Kako preveriti dostopnost dokumenta: 3 praktične metode

PDF, ki ga bralnik zaslona ne more prebrati, obrazec, ki ga ni mogoče izpolniti brez miške, ali finančno poročilo, kjer se tabele sesedejo v bedarije – vse to so običajne težave z dostopnostjo in dobra novica je, da jih lahko večino opazite sami, brez dragih orodij ali globokega tehničnega znanja. V tem priročniku bomo obravnavali tri praktične metode za preverjanje dostopnosti dokumentov: hitro preverjanje v Wordu, samodejno preslikavo vašega celotnega mesta z orodjem za dostopnost A2Z in poglobljeno preverjanje strukturnih oznak v programu Adobe Acrobat.

1. Preverjanje dostopnosti v Wordu

Če vaš dokument še vedno urejate v Wordu, je najhitrejši način za odkrivanje težav z dostopnostjo vgrajeno orodje za preverjanje dostopnosti. Preveri stvari, kot so manjkajoče nadomestno besedilo za slike, barvni kontrast, nepravilna struktura naslova in problematičen vrstni red branja – preden je dokument sploh izvožen kot PDF.

1. Odprite dokument v Wordu.
2. Pojdite na zavihek Pregled v zgornji orodni vrstici.
3. Na koncu traku v skupini Dostopnost kliknite gumb Preveri dostopnost.
4. Na desni strani se odpre podokno s seznamom napak, opozoril in nasvetov, razvrščenih po resnosti.
5. Kliknite kateri koli element na seznamu, da si ogledate natančno razlago in jo popravite neposredno v dokumentu.

Pomembno si je zapomniti: preverjanje v Wordu preizkusi sam Wordov dokument. Ko je dokument izvožen v PDF, se lahko nekatere oznake med pretvorbo poškodujejo ali nepravilno ustvarijo. Zato je vedno vredno zagnati dodatno preverjanje končne datoteke PDF – bodisi z Adobe Acrobatom (3. način, spodaj) ali s samodejnim skeniranjem vsakega dokumenta na vašem spletnem mestu (2. način, ki sledi).

2. Avtomatizirano preslikavo in preverjanje vsakega dokumenta na vašem spletnem mestu z orodjem za dostopnost A2Z

Ročno preverjanje enega samega dokumenta v Wordu je dober začetek, toda kaj storiti, ko ima vaše spletno mesto na desetine ali stotine datotek PDF – politike, poročila, obrazci, predstavitve? Tam jeOrodje za dostopnost A2ZPride: vnesete URL enega samega spletnega mesta in sistem preišče celoten zemljevid spletnega mesta, poišče vsako datoteko PDF in vsako preveri glede na strukturne oznake, nadomestno besedilo in vrstni red branja – vse samodejno, brez ročnega prenosa posamezne datoteke.

1. Vnesite URL svojega spletnega mesta v polje na naši domači strani.
2. Sistem preišče zemljevid spletnega mesta in najde vsako javno datoteko PDF.
3. Vsak dokument se samodejno preveri glede na strukturne oznake, nadomestno besedilo in vrstni red branja.
4. Na koncu dobite poročilo z oceno dostopnosti za vsak dokument in seznam, razvrščen po prioriteti.

Dejanski posnetek zaslona iz našega orodja

3. Preverjanje oznak dostopnosti v programu Adobe Acrobat

Bralniki zaslona ne "vidijo" dokumenta tako kot mi - zanašajo se na strukturne oznake, vpete v datoteko PDF: katero besedilo je naslov, kakšen je pravilen vrstni red branja in kakšno nadomestno besedilo opisuje vsako sliko. Plošča Oznake v programu Adobe Acrobat Pro prikazuje vse to kot hierarhično drevo in je najbolj natančen način, da sami preverite, kaj bralnik zaslona »vidi« v dokumentu.

Ko omogočite ploščo, kliknite ikono Oznake v stranski orodni vrstici, da odprete drevo oznak dokumenta:

1. Prepričajte se, da ima vsaka pomembna slika oznako Figure z ustreznim nadomestnim besedilom — čisto okrasne slike pa jih označite kot »Ozadje/Artefakt«, da jih bralnik zaslona preskoči.
2. Poskrbite, da bodo naslovi označeni kot H1, H2, H3 v skladu z njihovo hierarhično strukturo, ne pa kot običajni odstavki (P) samo s krepkim slogom.
3. Preverite, ali se vrstni red oznak v drevesu ujema z logičnim vrstnim redom branja dokumenta — zlasti v dokumentih s stolpci ali kompleksnimi tabelami.
4. Za temeljitejše preverjanje lahko zaženete tudi Orodja ← Dostopnost ← Preverjanje dostopnosti (popolno preverjanje) — dodatno orodje v programu Acrobat Pro, ki skenira celoten dokument in ustvari organizirano poročilo o težavah.

Povzetek: kdaj uporabiti posamezno metodo

Tri metode se med seboj dopolnjujejo in ne tekmujejo: preverjanje v Wordu je najučinkovitejše, ko še pišete, saj zgodaj odkrijete težave in jih odpravite, še preden dokument postane PDF. Plošča Oznake v programu Acrobat je najbolj natančno orodje za temeljito ročno preverjanje kakovosti končne datoteke PDF tik pred objavo. In ko morate vedeti, kaj se dogaja na vašem celotnem spletnem mestu hkrati – na desetine ali stotine dokumentov – je avtomatizirano orodje za dostopnost A2Z najhitrejši način za preslikavo vsega in pridobitev jasne slike s prednostnim vrstnim redom.