Hvordan sjekke dokumenttilgjengelighet: 3 praktiske metoder

En PDF som en skjermleser ikke kan lese, et skjema som ikke kan fylles ut uten en mus, eller en finansiell rapport der tabellene kollapser til tull – disse er alle vanlige tilgjengelighetsproblemer, og den gode nyheten er at du kan oppdage de fleste av dem selv, uten dyre verktøy eller dyp teknisk kunnskap. I denne veiledningen vil vi dekke tre praktiske metoder for å sjekke dokumenttilgjengelighet: en rask sjekk i Word, automatisert kartlegging av hele nettstedet ditt med A2Z Accessibility-verktøyet, og en grundig sjekk av strukturtagger i Adobe Acrobat.

1. Sjekke tilgjengelighet i Word

Hvis dokumentet ditt fortsatt redigeres i Word, er den raskeste måten å finne tilgjengelighetsproblemer på det innebygde verktøyet Sjekk tilgjengelighet. Den sjekker ting som manglende alt-tekst for bilder, fargekontrast, feil overskriftsstruktur og problematisk leserekkefølge - før dokumentet i det hele tatt eksporteres som PDF.

1. Åpne dokumentet i Word.
2. Gå til Review-fanen på den øverste verktøylinjen.
3. På slutten av båndet, i Tilgjengelighet-gruppen, klikker du på Sjekk tilgjengelighet-knappen.
4. En rute åpnes til høyre og viser en liste over feil, advarsler og tips – sortert etter alvorlighetsgrad.
5. Klikk på et element i listen for å se en nøyaktig forklaring og fikse det direkte i dokumentet.

Det er viktig å huske: sjekken i Word tester selve Word-dokumentet . Når dokumentet eksporteres til PDF, kan noen tagger bli skadet eller generert feil under konverteringen. Derfor er det alltid verdt å kjøre en ekstra sjekk på den endelige PDF-filen – enten med Adobe Acrobat (metode 3, nedenfor) eller med en automatisk skanning av hvert dokument på nettstedet ditt (metode 2, kommer neste).

2. Automatisert kartlegging og kontroll av hvert dokument på nettstedet ditt, med A2Z-tilgjengelighetsverktøyet

Manuell kontroll av et enkelt dokument i Word er en god start, men hva gjør du når nettstedet ditt har dusinvis eller hundrevis av PDF-filer – retningslinjer, rapporter, skjemaer, presentasjoner? Det er derA2Z tilgjengelighetsverktøykommer inn: du skriver inn en enkelt nettsteds-URL, og systemet gjennomsøker hele nettstedskartet, finner hver PDF-fil og sjekker hver enkelt mot strukturtagger, alternativ tekst og leserekkefølge – alt automatisk, uten å laste ned en enkelt fil manuelt.

1. Skriv inn webadressen til nettstedet ditt i feltet på hjemmesiden vår.
2. Systemet gjennomsøker områdekartet og finner alle offentlige PDF-filer.
3. Hvert dokument sjekkes automatisk mot strukturkoder, alternativ tekst og leserekkefølge.
4. På slutten får du en rapport med en tilgjengelighetsscore for hvert dokument, og en liste sortert etter prioritet.

Et faktisk skjermbilde fra verktøyet vårt

3. Sjekke tilgjengelighetskoder i Adobe Acrobat

Skjermlesere "ser" ikke et dokument slik vi gjør – de er avhengige av strukturkoder som er bakt inn i PDF-filen: hvilken tekst er en overskrift, hva den riktige leserekkefølgen er, og hvilken alternativ tekst beskriver hvert bilde. Tags-panelet i Adobe Acrobat Pro viser alt dette som et hierarkisk tre, og det er den mest presise måten å sjekke selv hva en skjermleser "ser" i dokumentet.

Etter at du har aktivert panelet, klikker du på Tags-ikonet på sideverktøylinjen for å åpne dokumentets tag-tre:

1. Sørg for at hvert meningsfylt bilde har en figurkode med passende alt-tekst – og for rent dekorative bilder, merk dem som «Bakgrunn/Artefakt» slik at skjermleseren hopper over dem.
2. Sørg for at overskrifter er merket som H1, H2, H3 i henhold til deres hierarkiske struktur, ikke som vanlige avsnitt (P) med fet stil alene.
3. Sjekk at rekkefølgen på tagger i treet samsvarer med dokumentets logiske leserekkefølge – spesielt i dokumenter med kolonner eller komplekse tabeller.
4. For en grundigere sjekk kan du også kjøre Verktøy ← Tilgjengelighet ← Tilgjengelighetssjekk (full sjekk) – et tilleggsverktøy i Acrobat Pro som skanner hele dokumentet og produserer en organisert problemrapport.

Sammendrag: når du skal bruke hver metode

De tre metodene utfyller hverandre i stedet for å konkurrere: å sjekke inn Word er mest effektivt mens du fortsatt skriver, for å fange opp problemer tidlig og fikse dem før dokumentet i det hele tatt blir en PDF. Tags-panelet i Acrobat er det mest presise verktøyet for en grundig, manuell kvalitetskontroll av den endelige PDF-filen rett før publisering. Og når du trenger å vite hva som skjer på hele nettstedet ditt samtidig – dusinvis eller hundrevis av dokumenter – er det automatiserte A2Z-tilgjengelighetsverktøyet den raskeste måten å kartlegge alt og få et klart bilde med en prioritert rekkefølge.