Nejúčinnějším způsobem, jak zpřístupnit dokumenty, není opravovat každý dokument jeden po druhém, ale zajistit, aby byly nové dokumenty od začátku přístupné. Nástrojem k tomu je správně nakonfigurovaná šablona Wordu, ze které každý zaměstnanec v organizaci vytváří své dokumenty. Tento článek vysvětluje, jak jej vytvořit.

Ve zkratce – o čem tento článek pojednává

  1. Proč má jedna šablona hodnotu více než tisíc oprav
  2. Vytváření přístupných stylů nadpisů
  3. Další prvky, které stojí za to zabudovat do šablony
  4. Jak to zavést v celé organizaci

Proč má jedna šablona hodnotu více než tisíc oprav

Když zaměstnanec otevře nový dokument aplikace Word a ručně vybere písmo a velikost nadpisu pomocí tučného písma a zvýraznění, vytvoří nadpis, který vypadá jako nadpis – ale strukturálně je to jen tučný text. Čtečka obrazovky „neví“, že jde o nadpis, a nedovolí uživateli k němu přejít. Řešení: šablona, ve které je každý styl nadpisu již předdefinován a správně označen — zaměstnanec si tedy z nabídky jednoduše vybere „Nadpis 2“ a struktura zpřístupnění se vytvoří automaticky, aniž by musel o přístupnosti vůbec přemýšlet.

Vytváření přístupných stylů nadpisů

  1. Otevřete panel Styly (na pásu karet Domů nebo Ctrl+Alt+Shift+S) a prohlédněte si styly „Nadpis 1“ až „Nadpis 4“.
  2. Zajistěte konzistentní hierarchii: Nadpis 1 větší než Nadpis 2, který je větší než Nadpis 3 atd. – a ujistěte se, že každá úroveň je skutečně používána, nikoli pouze teoreticky.
  3. Nastavte správný kontrast předem: vyberte barvy textu a nadpisů, které odpovídají alespoň 4,5:1 pozadí, takže každý dokument vytvořený ze šablony automaticky „zdědí“ správný kontrast.
  4. Uložte soubor jako šablonu (.dotx): aby každý zaměstnanec, který otevře nový dokument, začínal z definované šablony, nikoli z prázdné stránky.

Další prvky, které stojí za to zabudovat do šablony

Kromě nadpisů se vyplatí zabudovat do samotné šablony: předdefinovaný styl tabulky s automaticky tagovaným řádkem záhlaví; číslovaný seznam a styl odrážek (takže nikdo „nekreslí“ seznam ručními pomlčkami); výchozí nastavení jazyka dokumentu; a rozložení titulní stránky s vyhrazeným polem pro krátký popis dokumentu, ze kterého lze snadno odvodit popis metadat při exportu do PDF.

💡 Praktický tip

Do spodní části šablony přidejte také krátkou poznámku „před odesláním“ – připomenutí, abyste u obrázků napsali alternativní text a zkontrolovali, zda nejsou k vytvoření mezer použity žádné další mezery nebo prázdné řádky. Malá připomínka uvnitř samotné šablony se zobrazí mnohem častěji než vodítko v samostatném souboru, který lidé zapomenou otevřít.

Jak to zavést v celé organizaci

Dobrá šablona, ​​kterou nikdo nepoužívá, za moc nestojí. Je důležité, aby se stal skutečným výchozím nastavením: nahraďte soubor Normal.dotm organizace, distribuujte šablonu prostřednictvím sdílené síťové složky nebo interního portálu a poskytněte krátké čtvrthodinové školení hlavním týmům pro obsah. Tato jednorázová investice ušetří stovky hodin oprav a zajistí, že každý nový dokument bude od prvního okamžiku splňovat standard.

Máte již staré dokumenty, které byly vytvořeny předtím, než jste měli šablonu pro usnadnění přístupu?

Náš nástroj prohledá všechny existující soubory PDF na vašem webu a přesně ukáže, které z nich vyžadují pozornost – takže víte, kde začít.

Naskenujte svůj web zdarma ←

Po skenování můžete dokumenty, které byly identifikovány, zpřístupnit přímo a zdarma prostřednictvímAccessiDoc.