Ako skontrolovať dostupnosť dokumentov: 3 praktické metódy

Súbor PDF, ktorý čítačka obrazovky nedokáže prečítať, formulár, ktorý sa nedá vyplniť bez myši, alebo finančná správa, v ktorej sa tabuľky zrútia do nezmyslov – to všetko sú bežné problémy s prístupnosťou a dobrou správou je, že väčšinu z nich nájdete aj sami, bez drahých nástrojov alebo hlbokých technických znalostí. V tejto príručke sa budeme venovať trom praktickým metódam kontroly dostupnosti dokumentov: rýchlej kontrole vo Worde, automatizovanému mapovaniu celej vašej lokality pomocou nástroja A2Z Accessibility a hĺbkovej kontrole značiek štruktúry v aplikácii Adobe Acrobat.

1. Kontrola dostupnosti vo Worde

Ak sa váš dokument stále upravuje vo Worde, najrýchlejším spôsobom, ako vyriešiť problémy s prístupnosťou, je vstavaný nástroj Kontrola dostupnosti. Kontroluje veci ako chýbajúci alternatívny text na obrázkoch, farebný kontrast, nesprávnu štruktúru nadpisov a problematické poradie čítania – ešte predtým, než sa dokument exportuje ako PDF.

1. Otvorte dokument vo Worde.
2. Prejdite na kartu Recenzia na hornom paneli s nástrojmi.
3. Na konci pásu kariet kliknite v skupine Prístupnosť na tlačidlo Skontrolovať dostupnosť.
4. Na pravej strane sa otvorí tabla a zobrazí sa zoznam chýb, varovaní a tipov – zoradených podľa závažnosti.
5. Kliknutím na ľubovoľnú položku v zozname zobrazíte presné vysvetlenie a opravíte ju priamo v dokumente.

Je dôležité si zapamätať: kontrola v programe Word testuje samotný dokument programu Word . Keď sa dokument exportuje do PDF, niektoré tagy sa môžu počas prevodu poškodiť alebo sa môžu nesprávne vygenerovať. Preto sa vždy oplatí vykonať dodatočnú kontrolu konečného súboru PDF – či už pomocou programu Adobe Acrobat (metóda 3, nižšie) alebo pomocou automatizovaného skenovania každého dokumentu na vašom webe (spôsob 2, ktorý bude nasledovať).

2. Automatizované mapovanie a kontrola každého dokumentu na vašom webe pomocou nástroja A2Z Accessibility

Manuálna kontrola jedného dokumentu vo Worde je dobrý začiatok, ale čo robiť, keď má vaša stránka desiatky alebo stovky súborov PDF – zásady, správy, formuláre, prezentácie? To je miestoNástroj dostupnosti A2Zvstúpi: zadáte jedinú adresu URL stránky a systém prehľadá celú mapu stránok, nájde každý súbor PDF a skontroluje každý z nich podľa značiek štruktúry, alternatívneho textu a poradia čítania – všetko automaticky, bez manuálneho sťahovania jediného súboru.

1. Zadajte adresu URL vašej stránky do poľa na našej domovskej stránke.
2. Systém prehľadá mapu lokality a nájde každý verejný súbor PDF.
3. Každý dokument sa automaticky kontroluje podľa značiek štruktúry, alternatívneho textu a poradia čítania.
4. Na konci získate správu so skóre prístupnosti pre každý dokument a zoznam zoradený podľa priority.

Skutočná snímka obrazovky z nášho nástroja

3. Kontrola značiek prístupnosti v aplikácii Adobe Acrobat

Snímače obrazovky „nevidia“ dokument tak, ako my – spoliehajú sa na značky štruktúry zapracované do súboru PDF: ktorý text je nadpis, aké je správne poradie čítania a aký alternatívny text popisuje jednotlivé obrázky. Panel Tagy v aplikácii Adobe Acrobat Pro zobrazuje toto všetko ako hierarchický strom a je to najpresnejší spôsob, ako si sami skontrolovať, čo čítačka obrazovky v dokumente „vidí“.

Po aktivácii panela kliknite na ikonu Tagy na bočnom paneli nástrojov, čím otvoríte strom tagov dokumentu:

1. Uistite sa, že každý zmysluplný obrázok má značku Obrázok s vhodným alternatívnym textom – a pre čisto dekoratívne obrázky ich označte ako „Pozadie/Artefakt“, aby ich čítačka obrazovky preskočila.
2. Uistite sa, že nadpisy sú označené ako H1, H2, H3 podľa ich hierarchickej štruktúry, nie ako bežné odseky (P) len s tučným štýlom.
3. Skontrolujte, či sa poradie značiek v strome zhoduje s logickým poradím čítania dokumentu – najmä v dokumentoch so stĺpcami alebo zložitými tabuľkami.
4. Pre dôkladnejšiu kontrolu môžete spustiť aj Nástroje ← Zjednodušenie ovládania ← Kontrola zjednodušenia ovládania (Úplná kontrola) – ďalší nástroj v aplikácii Acrobat Pro, ktorý naskenuje celý dokument a vytvorí organizovanú správu o problémoch.

Zhrnutie: kedy použiť jednotlivé metódy

Tieto tri metódy sa skôr dopĺňajú, než by si konkurovali: kontrola vo Worde je najefektívnejšia, keď ešte píšete, aby ste včas zachytili problémy a opravili ich ešte predtým, ako sa z dokumentu stane PDF. Panel Tagy v aplikácii Acrobat je najpresnejší nástroj na dôkladnú, manuálnu kontrolu kvality konečného súboru PDF tesne pred publikovaním. A keď potrebujete vedieť, čo sa deje na celej vašej lokalite naraz – desiatky alebo stovky dokumentov – automatizovaný nástroj A2Z Accessibility je najrýchlejší spôsob, ako všetko zmapovať a získať jasný obraz s prioritným poradím.