Kārtība haosā: izplatītākās kļūdas virsrakstu hierarhijā Word dokumentos

Daudzi rakstnieki izmanto virsrakstus kā formatēšanas rīku: palielina tekstu, izceļ to treknrakstā un uzskata, ka ir "pietiekami virsraksts". Problēma ir tā, ka ekrāna lasītājs neredz fonta lielumu vai treknrakstu — tas atpazīst virsrakstu tikai tad, ja tas faktiski ir atzīmēts kā viens pareizajā līmenī. Ja līmeņi tiek izlaisti (piemēram, no H1 tieši uz H3), hierarhiskā struktūra, ko ekrāna lasītājs piedāvā lietotājam, sabojājas, pat ja viss vizuāli izskatās sakārtots.

Kāpēc virsrakstu līmeņi nav tikai izskats?

Virsraksti (H1, H2, H3 un tā tālāk) veido dokumenta navigācijas karti. Daudzi ekrāna lasītāju lietotāji izmanto virsrakstu sarakstu, lai ātri izsmeltu garu dokumentu — līdzīgi kā redzīgs lasītājs, kurš ieskatās satura rādītājā. Ja virsraksti ir pareizi marķēti, tie var pāriet no “Ievada” uz “Kopsavilkums”, neizpētot visu, kas atrodas pa vidu. Ja tie nav atzīmēti vai ir atzīmēti kā vienkāršas rindkopas ar treknrakstu, šī opcija pilnībā pazūd.

Izplatīta kļūda: līmeņu izlaišana

Noteikums: H1 ir dokumenta viens galvenais virsraksts, H2 virsraksti ir galvenās apakšsadaļas, H3 virsraksti ir sadaļas apakšiedaļas un tā tālāk — neizlaižot līmeņus uz priekšu. Varat atgriezties (no H3 tieši uz H1, uzsākot jaunu posmu), taču nekad nevajadzētu pāriet no H1 taisni uz H3, neizejot cauri H2. Šāda izlaišana atstāj "caurumu" hierarhiskajā struktūrā, kas rada neskaidrības — ekrāna lasītājs paziņo "virsraksta līmenis 3", bez 2. līmeņa virsraksta, lai paskaidrotu, kurai sadaļai tas pieder.

Kā pareizi strādāt ar stiliem programmā Word

Pareizais veids, kā izveidot virsrakstus programmā Word, ir ar iebūvētiem stiliem (1. virsraksts, 2. virsraksts, 3. virsraksts cilnē "Sākums"), nevis manuāla teksta treknrakstīšana un fontu palielināšana. Iebūvētais stils automātiski tiek eksportēts uz atbilstošo PDF tagu (H1, H2...), kā arī ļauj izmantot Word navigācijas rūti (Skats ▸ Navigācijas rūts), lai īsumā skatītu visu dokumenta virsraksta struktūru un izlaistu vietu pirms eksportēšanas.

1. Atveriet navigācijas rūti (Skats ▸ Navigācijas rūts) un atlasiet cilni Virsraksti.
2. Izlasiet sarakstu un pārliecinieties, ka līmeņi pakāpeniski paaugstinās un pazeminās, bez lēcieniem.
3. Ja virsraksts parādās nepareizā līmenī (piemēram, treknrakstā manuāli, nevis izmantojot īstu stilu), labojiet tam piemēroto stilu.
4. Tikai tad, kad struktūra ir tīra, eksportējiet uz PDF.

Kā pārbaudīt pirms eksportēšanas uz PDF

Pēc eksportēšanas ir vērts atvērt tagu koku programmā Acrobat un apstiprināt, ka hierarhija ir saglabāta, kā plānots — dažreiz nepareiza eksportēšana (piemēram, "Saglabāt kā PDF", nevis pareiza "Eksportēšana") zaudē daļu hierarhiskās struktūras, pat ja tā bija pareiza programmā Word. Iebūvētā pieejamības pārbaude (Rīki ▸ Pieejamība ▸ Pilna pārbaude) arī automātiski atzīmē izlaistos līmeņus.