Jak zkontrolovat dostupnost dokumentu: 3 praktické metody

PDF, které čtečka obrazovky nedokáže přečíst, formulář, který nelze vyplnit bez myši, nebo finanční zpráva, kde se tabulky hroutí do nesmyslů – to všechno jsou běžné problémy s přístupností a dobrou zprávou je, že většinu z nich můžete najít sami, bez drahých nástrojů nebo hlubokých technických znalostí. V této příručce se budeme zabývat třemi praktickými metodami kontroly přístupnosti dokumentů: rychlou kontrolou ve Wordu, automatizovaným mapováním celého webu pomocí nástroje A2Z Accessibility a hloubkovou kontrolou značek struktury v aplikaci Adobe Acrobat.

1. Kontrola přístupnosti ve Wordu

Pokud se váš dokument stále upravuje ve Wordu, nejrychlejším způsobem, jak zachytit problémy s přístupností, je vestavěný nástroj Kontrola přístupnosti. Kontroluje věci, jako je chybějící alternativní text pro obrázky, barevný kontrast, nesprávná struktura nadpisů a problematické pořadí čtení – ještě předtím, než je dokument exportován jako PDF.

1. Otevřete dokument ve Wordu.
2. Přejděte na kartu Recenze v horní liště nástrojů.
3. Na konci pásu karet ve skupině Usnadnění klikněte na tlačítko Zkontrolovat usnadnění.
4. Vpravo se otevře panel a zobrazí se seznam chyb, varování a tipů – seřazených podle závažnosti.
5. Kliknutím na kteroukoli položku v seznamu zobrazíte přesné vysvětlení a opravíte ji přímo v dokumentu.

Je důležité si zapamatovat: kontrola ve Wordu testuje samotný dokument Wordu. Když je dokument exportován do PDF, některé tagy se mohou během převodu poškodit nebo vygenerovat nesprávně. Proto vždy stojí za to provést další kontrolu konečného souboru PDF – ať už pomocí Adobe Acrobatu (metoda 3, níže) nebo pomocí automatického skenování každého dokumentu na vašem webu (metoda 2, bude následovat).

2. Automatizované mapování a kontrola každého dokumentu na vašem webu pomocí nástroje A2Z Accessibility

Ruční kontrola jednoho dokumentu ve Wordu je dobrý začátek, ale co dělat, když váš web obsahuje desítky nebo stovky souborů PDF – zásady, sestavy, formuláře, prezentace? To je místoNástroj pro usnadnění přístupu A2Zpřichází: zadáte jednu adresu URL webu a systém projde celou mapu webu, najde každý soubor PDF a porovná každý z nich podle značek struktury, alternativního textu a pořadí čtení – to vše automaticky, bez ručního stahování jediného souboru.

1. Do pole na naší domovské stránce zadejte adresu URL svého webu.
2. Systém prochází mapu webu a najde každý veřejný soubor PDF.
3. Každý dokument je automaticky kontrolován podle strukturních značek, alternativního textu a pořadí čtení.
4. Na konci získáte zprávu se skóre přístupnosti pro každý dokument a seznam seřazený podle priority.

Skutečný snímek obrazovky z našeho nástroje

3. Kontrola značek usnadnění v aplikaci Adobe Acrobat

Čtečky obrazovky „nevidí“ dokument tak, jako my – spoléhají na značky struktury zapečené do souboru PDF: který text je nadpis, jaké je správné pořadí čtení a jaký alternativní text popisuje jednotlivé obrázky. Panel Tagy v aplikaci Adobe Acrobat Pro toto vše zobrazuje jako hierarchický strom a je to nejpřesnější způsob, jak sami zkontrolovat, co v dokumentu „vidí“ čtečka obrazovky.

Po povolení panelu klikněte na ikonu Tagy na postranním panelu nástrojů a otevřete strom tagů dokumentu:

1. Ujistěte se, že každý smysluplný obrázek má štítek Obrázek s vhodným alternativním textem – a u čistě dekorativních obrázků je označte jako „Pozadí/Artefakt“, aby je čtečka obrazovky přeskočila.
2. Ujistěte se, že nadpisy jsou označeny jako H1, H2, H3 podle jejich hierarchické struktury, nikoli jako běžné odstavce (P) pouze s tučným stylem.
3. Zkontrolujte, zda pořadí značek ve stromu odpovídá logickému pořadí čtení dokumentu – zejména v dokumentech se sloupci nebo složitými tabulkami.
4. Pro důkladnější kontrolu můžete také spustit Nástroje ← Usnadnění ← Kontrola usnadnění (Úplná kontrola) – další nástroj v Acrobat Pro, který prohledá celý dokument a vytvoří uspořádanou zprávu o problémech.

Shrnutí: kdy použít jednotlivé metody

Tyto tři metody se spíše doplňují, než aby si konkurovaly: kontrola ve Wordu je nejúčinnější, když ještě píšete, abyste včas zachytili problémy a opravili je ještě předtím, než se dokument stane PDF. Panel Tagy v Acrobatu je nejpřesnější nástroj pro důkladnou ruční kontrolu kvality finálního souboru PDF těsně před publikováním. A když potřebujete vědět, co se děje na celém vašem webu najednou – desítky nebo stovky dokumentů – automatizovaný nástroj A2Z Accessibility je nejrychlejší způsob, jak vše zmapovat a získat jasný obrázek s prioritním pořadím.