Sådan kontrollerer du dokumenttilgængelighed: 3 praktiske metoder

En PDF, som en skærmlæser ikke kan læse, en formular, der ikke kan udfyldes uden en mus, eller en finansiel rapport, hvor tabellerne falder sammen til vrøvl – det er alle almindelige tilgængelighedsproblemer, og den gode nyhed er, at du selv kan få øje på de fleste af dem uden dyre værktøjer eller dyb teknisk viden. I denne vejledning dækker vi tre praktiske metoder til at kontrollere dokumenttilgængelighed: et hurtigt tjek i Word, automatiseret kortlægning af hele dit websted med A2Z Accessibility-værktøjet og en dybdegående kontrol af strukturtags i Adobe Acrobat.

1. Kontrol af tilgængelighed i Word

Hvis dit dokument stadig redigeres i Word, er den hurtigste måde at fange tilgængelighedsproblemer på det indbyggede Check Accessibility-værktøj. Det kontrollerer ting som manglende alt-tekst for billeder, farvekontrast, forkert overskriftsstruktur og problematisk læserækkefølge - før dokumentet overhovedet eksporteres som PDF.

1. Åbn dokumentet i Word.
2. Gå til fanen Gennemse på den øverste værktøjslinje.
3. I slutningen af ​​båndet, i gruppen Tilgængelighed, skal du klikke på knappen Tjek tilgængelighed.
4. En rude åbnes til højre og viser en liste over fejl, advarsler og tip – sorteret efter sværhedsgrad.
5. Klik på ethvert punkt på listen for at se en præcis forklaring og rette den direkte i dokumentet.

Det er vigtigt at huske: checket i Word tester selve Word-dokumentet. Når dokumentet eksporteres til PDF, kan nogle tags blive beskadiget eller genereret forkert under konverteringen. Derfor er det altid værd at køre et ekstra tjek på den endelige PDF-fil – uanset om det er med Adobe Acrobat (metode 3, nedenfor) eller med en automatisk scanning af hvert dokument på dit websted (metode 2, der kommer næste gang).

2. Automatisk kortlægning og kontrol af hvert dokument på dit websted med A2Z Accessibility-værktøjet

Manuel kontrol af et enkelt dokument i Word er en god start, men hvad gør du, når dit websted har snesevis eller hundredvis af PDF-filer – politikker, rapporter, formularer, præsentationer? Det er herA2Z tilgængelighedsværktøjkommer ind: du indtaster en enkelt websteds-URL, og systemet gennemgår hele sitemappet, finder hver PDF-fil og tjekker hver enkelt mod strukturtags, alt-tekst og læserækkefølge - alt sammen automatisk uden manuelt at downloade en enkelt fil.

1. Indtast dit websteds URL i feltet på vores hjemmeside.
2. Systemet gennemgår sitemap’et og finder alle offentlige PDF-filer.
3. Hvert dokument kontrolleres automatisk i forhold til strukturtags, alternativ tekst og læserækkefølge.
4. I slutningen får du en rapport med en tilgængelighedsscore for hvert dokument og en liste sorteret efter prioritet.

Et faktisk skærmbillede fra vores værktøj

3. Kontrol af tilgængelighedsmærker i Adobe Acrobat

Skærmlæsere "ser" ikke et dokument, som vi gør - de er afhængige af strukturtags, der er indbygget i PDF-filen: hvilken tekst er en overskrift, hvad den korrekte læserækkefølge er, og hvilken alternativ tekst beskriver hvert billede. Tags-panelet i Adobe Acrobat Pro viser alt dette som et hierarkisk træ, og det er den mest præcise måde at kontrollere selv, hvad en skærmlæser "ser" i dokumentet.

Når du har aktiveret panelet, skal du klikke på ikonet Tags på sideværktøjslinjen for at åbne dokumentets tag-træ:

1. Sørg for, at hvert meningsfuldt billede har et figurmærke med passende alt-tekst – og for rent dekorative billeder skal du markere dem som "Baggrund/Artefakt", så skærmlæseren springer over dem.
2. Sørg for, at overskrifter er tagget som H1, H2, H3 i henhold til deres hierarkiske struktur, ikke som almindelige afsnit (P) alene med fed stil.
3. Tjek, at rækkefølgen af ​​tags i træet matcher dokumentets logiske læserækkefølge - især i dokumenter med kolonner eller komplekse tabeller.
4. For en mere grundig kontrol kan du også køre Værktøjer ← Tilgængelighed ← Tilgængelighedstjek (fuldstændig kontrol) — et ekstra værktøj i Acrobat Pro, der scanner hele dokumentet og producerer en organiseret problemrapport.

Oversigt: hvornår skal hver metode bruges

De tre metoder supplerer hinanden i stedet for at konkurrere: Indtjekning i Word er mest effektivt, mens du stadig skriver, for at fange problemer tidligt og løse dem, før dokumentet overhovedet bliver til en PDF. Tags-panelet i Acrobat er det mest præcise værktøj til en grundig, manuel kvalitetskontrol af den endelige PDF-fil lige før udgivelse. Og når du har brug for at vide, hvad der sker på tværs af hele dit websted på én gang - snesevis eller hundredvis af dokumenter - er det automatiserede A2Z Accessibility-værktøj den hurtigste måde at kortlægge alt og få et klart billede med en prioriteret rækkefølge.