Orden i kaoset: almindelige fejl i overskriftshierarki i Word-dokumenter

Mange forfattere bruger overskrifter som et formateringsværktøj: gør tekst større, fed den og føler, at det er "overskrift nok". Problemet er, at en skærmlæser ikke kan se skriftstørrelse eller fed skrift – den genkender kun en overskrift, hvis den faktisk er tagget som én, på det korrekte niveau. Når niveauer springes over (f.eks. H1 lige til H3), bryder den hierarkiske struktur, en skærmlæser præsenterer for brugeren, sammen, selvom alt ser pænt ud visuelt.

Hvorfor overskriftsniveauer ikke kun handler om udseende

Overskrifter (H1, H2, H3 og så videre) opretter et navigationskort over dokumentet. Mange skærmlæserbrugere bruger listen over overskrifter til hurtigt at skimme et langt dokument - meget ligesom en seende læser, der kigger på en indholdsfortegnelse. Hvis overskrifterne er tagget rigtigt, kan de springe direkte fra "Introduktion" til "Oversigt" uden at gå igennem alt derimellem. Hvis de ikke er tagget eller er tagget som almindelige afsnit med fed stil, forsvinder denne mulighed helt.

Den almindelige fejl: at springe niveauer over

Reglen: H1 er dokumentets enkelthovedtitel, H2-overskrifter er de vigtigste underafsnit, H3-overskrifter er underafsnit i et afsnit, og så videre — uden at springe niveauer fremad. Du kan gå tilbage (fra H3 lige til H1, når du starter et nyt afsnit), men du bør aldrig hoppe fra H1 lige til H3 uden at passere gennem H2. Et spring som dette efterlader et "hul" i den hierarkiske struktur, der forårsager forvirring — skærmlæseren annoncerer "overskrift niveau 3" uden at der har været en niveau-2 overskrift til at forklare, hvilken sektion den tilhører.

Sådan arbejder du korrekt med typografier i Word

Den korrekte måde at oprette overskrifter på i Word er med indbyggede typografier (Overskrift 1, Overskrift 2, Overskrift 3 på fanen "Hjem") — ikke manuel fed skrift og skrifttypeforstørrelse. En indbygget stil eksporterer automatisk til det matchende PDF-tag (H1, H2...), og lader dig også bruge Words navigationsrude (Vis ▸ Navigationsrude) til at se hele dokumentets overskriftsstruktur med et blik og pletspring før eksport.

1. Åbn navigationsruden (Vis ▸ Navigationsrude), og vælg fanen "Overskrifter".
2. Gå gennem listen og sørg for, at niveauerne stiger og falder gradvist, uden hop.
3. Hvis en overskrift vises på det forkerte niveau (f.eks. fed manuelt i stedet for at bruge en rigtig typografi), skal du rette den typografi, der er anvendt på den.
4. Eksportér til PDF, når strukturen er ren.

Sådan tjekker du før eksport til PDF

Efter eksport er det værd at åbne tags-træet i Acrobat og bekræfte, at hierarkiet blev bevaret som planlagt - nogle gange mister en forkert eksport (for eksempel "Gem som PDF" i stedet for en ordentlig "Eksporter") en del af den hierarkiske struktur, selvom det var fint i Word. Det indbyggede tilgængelighedstjek (Værktøjer ▸ Tilgængelighed ▸ Fuldt tjek) markerer også automatisk oversprungne niveauer.