Veiksmingiausias būdas padaryti dokumentus prieinamus yra ne taisyti kiekvieną dokumentą po vieną – tai užtikrinti, kad nauji dokumentai būtų prieinami nuo pat pradžių. Tam skirtas įrankis yra teisingai sukonfigūruotas Word šablonas, iš kurio kiekvienas organizacijos darbuotojas kuria savo dokumentus. Šiame straipsnyje paaiškinama, kaip ją sukurti.
Trumpai tariant – apie ką šis straipsnis skirtas
Kodėl vienas šablonas vertas daugiau nei tūkstantis pataisymų
Kai darbuotojas atidaro naują „Word“ dokumentą ir rankiniu būdu pasirenka šriftą ir antraštės dydį, naudodamas paryškintą šriftą ir paryškinimą, jis sukuria antraštę, kuri atrodo kaip antraštė, tačiau struktūriškai tai tik paryškintas tekstas. Ekrano skaitytuvas „nežino“, kad tai antraštė, ir neleis vartotojui prie jos pereiti. Sprendimas: šablonas, kuriame kiekvienas antraštės stilius jau yra iš anksto nustatytas ir teisingai pažymėtas – todėl darbuotojas tiesiog pasirenka meniu „Antraštė 2“, o pasiekiama struktūra sukuriama automatiškai, visiškai negalvojant apie prieinamumą.
Prieinamų antraščių stilių kūrimas
- Atidarykite stilių sritį (pagrindinėje juostoje arba Ctrl+Alt+Shift+S) ir peržiūrėkite stilius „Antraštė 1“ – „Antraštė 4“.
- Užtikrinti nuoseklią hierarchiją: 1 antraštė didesnė už 2 antraštę, kuri yra didesnė už 3 antraštę ir tt – ir įsitikinkite, kad kiekvienas lygis yra iš tikrųjų naudojamas, o ne tik apibrėžtas teoriškai.
- Iš anksto nustatykite tinkamą kontrastą: pasirinkite teksto ir antraštės spalvas, kurios fone atitinka bent 4,5:1, kad kiekvienas pagal šabloną sukurtas dokumentas automatiškai „paveldės“ tinkamą kontrastą.
- Išsaugokite failą kaip šabloną (.dotx): kad kiekvienas darbuotojas, atidaręs naują dokumentą, pradėtų nuo apibrėžto šablono, o ne nuo tuščio puslapio.
Kiti elementai, kuriuos verta įtraukti į šabloną
Be antraščių, verta įtraukti į patį šabloną: iš anksto apibrėžtą lentelės stilių su automatiškai pažymėta antraštės eilute; sunumeruotas sąrašas ir ženklelių stilius (todėl niekas „nebraižo“ sąrašo su rankiniais brūkšniais); numatytasis dokumento kalbos nustatymas; ir viršelio išdėstymas su specialiu lauku trumpam dokumento aprašymui, iš kurio galima lengvai gauti metaduomenų aprašą eksportuojant į PDF.
💡 Praktinis patarimas
Taip pat šablono apačioje pridėkite trumpą pastabą „prieš siųsdami“ – priminimą, kad reikia parašyti alternatyvųjį vaizdų tekstą ir patikrinti, ar nėra papildomų tarpų ar tuščių eilučių kuriant tarpus. Mažas priminimas pačiame šablone matomas daug dažniau nei nurodymas atskirame faile, kurį žmonės pamiršta atidaryti.
Kaip ją įdiegti visoje organizacijoje
Geras šablonas, kurio niekas nenaudoja, nėra daug vertas. Svarbu, kad jis būtų tikrasis numatytasis: pakeiskite organizacijos Normal.dotm failą, paskirstykite šabloną per bendrinamą tinklo aplanką arba vidinį portalą ir trumpą ketvirčio valandos mokymą pagrindinėms turinio komandoms. Ši vienkartinė investicija sutaupo šimtus valandų, kai reikia taisyti, ir užtikrina, kad kiekvienas naujas dokumentas atitiktų standartą nuo pat pirmos akimirkos.
Ar jau turite senų dokumentų, kurie buvo sukurti prieš jums turint pasiekiamą šabloną?
Mūsų įrankis nuskaito visus jūsų svetainėje esančius PDF failus ir tiksliai parodo, į kuriuos iš jų reikia atkreipti dėmesį – kad žinotumėte, nuo ko pradėti.
Nuskaitykite savo svetainę nemokamai ←Po nuskaitymo taip pat galite padaryti identifikuotus dokumentus pasiekiamus tiesiogiai ir nemokamai perAccessiDoc.