Orde in de chaos: veelgemaakte fouten in de kophiërarchie in Word-documenten

Veel schrijvers gebruiken koppen als opmaakhulpmiddel: tekst groter maken, vetgedrukt maken en het gevoel hebben dat dit 'kop genoeg' is. Het probleem is dat een schermlezer de lettergrootte of vetheid niet ziet; hij herkent een kop alleen als deze daadwerkelijk als koptekst is getagd, op het juiste niveau. Wanneer niveaus worden overgeslagen (bijvoorbeeld H1 direct naar H3), wordt de hiërarchische structuur die een schermlezer aan de gebruiker presenteert afgebroken, zelfs als alles er visueel netjes uitziet.

Waarom kopniveaus niet alleen maar om uiterlijk gaan

Kopteksten (H1, H2, H3 enzovoort) creëren een navigatiekaart van het document. Veel gebruikers van schermlezers gebruiken de lijst met koppen om snel door een lang document te bladeren, net zoals een ziende lezer naar een inhoudsopgave kijkt. Als de kopjes correct zijn getagd, kunnen ze rechtstreeks van 'Inleiding' naar 'Samenvatting' springen zonder alles daartussenin te hoeven doorlopen. Als ze niet zijn getagd, of zijn getagd als gewone alinea's met een vetgedrukte stijl, verdwijnt die optie volledig.

De veelgemaakte fout: niveaus overslaan

De regel: H1 is de enige hoofdtitel van het document, H2-koppen zijn de belangrijkste subsecties, H3-koppen zijn subsecties binnen een sectie, enzovoort — zonder dat er niveaus vooruit worden overgeslagen. Je kunt teruggaan (van H3 rechtstreeks naar H1 als je aan een nieuwe sectie begint), maar je mag nooit van H1 rechtstreeks naar H3 springen zonder door H2 te gaan. Een dergelijke overslag laat een "gat" achter in de hiërarchische structuur dat voor verwarring zorgt: de schermlezer kondigt "kopniveau 3" aan zonder dat er een kop op niveau 2 is geweest om uit te leggen tot welke sectie deze behoort.

Hoe correct te werken met stijlen in Word

De juiste manier om koppen te maken in Word is met ingebouwde stijlen (Kop 1, Kop 2, Kop 3 op het tabblad "Start") - en niet handmatig vetgedrukte tekst en vergroting van het lettertype. Een ingebouwde stijl exporteert automatisch naar de overeenkomende PDF-tag (H1, H2...), en u kunt ook het navigatiedeelvenster van Word gebruiken (Weergave ▸ Navigatiedeelvenster) om in één oogopslag de volledige kopstructuur van het document te zien en eventuele overslagen te herkennen voordat u gaat exporteren.

1. Open het navigatiedeelvenster (Weergave ▸ Navigatiedeelvenster) en selecteer het tabblad "Koppen".
2. Ga door de lijst en zorg ervoor dat de niveaus geleidelijk stijgen en dalen, zonder sprongen.
3. Als een kop op het verkeerde niveau verschijnt (bijvoorbeeld handmatig vetgedrukt in plaats van een echte stijl te gebruiken), corrigeer dan de stijl die erop wordt toegepast.
4. Exporteer pas naar PDF als de structuur schoon is.

Controleren voordat u naar PDF exporteert

Na het exporteren is het de moeite waard om de tagsboom in Acrobat te openen en te bevestigen dat de hiërarchie behouden is gebleven zoals gepland. Soms gaat bij een onjuiste export (bijvoorbeeld "Opslaan als PDF" in plaats van een goede "Export") een deel van de hiërarchische structuur verloren, zelfs als deze in Word prima werkte. De ingebouwde toegankelijkheidscontrole (Extra ▸ Toegankelijkheid ▸ Volledige controle) markeert ook automatisch overgeslagen niveaus.