De toegankelijkheid van documenten controleren: 3 praktische methoden

Een pdf die een schermlezer niet kan lezen, een formulier dat niet zonder muis kan worden ingevuld, of een financieel rapport waarin de tabellen in wartaal uiteenvallen: het zijn allemaal veelvoorkomende toegankelijkheidsproblemen, en het goede nieuws is dat je de meeste ervan zelf kunt ontdekken, zonder dure tools of diepgaande technische kennis. In deze handleiding bespreken we drie praktische methoden om de toegankelijkheid van documenten te controleren: een snelle controle in Word, het automatisch in kaart brengen van uw hele site met de A2Z Accessibility-tool en een diepgaande controle van structuurtags in Adobe Acrobat.

1. Toegankelijkheid controleren in Word

Als uw document nog in Word wordt bewerkt, is de ingebouwde tool Toegankelijkheid controleren de snelste manier om toegankelijkheidsproblemen op te sporen. Het controleert zaken als ontbrekende alternatieve tekst voor afbeeldingen, kleurcontrast, onjuiste kopstructuur en problematische leesvolgorde – voordat het document zelfs maar als pdf wordt geëxporteerd.

1. Open het document in Word.
2. Ga naar het tabblad Controleren in de bovenste werkbalk.
3. Klik aan het einde van het lint in de groep Toegankelijkheid op de knop Toegankelijkheid controleren.
4. Aan de rechterkant wordt een venster geopend met een lijst met fouten, waarschuwingen en tips, gesorteerd op ernst.
5. Klik op een item in de lijst om een nauwkeurige uitleg te zien en deze rechtstreeks in het document op te lossen.

Het is belangrijk om te onthouden: de controle in Word test het Word-document zelf. Wanneer het document naar PDF wordt geëxporteerd, kunnen sommige tags tijdens de conversie beschadigd raken of verkeerd worden gegenereerd. Daarom is het altijd de moeite waard om een ​​extra controle uit te voeren op het uiteindelijke PDF-bestand, hetzij met Adobe Acrobat (methode 3, hieronder) of met een geautomatiseerde scan van elk document op uw site (methode 2, hierna).

2. Geautomatiseerde mapping en controle van elk document op uw site, met de A2Z Accessibility-tool

Het handmatig controleren van één document in Word is een goed begin, maar wat doet u als uw site tientallen of honderden PDF-bestanden bevat: beleid, rapporten, formulieren, presentaties? Dat is waar deA2Z Toegankelijkheidstoolkomt binnen: u voert een enkele site-URL in en het systeem doorzoekt de volledige sitemap, lokaliseert elk PDF-bestand en controleert elk bestand op basis van structuurtags, alternatieve tekst en leesvolgorde - allemaal automatisch, zonder handmatig een enkel bestand te downloaden.

1. Voer de URL van uw site in het veld op onze startpagina in.
2. Het systeem doorzoekt de sitemap en lokaliseert elk openbaar PDF-bestand.
3. Elk document wordt automatisch gecontroleerd op structuurtags, alternatieve tekst en leesvolgorde.
4. Aan het eind krijg je een rapport met een toegankelijkheidsscore voor elk document en een lijst gesorteerd op prioriteit.

Een daadwerkelijke screenshot van onze tool

3. Toegankelijkheidstags controleren in Adobe Acrobat

Schermlezers "zien" een document niet zoals wij dat doen; ze vertrouwen op structuurtags die in het PDF-bestand zijn ingebakken: welke tekst een kop is, wat de juiste leesvolgorde is en welke alternatieve tekst elke afbeelding beschrijft. Het deelvenster Tags in Adobe Acrobat Pro geeft dit allemaal weer als een hiërarchische boom, en het is de meest nauwkeurige manier om zelf te controleren wat een schermlezer in het document "ziet".

Nadat u het paneel hebt ingeschakeld, klikt u op het pictogram Tags in de zijwerkbalk om de tagboom van het document te openen:

1. Zorg ervoor dat elke betekenisvolle afbeelding een Figure-tag heeft met geschikte alt-tekst - en voor puur decoratieve afbeeldingen markeert u ze als "Achtergrond/Artefact", zodat de schermlezer ze overslaat.
2. Zorg ervoor dat koppen zijn getagd als H1, H2, H3 op basis van hun hiërarchische structuur, en niet als gewone alinea's (P) met alleen vetgedrukte opmaak.
3. Controleer of de volgorde van de tags in de boomstructuur overeenkomt met de logische leesvolgorde van het document, vooral in documenten met kolommen of complexe tabellen.
4. Voor een grondigere controle kunt u ook Extra ← Toegankelijkheid ← Toegankelijkheidscontrole (volledige controle) uitvoeren: een extra tool in Acrobat Pro die het hele document scant en een georganiseerd problemenrapport produceert.

Samenvatting: wanneer elke methode gebruiken

De drie methoden vullen elkaar aan in plaats van elkaar te beconcurreren: het inchecken in Word is het meest effectief terwijl u nog aan het schrijven bent, om problemen vroegtijdig op te sporen en op te lossen voordat het document zelfs maar een PDF wordt. Het deelvenster Tags in Acrobat is het meest nauwkeurige hulpmiddel voor een grondige, handmatige kwaliteitscontrole van het uiteindelijke PDF-bestand, vlak vóór publicatie. En als u in één keer wilt weten wat er op uw hele site gebeurt (tientallen of honderden documenten), is de geautomatiseerde A2Z Accessibility-tool de snelste manier om alles in kaart te brengen en een duidelijk beeld te krijgen met een prioriteitsvolgorde.