word fails ir pazaudēts, vai tas faktiski ir drukātas lapas skenēšana. Tādā gadījumā jūs nevarat vienkārši "izlabot atzīmes" — vispirms ir jāpalaiž OCR (optiskā rakstzīmju atpazīšana), lai pikseļi pārvērstu reālā tekstā, un tikai pēc tam no jauna jāizveido tagu struktūra, bez oriģināla, uz kuru atsaukties, lai pārbaudītu dizainu vai nolūku. Tieši tāpēc visdārgāk ir salabot īpaši vecus dokumentus.
💡 Kas jāņem vērā
Ja jums ir oriģinālais Word fails, vienmēr labojiet pieejamību tur un atkārtoti eksportējiet uz PDF — tas ir daudz ātrāk un uzticamāk nekā tiešā galīgā PDF faila labošana, un tas nodrošina, ka arī turpmākie dokumenta atjauninājumi būs pieejami.
Kā jau iepriekš izstrādājot pieejamību, tas viss tiek ietaupīts
Patiesās izmaksas par "mēs padarīsim to pieejamu vēlāk" nav tikai faktiskais darba laiks — tas ir arī risks, kas uzkrājas: katrs mēnesis, kas paiet ar jauniem dokumentiem, kas nav dzimuši pieejami, pievieno papildu failus nākamajai labojumu kaudzei. Organizācija, kas šodien pieņem pieejamu veidni un pareizo darbplūsmu, nekavējoties aptur asiņošanu, pat ja vecajam arhīvam joprojām ir jāpievērš īpaša uzmanība.
Ko darīt ar esošu arhīvu
Pareizā pieeja ir nevis mēģināt "visu labot uzreiz", bet strādāt pēc prioritātes: vispirms apturēt asiņošanu (pieejama veidne jauniem dokumentiem) un paralēli kartēt esošo arhīvu un noteikt prioritātes pēc ekspozīcijas — kuri dokumenti tiek skatīti visvairāk, kuri ir juridiski visjutīgākie vai ir vissteidzamākie no uzņēmējdarbības viedokļa. Tādā veidā labošana notiek pakāpeniski un ar saprātīgu budžetu, nevis pārvēršas par masīvu projektu, kas nekad nesākas.
Vai nezināt, cik liels patiesībā ir jūsu vecais arhīvs?
Mūsu rīks skenē katru PDF failu jūsu vietnē un sniedz precīzu priekšstatu — tas ir pirmais solis, lai plānotu pakāpenisku, budžetam draudzīgu labojumu.
Skenējiet savu vietni bez maksas ←Pēc skenēšanas varat arī padarīt atrastos dokumentus pieejamus tieši un bez maksas, izmantojotAccessiDoc.