Red v kaosu: pogoste napake v hierarhiji naslovov v Wordovih dokumentih

Mnogi pisci uporabljajo naslove kot orodje za oblikovanje: povečajo besedilo, ga poudarijo in menijo, da je "dovolj naslov". Težava je v tem, da bralnik zaslona ne vidi velikosti pisave ali krepkosti — naslov prepozna le, če je dejansko označen kot eden, na pravilni ravni. Ko so ravni preskočene (na primer H1 naravnost v H3), se hierarhična struktura, ki jo bralnik zaslona prikaže uporabniku, poruši, tudi če je vizualno vse videti urejeno.

Zakaj ravni naslovov niso samo videz

Naslovi (H1, H2, H3 in tako naprej) ustvarijo navigacijski zemljevid dokumenta. Številni uporabniki bralnikov zaslona uporabljajo seznam naslovov za hitro preletenje dolgega dokumenta - podobno kot bralec, ki vidi, ko pogleda kazalo. Če so naslovi pravilno označeni, lahko skočijo naravnost iz »Uvoda« v »Povzetek«, ne da bi pregledali vse vmes. Če niso označeni ali so označeni kot navadni odstavki s krepkim slogom, ta možnost v celoti izgine.

Pogosta napaka: preskakovanje ravni

Pravilo: H1 je posamezen glavni naslov dokumenta, naslovi H2 so glavni pododdelki, naslovi H3 so pododdelki znotraj odseka in tako naprej — brez preskakovanja ravni naprej. Lahko se vrnete (s H3 naravnost na H1, ko začnete nov odsek), vendar nikoli ne smete skočiti s H1 naravnost na H3, ne da bi šli skozi H2. Takšen preskok pusti "luknjo" v hierarhični strukturi, ki povzroči zmedo - bralnik zaslona napove "naslov 3. stopnje", ne da bi obstajal naslov 2. stopnje, ki bi pojasnil, kateremu razdelku pripada.

Kako pravilno delati s slogi v Wordu

Pravilni način za ustvarjanje naslovov v Wordu je z vgrajenimi slogi (Naslov 1, Naslov 2, Naslov 3 na zavihku »Domov«) — ne ročno krepko besedilo in povečevanje pisave. Vgrajeni slog samodejno izvozi v ujemajočo se oznako PDF (H1, H2 ...), prav tako pa vam omogoča uporabo Wordovega podokna za krmarjenje (Pogled ▸ Navigacijsko podokno), da si na prvi pogled ogledate celotno strukturo naslova dokumenta in ga preskočite pred izvozom.

1. Odprite podokno za krmarjenje (Pogled ▸ podokno za krmarjenje) in izberite zavihek »Naslovi«.
2. Preglejte seznam in se prepričajte, da se stopnje dvigujejo in padajo postopoma, brez skokov.
3. Če se naslov pojavi na napačni ravni (na primer ročno krepko namesto z uporabo pravega sloga), popravite slog, ki je bil uporabljen zanj.
4. Šele ko je struktura čista, izvozite v PDF.

Kako preveriti pred izvozom v PDF

Po izvozu je vredno odpreti drevo oznak v programu Acrobat in potrditi, da je bila hierarhija ohranjena, kot je bilo načrtovano – včasih nepravilen izvoz (na primer »Shrani kot PDF« namesto ustreznega »Izvozi«) izgubi del hierarhične strukture, tudi če je bila v Wordu v redu. Vgrajeno preverjanje dostopnosti (Orodja ▸ Dostopnost ▸ Popolno preverjanje) tudi samodejno označi preskočene ravni.