Visefektīvākais veids, kā padarīt dokumentus pieejamus, nav labot katru dokumentu pa vienam — tas ir nodrošināt, lai jauni dokumenti būtu pieejami jau no paša sākuma. Rīks tam ir pareizi konfigurēta Word veidne, no kuras katrs organizācijas darbinieks veido savus dokumentus. Šajā rakstā ir paskaidrots, kā to izveidot.
Īsumā — par ko ir runāts šajā rakstā
Kāpēc viena veidne ir vairāk vērta nekā tūkstotis labojumu
Kad darbinieks atver jaunu Word dokumentu un manuāli izvēlas fontu un virsraksta lielumu, izmantojot treknrakstu un izceļot, viņš izveido virsrakstu, kas izskatās kā virsraksts, taču strukturāli tas ir tikai treknraksts. Ekrāna lasītājs "nezina", ka tas ir virsraksts, un neļauj lietotājam uz to pārvietoties. Risinājums: veidne, kurā katrs virsraksta stils jau ir iepriekš definēts un pareizi marķēts — tātad darbinieks izvēlnē vienkārši izvēlas "Heading 2", un pieejamā struktūra tiek izveidota automātiski, viņam nemaz nedomājot par pieejamību.
Pieejamu virsrakstu stilu izveide
- Atveriet stilu rūti (lentē Sākums vai Ctrl+Alt+Shift+S) un pārskatiet stilus "Heading 1" līdz "Heading 4".
- Nodrošiniet konsekventu hierarhiju: virsraksts 1 ir lielāks nekā 2. virsraksts, kas ir lielāks par 3. virsrakstu un tā tālāk — un pārliecinieties, ka katrs līmenis tiek faktiski izmantots, nevis definēts tikai teorētiski.
- Iepriekš iestatiet pareizu kontrastu: izvēlieties teksta un virsrakstu krāsas, kas atbilst vismaz 4,5:1 pret fonu, lai katrs dokuments, kas izveidots no veidnes, automātiski "mantotu" pareizu kontrastu.
- Saglabājiet failu kā veidni (.dotx): lai katrs darbinieks, kurš atver jaunu dokumentu, sāktu no definētās veidnes, nevis tukšas lapas.
Citi elementi, ko vērts iekļaut veidnē
Papildus virsrakstiem ir vērts iekļauties pašā veidnē: iepriekš definēts tabulas stils ar automātiski marķētu galvenes rindu; numurēts saraksts un aizzīmju stils (tā neviens "nezīmē" sarakstu ar manuālām domuzīmēm); noklusējuma dokumenta valodas iestatījums; un titullapas izkārtojums ar īpašu lauku īsam dokumenta aprakstam, no kura var viegli iegūt metadatu aprakstu, eksportējot uz PDF.
💡 Praktisks padoms
Veidnes apakšā pievienojiet arī īsu piezīmi "pirms nosūtīšanas" — atgādinājumu, ka attēliem jāraksta alternatīvais teksts un jāpārbauda, vai atstarpju izveidošanai netiek izmantotas papildu atstarpes vai tukšas rindas. Neliels atgādinājums pašā veidnē tiek rādīts daudz biežāk nekā vadlīnijas atsevišķā failā, kuru cilvēki aizmirst atvērt.
Kā to izplatīt visā organizācijā
Laba veidne, ko neviens neizmanto, nav daudz vērta. Ir svarīgi to padarīt par noklusējumu: nomainiet organizācijas failu Normal.dotm, izplatiet veidni, izmantojot koplietojamo tīkla mapi vai iekšējo portālu, un sniedziet īsu ceturtdaļstundu apmācību galvenajām satura komandām. Šis vienreizējais ieguldījums ietaupa simtiem stundu labojumus un nodrošina, ka katrs jauns dokuments atbilst standartam jau no pirmā brīža.
Vai jums jau ir veci dokumenti, kas tika izveidoti, pirms jums bija pieejama veidne?
Mūsu rīks skenē visus jūsu vietnē esošos PDF failus un precīzi parāda, kuriem ir jāpievērš uzmanība, lai jūs zinātu, ar ko sākt.
Skenējiet savu vietni bez maksas ←Pēc skenēšanas jūs varat arī padarīt identificētos dokumentus pieejamus tieši un bez maksas, izmantojotAccessiDoc.