A dokumentumok hozzáférhetőségének ellenőrzése: 3 gyakorlati módszer

PDF, amelyet a képernyőolvasó nem tud elolvasni, egy űrlap, amelyet nem lehet kitölteni egér nélkül, vagy egy pénzügyi jelentés, ahol a táblázatok halandzsává omlanak – ezek mind gyakori akadálymentesítési problémák, és a jó hír az, hogy legtöbbjüket saját maga is észreveszi, drága eszközök és mély műszaki ismeretek nélkül. Ebben az útmutatóban három gyakorlati módszert ismertetünk a dokumentumok hozzáférhetőségének ellenőrzésére: egy gyors ellenőrzés a Wordben, a teljes webhely automatikus leképezése az A2Z akadálymentesítési eszközzel, valamint a szerkezeti címkék alapos ellenőrzése az Adobe Acrobat programban.

1. A kisegítő lehetőségek ellenőrzése a Wordben

Ha a dokumentum szerkesztése még folyamatban van a Wordben, a kisegítő lehetőségek problémáinak leggyorsabb módja a beépített Kisegítő lehetőségek ellenőrzése eszköz. Ellenőrzi például a hiányzó alternatív szöveget a képekhez, a színkontrasztot, a helytelen címsorszerkezetet és a problémás olvasási sorrendet – még mielőtt a dokumentumot PDF-ként exportálnák.

1. Nyissa meg a dokumentumot Wordben.
2. Lépjen az Ellenőrzés fülre a felső eszköztáron.
3. A szalag végén, a Kisegítő lehetőségek csoportban kattintson a Kisegítő lehetőségek ellenőrzése gombra.
4. A jobb oldalon megnyílik egy ablaktábla, amelyben megjelenik a hibák, figyelmeztetések és tippek listája – súlyosság szerint rendezve.
5. Kattintson a lista bármely elemére a pontos magyarázat megtekintéséhez, és közvetlenül a dokumentumban javítsa ki.

Fontos emlékezni: a Word-ben végzett ellenőrzés magát a Word dokumentumot teszteli . Amikor a dokumentumot PDF formátumba exportálja, egyes címkék megsérülhetnek vagy hibásan generálhatók a konvertálás során. Éppen ezért mindig érdemes további ellenőrzést lefuttatni a végső PDF-fájlon – akár Adobe Acrobat programmal (3. módszer, lent), akár a webhelyén található összes dokumentum automatikus szkennelésével (2. módszer, a következő lépésben).

2. A webhelyén található összes dokumentum automatikus feltérképezése és ellenőrzése az A2Z akadálymentesítési eszközzel

Egyetlen dokumentum kézi ellenőrzése a Wordben jó kezdet, de mit tegyünk, ha webhelyén több tucat vagy több száz PDF-fájl található – irányelvek, jelentések, űrlapok, prezentációk? Ott van aA2Z kisegítő eszközbejön: Ön egyetlen webhely URL-jét ad meg, és a rendszer feltérképezi a teljes webhelytérképet, megkeres minden PDF-fájlt, és mindegyik ellenőrzi a szerkezeti címkéket, az alternatív szöveget és az olvasási sorrendet – mindezt automatikusan, egyetlen fájl manuális letöltése nélkül.

1. Adja meg webhelye URL-jét a kezdőlapunk mezőjében.
2. A rendszer feltérképezi az oldaltérképet, és megkeres minden nyilvános PDF-fájlt.
3. Minden dokumentum automatikusan ellenőrzi a szerkezeti címkéket, az alternatív szöveget és az olvasási sorrendet.
4. A végén egy jelentést kap minden egyes dokumentumhoz elérhetőségi pontszámmal, valamint egy prioritás szerint rendezett listával.

Eszközünk tényleges képernyőképe

3. A kisegítő lehetőségek címkéinek ellenőrzése az Adobe Acrobatban

A képernyőolvasók nem úgy „látnak” egy dokumentumot, ahogy mi – a PDF-fájlba épített szerkezeti címkékre támaszkodnak: melyik szöveg a címsor, mi a helyes olvasási sorrend, és milyen alternatív szöveg írja le az egyes képeket. Az Adobe Acrobat Pro Címkék panelje mindezt hierarchikus faként jeleníti meg, és ezzel a legpontosabban ellenőrizheti, mit "lát" a képernyőolvasó a dokumentumban.

A panel engedélyezése után kattintson a Címkék ikonra az oldalsó eszköztáron a dokumentum címkefájának megnyitásához:

1. Győződjön meg arról, hogy minden értelmes képhez tartozik egy ábracímke megfelelő alternatív szöveggel – a tisztán dekoratív képek esetében pedig jelölje meg "Háttér/Artifact"ként, hogy a képernyőolvasó átugorja őket.
2. Győződjön meg arról, hogy a címsorok a hierarchikus szerkezetüknek megfelelően H1, H2, H3 címkékkel vannak ellátva, nem pedig normál bekezdésként (P), csak félkövér stílussal.
3. Ellenőrizze, hogy a címkék sorrendje a fában megegyezik-e a dokumentum logikai olvasási sorrendjével – különösen az oszlopokat vagy összetett táblázatokat tartalmazó dokumentumokban.
4. Az alaposabb ellenőrzéshez futtassa az Eszközök ← Kisegítő lehetőségek ← Kisegítő lehetőségek ellenőrzése (teljes ellenőrzés) alkalmazást is – az Acrobat Pro kiegészítő eszköze, amely beolvassa a teljes dokumentumot, és rendszerezett problémajelentést készít.

Összefoglalás: mikor kell használni az egyes módszereket

A három módszer inkább kiegészíti egymást, semmint versengenek egymással: a Word-ben való ellenőrzés a leghatékonyabb még írás közben, hogy korán felismerje a problémákat, és még azelőtt kijavítsa azokat, mielőtt a dokumentum PDF formátumúvá válna. Az Acrobat Címkék panelje a legpontosabb eszköz a végleges PDF-fájl alapos, kézi minőségbiztosítási ellenőrzéséhez, közvetlenül a közzététel előtt. Ha pedig tudnia kell, hogy mi történik a teljes webhelyén egyszerre – több tucat vagy több száz dokumentum –, az automatizált A2Z akadálymentesítési eszköz a leggyorsabb módja annak, hogy mindent feltérképezzen, és tiszta képet kapjon prioritási sorrendben.