Ordnung im Chaos: Häufige Fehler bei der Überschriftenhierarchie in Word-Dokumenten

Viele Autoren verwenden Überschriften als Formatierungswerkzeug: Sie vergrößern den Text, machen ihn fett und haben das Gefühl, dass das „Überschrift genug“ ist. Das Problem besteht darin, dass ein Screenreader weder die Schriftgröße noch die Fettschrift erkennt – er erkennt eine Überschrift nur, wenn sie tatsächlich auf der richtigen Ebene als solche markiert ist. Wenn Ebenen übersprungen werden (z. B. von H1 direkt zu H3), bricht die hierarchische Struktur zusammen, die ein Screenreader dem Benutzer präsentiert, auch wenn optisch alles aufgeräumt aussieht.

Warum es bei Überschriftenebenen nicht nur um das Aussehen geht

Überschriften (H1, H2, H3 usw.) erstellen eine Navigationskarte des Dokuments. Viele Benutzer von Bildschirmleseprogrammen verwenden die Überschriftenliste, um ein langes Dokument schnell zu überfliegen – ähnlich wie ein sehender Leser einen Blick auf ein Inhaltsverzeichnis wirft. Wenn die Überschriften richtig getaggt sind, können sie direkt von „Einleitung“ zu „Zusammenfassung“ springen, ohne alles dazwischen durchzugehen. Wenn sie nicht mit Tags versehen sind oder als einfache Absätze mit Fettschrift markiert sind, verschwindet diese Option vollständig.

Der häufigste Fehler: Level überspringen

Die Regel: H1 ist der einzelne Haupttitel des Dokuments, H2-Überschriften sind die Hauptunterabschnitte, H3-Überschriften sind Unterabschnitte innerhalb eines Abschnitts usw. – ohne Ebenen vorwärts zu überspringen. Sie können zurückgehen (von H3 direkt zu H1, wenn Sie einen neuen Abschnitt beginnen), aber Sie sollten niemals von H1 direkt zu H3 springen, ohne über H2 zu gehen. Ein solches Überspringen hinterlässt ein „Loch“ in der hierarchischen Struktur, das Verwirrung stiftet – der Screenreader kündigt „Überschrift Ebene 3“ an, ohne dass es eine Überschrift der Ebene 2 gab, die erklärt, zu welchem ​​Abschnitt sie gehört.

So arbeiten Sie richtig mit Stilen in Word

Überschriften lassen sich in Word korrekt mit integrierten Stilen (Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3 auf der Registerkarte „Startseite“) erstellen – nicht mit manueller Textfettung und Schriftvergrößerung. Ein integrierter Stil exportiert automatisch in das passende PDF-Tag (H1, H2...) und ermöglicht es Ihnen außerdem, den Navigationsbereich von Word (Ansicht ▸ Navigationsbereich) zu verwenden, um die Überschriftenstruktur des gesamten Dokuments auf einen Blick zu sehen und Lücken vor dem Exportieren zu erkennen.

1. Öffnen Sie den Navigationsbereich (Ansicht ▸ Navigationsbereich) und wählen Sie die Registerkarte „Überschriften“.
2. Gehen Sie die Liste durch und stellen Sie sicher, dass die Level allmählich und ohne Sprünge ansteigen und fallen.
3. Wenn eine Überschrift auf der falschen Ebene angezeigt wird (z. B. manuell fett gedruckt, anstatt einen echten Stil zu verwenden), korrigieren Sie den darauf angewendeten Stil.
4. Erst wenn die Struktur sauber ist, exportieren Sie als PDF.

So prüfen Sie, bevor Sie in PDF exportieren

Nach dem Exportieren lohnt es sich, die Tag-Struktur in Acrobat zu öffnen und zu bestätigen, dass die Hierarchie wie geplant beibehalten wurde – manchmal geht bei einem unsachgemäßen Export (z. B. „Als PDF speichern“ anstelle eines richtigen „Exportierens“) ein Teil der hierarchischen Struktur verloren, selbst wenn sie in Word in Ordnung war. Die integrierte Barrierefreiheitsprüfung (Extras ▸ Barrierefreiheit ▸ Vollständiger Check) markiert auch übersprungene Ebenen automatisch.