Belgeleri erişilebilir hale getirmenin en etkili yolu, her belgeyi tek tek düzeltmek değil, yeni belgelerin en baştan erişilebilir olmasını sağlamaktır. Bunun aracı, kuruluştaki her çalışanın kendi belgelerini oluşturduğu, doğru yapılandırılmış bir Word şablonudur. Bu makalede nasıl bir tane oluşturulacağı açıklanmaktadır.
Kısacası — bu makalenin kapsamı
Neden bir şablon bin düzeltmeden daha değerlidir?
Bir çalışan yeni bir Word belgesi açtığında ve kalın ve vurgulama kullanarak manuel olarak bir yazı tipi ve başlık boyutu seçtiğinde, başlığa benzeyen bir başlık oluşturur; ancak yapısal olarak bu yalnızca kalın metindir. Ekran okuyucu bunun bir başlık olduğunu "bilmez" ve kullanıcının bu başlığa gitmesine izin vermez. Çözüm: Her başlık stilinin önceden tanımlandığı ve doğru şekilde etiketlendiği bir şablon; böylece çalışanın menüden "Başlık 2"yi seçmesi yeterli olur ve erişilebilirlik hakkında hiçbir şey düşünmelerine gerek kalmadan erişilebilir yapı otomatik olarak oluşturulur.
Erişilebilir başlık stilleri oluşturma
- Stiller bölmesini açın (Ana Sayfa şeridinde veya Ctrl+Alt+Shift+S) ve "Başlık 1" ile "Başlık 4" arasındaki stilleri inceleyin.
- Tutarlı bir hiyerarşi sağlayın: Başlık 1, Başlık 2'den daha büyüktür, bu da Başlık 3'ten daha büyüktür ve bu şekilde devam eder — ve her düzeyin yalnızca teoride tanımlanmakla kalmayıp gerçekten kullanıldığından emin olun.
- Uygun kontrastı önceden ayarlayın: arka planda en az 4,5:1 oranındaki metin ve başlık renklerini seçin, böylece şablondan oluşturulan her belge otomatik olarak uygun kontrastı "devralır".
- Dosyayı Şablon (.dotx) olarak kaydedin: böylece yeni bir belge açan her çalışan boş bir sayfadan değil, tanımlanan şablondan başlar.
Şablonda yer almaya değer diğer öğeler
Başlıkların ötesinde, şablonun kendisini oluşturmaya değer: otomatik olarak etiketlenen başlık satırına sahip önceden tanımlanmış bir tablo stili; numaralandırılmış bir liste ve madde işareti stili (böylece hiç kimse manuel tirelerle bir liste "çizmez"); varsayılan belge dili ayarı; ve kısa bir belge açıklaması için özel bir alana sahip bir kapak sayfası düzeni; PDF'ye dışa aktarılırken buradan kolayca bir meta veri açıklaması türetilebilir.
💡 Pratik ipucu
Ayrıca şablonun altına kısa bir "göndermeden önce" notu ekleyin; resimler için alternatif metin yazmanızı ve boşluk oluşturmak için fazladan boşluk veya boş satır kullanılmadığını kontrol etmenizi hatırlatan bir hatırlatma. Şablonun içindeki küçük bir hatırlatma, insanların açmayı unuttuğu ayrı bir dosyadaki kılavuzdan çok daha sık görülür.
Bunu tüm kuruluş genelinde nasıl yaygınlaştırabilirim?
Kimsenin kullanmadığı iyi bir şablonun pek bir değeri yoktur. Bunu gerçek varsayılan yapmak önemlidir: Kuruluşun Normal.dotm dosyasını değiştirin, şablonu paylaşılan bir ağ klasörü veya dahili portal aracılığıyla dağıtın ve çekirdek içerik ekiplerine çeyrek saatlik kısa bir eğitim oturumu verin. Bu tek seferlik yatırım, yüzlerce saatlik onarım masrafından tasarruf etmenizi sağlar ve her yeni belgenin ilk andan itibaren standartlara uygun olmasını sağlar.
Erişilebilir bir şablona sahip olmadan önce oluşturulmuş eski belgeleriniz zaten var mı?
Aracımız sitenizdeki tüm mevcut PDF dosyalarını tarar ve tam olarak hangileriyle ilgilenilmesi gerektiğini gösterir; böylece nereden başlayacağınızı bilirsiniz.
Sitenizi ücretsiz olarak tarayın ←Tarama sonrasında, tespit edilen dokümanlara doğrudan ve ücretsiz olarak şu adresten erişilebilir hale getirebilirsiniz:AccessiDoc.