Den mest effektive måde at gøre dokumenter tilgængelige på er ikke at rette hvert dokument et ad gangen – det er at sikre, at nye dokumenter er født tilgængelige fra starten. Værktøjet til det er en korrekt konfigureret Word-skabelon, hvorfra alle medarbejdere i organisationen opretter deres dokumenter. Denne artikel forklarer, hvordan man bygger en.
Kort sagt – hvad denne artikel dækker
Hvorfor en skabelon er mere værd end tusind rettelser
Når en medarbejder åbner et nyt Word-dokument og manuelt vælger en skrifttype og overskriftsstørrelse ved hjælp af fed og fremhævelse, skaber de en overskrift, der ligner en overskrift - men strukturelt er det kun fed tekst. En skærmlæser "ved" ikke, at det er en overskrift, og vil ikke lade brugeren navigere til den. Løsningen: en skabelon, hvor hver overskriftsstil allerede er foruddefineret og korrekt tagget — så medarbejderen blot vælger "Overskrift 2" fra menuen, og den tilgængelige struktur oprettes automatisk, uden at de overhovedet skal tænke på tilgængelighed.
Opbyg tilgængelige overskriftsstile
- Åbn typografiruden (på båndet Hjem, eller Ctrl+Alt+Shift+S) og gennemgå stilerne "Overskrift 1" til "Overskrift 4".
- Sørg for et konsistent hierarki: Overskrift 1 større end Overskrift 2, som er større end Overskrift 3, og så videre - og sørg for, at hvert niveau faktisk bruges, ikke kun defineret i teorien.
- Indstil korrekt kontrast på forhånd: Vælg tekst- og overskriftsfarver, der møder mindst 4,5:1 mod baggrunden, så hvert dokument, der er oprettet fra skabelonen, automatisk "arver" den rigtige kontrast.
- Gem filen som en skabelon (.dotx): så hver medarbejder, der åbner et nyt dokument, starter fra den definerede skabelon, ikke en tom side.
Andre elementer, der er værd at bygge ind i skabelonen
Ud over overskrifter er det værd at bygge ind i selve skabelonen: en foruddefineret tabelstil med en automatisk tagget overskriftsrække; en nummereret liste og punkttegn (så ingen "tegner" en liste med manuelle bindestreger); en standardindstilling for dokumentsprog; og et forsidelayout med et dedikeret felt til en kort dokumentbeskrivelse, hvorfra en metadatabeskrivelse nemt kan udledes ved eksport til PDF.
💡 Praktisk tip
Tilføj også en kort "før du sender"-note i bunden af skabelonen - en påmindelse om at skrive alt-tekst til billeder og kontrollere, at der ikke er ekstra mellemrum eller tomme linjer, der bruges til at skabe mellemrum. En lille påmindelse inde i selve skabelonen ses langt oftere end en guideline i en separat fil, som folk glemmer at åbne.
Sådan rulles det ud i hele organisationen
En god skabelon, som ingen bruger, er ikke meget værd. Det er vigtigt at gøre det til den faktiske standard: Erstat organisationens Normal.dotm-fil, distribuer skabelonen gennem en delt netværksmappe eller intern portal, og giv en kort kvarters træningssession til kerneindholdsteamene. Denne engangsinvestering sparer hundredvis af timers rettelser hen ad vejen og sikrer, at hvert nyt dokument lever op til standarden fra det allerførste øjeblik.
Har du allerede gamle dokumenter, der blev oprettet, før du havde en tilgængelig skabelon?
Vores værktøj scanner alle eksisterende PDF-filer på dit websted og viser præcis, hvilke der har brug for opmærksomhed - så du ved, hvor du skal starte.
Scan dit websted gratis ←Efter scanningen kan du også gøre de dokumenter, der blev identificeret, tilgængelige direkte og gratis viaAccessiDoc.