Jak sprawdzić dostępność dokumentu: 3 praktyczne metody

Plik PDF, którego nie można odczytać za pomocą czytnika ekranu, formularz, którego nie można wypełnić bez myszy lub raport finansowy, w którym tabele zamieniają się w bełkot — to typowe problemy z dostępnością, a dobrą wiadomością jest to, że większość z nich możesz wykryć samodzielnie, bez drogich narzędzi i głębokiej wiedzy technicznej. W tym przewodniku omówimy trzy praktyczne metody sprawdzania dostępności dokumentów: szybkie sprawdzenie w programie Word, automatyczne mapowanie całej witryny za pomocą narzędzia A2Z Accessibility oraz dogłębne sprawdzenie znaczników struktury w programie Adobe Acrobat.

1. Sprawdzanie dostępności w programie Word

Jeśli Twój dokument jest nadal edytowany w programie Word, najszybszym sposobem na wykrycie problemów z dostępnością jest wbudowane narzędzie Sprawdź dostępność. Sprawdza takie elementy, jak brak tekstu alternatywnego dla obrazów, kontrast kolorów, nieprawidłowa struktura nagłówków i problematyczna kolejność czytania – jeszcze zanim dokument zostanie wyeksportowany jako plik PDF.

1. Otwórz dokument w programie Word.
2. Przejdź do zakładki Recenzja na górnym pasku narzędzi.
3. Na końcu wstążki, w grupie Dostępność kliknij przycisk Sprawdź dostępność.
4. Po prawej stronie otworzy się okienko zawierające listę błędów, ostrzeżeń i wskazówek — posortowanych według ważności.
5. Kliknij dowolną pozycję na liście, aby zobaczyć dokładne wyjaśnienie i poprawić ją bezpośrednio w dokumencie.

Ważne, aby pamiętać: sprawdzenie w programie Word testuje sam dokument programu Word. Kiedy dokument jest eksportowany do formatu PDF, niektóre znaczniki mogą zostać uszkodzone lub nieprawidłowo wygenerowane podczas konwersji. Dlatego zawsze warto dodatkowo sprawdzić końcowy plik PDF — czy to za pomocą programu Adobe Acrobat (metoda 3, poniżej), czy też poprzez automatyczne skanowanie każdego dokumentu w witrynie (metoda 2, wkrótce).

2. Zautomatyzowane mapowanie i sprawdzanie każdego dokumentu w Twojej witrynie za pomocą narzędzia A2Z Accessibility

Ręczne sprawdzenie pojedynczego dokumentu w programie Word to dobry początek, ale co zrobić, gdy w Twojej witrynie znajdują się dziesiątki lub setki plików PDF — zasady, raporty, formularze, prezentacje? To właśnie tamNarzędzie ułatwień dostępu A2Zpojawia się: wprowadzasz adres URL pojedynczej witryny, a system przeszukuje całą mapę witryny, lokalizuje każdy plik PDF i sprawdza każdy z nich pod kątem znaczników struktury, tekstu alternatywnego i kolejności czytania — wszystko automatycznie, bez ręcznego pobierania pojedynczego pliku.

1. Wpisz adres URL swojej witryny w polu na naszej stronie głównej.
2. System przeszukuje mapę witryny i lokalizuje każdy publiczny plik PDF.
3. Każdy dokument jest automatycznie sprawdzany pod kątem znaczników struktury, tekstu alternatywnego i kolejności czytania.
4. Na koniec otrzymasz raport z oceną dostępności dla każdego dokumentu oraz listę posortowaną według priorytetów.

Rzeczywisty zrzut ekranu z naszego narzędzia

3. Sprawdzanie znaczników dostępności w programie Adobe Acrobat

Czytniki ekranu nie „widzą” dokumentu tak jak my — polegają na znacznikach struktury wbudowanych w plik PDF: który tekst jest nagłówkiem, jaka jest prawidłowa kolejność czytania i jaki tekst alternatywny opisuje każdy obraz. Panel Tagi w programie Adobe Acrobat Pro wyświetla to wszystko w formie hierarchicznego drzewa i jest to najdokładniejszy sposób na sprawdzenie, co „widzi” czytnik ekranu w dokumencie.

Po włączeniu panelu kliknij ikonę Tagi na bocznym pasku narzędzi, aby otworzyć drzewo tagów dokumentu:

1. Upewnij się, że każdy znaczący obraz ma znacznik Rysunek z odpowiednim tekstem alternatywnym — a w przypadku obrazów czysto dekoracyjnych oznacz je jako „Tło/Artefakt”, aby czytnik ekranu je pominął.
2. Upewnij się, że nagłówki są oznaczone jako H1, H2, H3 zgodnie z ich hierarchiczną strukturą, a nie jako zwykłe akapity (P) z samą pogrubioną stylizacją.
3. Sprawdź, czy kolejność znaczników w drzewie odpowiada logicznej kolejności czytania dokumentu — szczególnie w dokumentach zawierających kolumny lub złożone tabele.
4. W celu dokładniejszego sprawdzenia możesz także uruchomić Narzędzia ← Dostępność ← Kontrola dostępności (pełna kontrola) — dodatkowe narzędzie w programie Acrobat Pro, które skanuje cały dokument i generuje zorganizowany raport o problemach.

Podsumowanie: kiedy stosować każdą metodę

Te trzy metody raczej się uzupełniają niż konkurują: sprawdzanie w programie Word jest najskuteczniejsze, gdy jeszcze piszesz, aby wcześnie wykryć problemy i rozwiązać je, zanim dokument stanie się plikiem PDF. Panel Tagi w programie Acrobat to najprecyzyjniejsze narzędzie umożliwiające dokładną, ręczną kontrolę jakości końcowego pliku PDF tuż przed publikacją. A kiedy chcesz wiedzieć, co dzieje się jednocześnie w całej witrynie — dziesiątkach lub setkach dokumentów — zautomatyzowane narzędzie ułatwień dostępu A2Z to najszybszy sposób na zmapowanie wszystkiego i uzyskanie jasnego obrazu z uporządkowaniem według priorytetów.