Hur man kontrollerar dokumenttillgänglighet: 3 praktiska metoder

En PDF som en skärmläsare inte kan läsa, ett formulär som inte kan fyllas i utan en mus, eller en finansiell rapport där tabellerna kollapsar till skratt – dessa är alla vanliga tillgänglighetsproblem, och den goda nyheten är att du kan upptäcka de flesta av dem själv, utan dyra verktyg eller djup teknisk kunskap. I den här guiden kommer vi att täcka tre praktiska metoder för att kontrollera dokumenttillgänglighet: en snabb kontroll i Word, automatiserad kartläggning av hela din webbplats med verktyget A2Z Accessibility och en djupgående kontroll av strukturtaggar i Adobe Acrobat.

1. Kontrollera tillgängligheten i Word

Om ditt dokument fortfarande redigeras i Word är det snabbaste sättet att fånga tillgänglighetsproblem det inbyggda verktyget Kontrollera tillgänglighet. Den kontrollerar saker som saknad alt-text för bilder, färgkontrast, felaktig rubrikstruktur och problematisk läsordning - innan dokumentet ens exporteras som PDF.

1. Öppna dokumentet i Word.
2. Gå till fliken Granska i det övre verktygsfältet.
3. I slutet av menyfliksområdet, i gruppen Tillgänglighet, klicka på knappen Kontrollera tillgänglighet.
4. En ruta öppnas till höger och visar en lista med fel, varningar och tips – sorterade efter svårighetsgrad.
5. Klicka på valfritt objekt i listan för att se en exakt förklaring och fixa det direkt i dokumentet.

Det är viktigt att komma ihåg: incheckningen i Word testar själva Word-dokumentet. När dokumentet exporteras till PDF kan vissa taggar skadas eller genereras felaktigt under konverteringen. Det är därför det alltid är värt att köra en extra kontroll av den slutliga PDF-filen — oavsett om det är med Adobe Acrobat (metod 3, nedan) eller med en automatisk skanning av varje dokument på din webbplats (metod 2, kommer nästa).

2. Automatiserad kartläggning och kontroll av varje dokument på din webbplats, med A2Z Accessibility-verktyget

Att kontrollera ett enstaka dokument manuellt i Word är en bra början, men vad gör du när din webbplats har dussintals eller hundratals PDF-filer – policyer, rapporter, formulär, presentationer? Det är därA2Z tillgänglighetsverktygkommer in: du anger en enda webbadress och systemet genomsöker hela webbplatskartan, lokaliserar varje PDF-fil och kontrollerar var och en mot strukturtaggar, alt-text och läsordning – allt automatiskt, utan att manuellt ladda ner en enda fil.

1. Ange webbadressen till din webbplats i fältet på vår hemsida.
2. Systemet genomsöker webbplatskartan och lokaliserar alla offentliga PDF-filer.
3. Varje dokument kontrolleras automatiskt mot strukturtaggar, alternativ text och läsordning.
4. I slutet får du en rapport med ett tillgänglighetspoäng för varje dokument och en lista sorterad efter prioritet.

En verklig skärmdump från vårt verktyg

3. Kontrollera tillgänglighetstaggar i Adobe Acrobat

Skärmläsare "ser" inte ett dokument som vi gör – de förlitar sig på strukturtaggar inbakade i PDF-filen: vilken text är en rubrik, vad är den korrekta läsordningen och vilken alternativ text som beskriver varje bild. Taggar-panelen i Adobe Acrobat Pro visar allt detta som ett hierarkiskt träd, och det är det mest exakta sättet att själv kontrollera vad en skärmläsare "ser" i dokumentet.

När du har aktiverat panelen klickar du på ikonen Taggar i sidoverktygsfältet för att öppna dokumentets taggträd:

1. Se till att varje meningsfull bild har en figurtagg med lämplig alt-text — och för rent dekorativa bilder, markera dem som "Bakgrund/Artefakt" så att skärmläsaren hoppar över dem.
2. Se till att rubriker är taggade som H1, H2, H3 enligt deras hierarkiska struktur, inte som vanliga stycken (P) med enbart fet stil.
3. Kontrollera att ordningen på taggarna i trädet matchar dokumentets logiska läsordning – särskilt i dokument med kolumner eller komplexa tabeller.
4. För en mer grundlig kontroll kan du också köra Verktyg ← Tillgänglighet ← Tillgänglighetskontroll (fullständig kontroll) — ett extra verktyg i Acrobat Pro som skannar hela dokumentet och producerar en organiserad problemrapport.

Sammanfattning: när varje metod ska användas

De tre metoderna kompletterar varandra snarare än konkurrerar: att checka in Word är mest effektivt medan du fortfarande skriver, för att fånga problem tidigt och åtgärda dem innan dokumentet ens blir en PDF. Taggarpanelen i Acrobat är det mest exakta verktyget för en grundlig, manuell kvalitetskontroll av den slutliga PDF-filen, precis innan publicering. Och när du behöver veta vad som händer på hela din webbplats samtidigt – dussintals eller hundratals dokument – ​​är det automatiska A2Z Accessibility-verktyget det snabbaste sättet att kartlägga allt och få en tydlig bild med en prioritetsordning.