Orden i kaoset: Vanlige feil i overskriftshierarki i Word-dokumenter

Mange forfattere bruker overskrifter som et formateringsverktøy: gjør tekst større, markerer den med fet skrift og føler at det er «overskrift nok». Problemet er at en skjermleser ikke ser skriftstørrelse eller fethet – den gjenkjenner bare en overskrift hvis den faktisk er merket som én, på riktig nivå. Når nivåer hoppes over (H1 rett til H3, for eksempel), brytes den hierarkiske strukturen en skjermleser presenterer for brukeren, selv om alt ser ryddig ut visuelt.

Hvorfor overskriftsnivåer ikke bare handler om utseende

Overskrifter (H1, H2, H3 og så videre) lager et navigasjonskart over dokumentet. Mange brukere av skjermlesere bruker listen over overskrifter for å skumme et langt dokument raskt - omtrent som en seende leser som ser på en innholdsfortegnelse. Hvis overskriftene er riktig tagget, kan de hoppe rett fra «Introduksjon» til «Summary» uten å gå gjennom alt i mellom. Hvis de ikke er merket, eller er merket som vanlige avsnitt med fet stil, forsvinner det alternativet helt.

Den vanlige feilen: hopper over nivåer

Regelen: H1 er dokumentets enkelthovedtittel, H2-overskrifter er hovedunderseksjoner, H3-overskrifter er underseksjoner i en seksjon, og så videre — uten å hoppe over nivåer fremover. Du kan gå tilbake (fra H3 rett til H1 når du starter en ny strekning), men du bør aldri hoppe fra H1 rett til H3 uten å passere gjennom H2. Et hopp som dette etterlater et "hull" i den hierarkiske strukturen som forårsaker forvirring — skjermleseren kunngjør "overskriftsnivå 3" uten at det har vært en nivå-2-overskrift for å forklare hvilken seksjon den tilhører.

Hvordan jobbe riktig med stiler i Word

Den riktige måten å lage overskrifter på i Word er med innebygde stiler (Overskrift 1, Overskrift 2, Overskrift 3 på «Hjem»-fanen) – ikke manuell fet skrift og skriftforstørrelse. En innebygd stil eksporterer automatisk til den matchende PDF-taggen (H1, H2...), og lar deg også bruke Words navigasjonsrute (Vis ▸ Navigasjonsrute) for å se hele dokumentets overskriftsstruktur med et blikk og punkthopp før eksport.

1. Åpne navigasjonsruten (Vis ▸ Navigasjonsrute) og velg fanen "Overskrifter".
2. Gå gjennom listen og sørg for at nivåene stiger og faller gradvis, uten hopp.
3. Hvis en overskrift vises på feil nivå (for eksempel med fet skrift manuelt i stedet for å bruke en ekte stil), fikser du stilen som er brukt på den.
4. Bare når strukturen er ren, eksporter du til PDF.

Hvordan sjekke før du eksporterer til PDF

Etter eksport er det verdt å åpne Tags-treet i Acrobat og bekrefte at hierarkiet ble bevart som planlagt – noen ganger mister en feil eksport (for eksempel "Lagre som PDF" i stedet for en skikkelig "Eksporter") deler av den hierarkiske strukturen selv om den var fin i Word. Den innebygde tilgjengelighetskontrollen (Verktøy ▸ Tilgjengelighet ▸ Full sjekk) flagger også hoppede nivåer automatisk.