De meest effectieve manier om documenten toegankelijk te maken is niet door elk document één voor één te repareren, maar door ervoor te zorgen dat nieuwe documenten vanaf het begin toegankelijk zijn. Het hulpmiddel daarvoor is een correct geconfigureerd Word-sjabloon, waaruit iedere medewerker in de organisatie zijn documenten maakt. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u er een kunt bouwen.
In het kort: wat dit artikel behandelt
Waarom één sjabloon meer waard is dan duizend reparaties
Wanneer een medewerker een nieuw Word-document opent en handmatig een lettertype en kopgrootte kiest door middel van vetgedrukte tekst en markering, wordt er een kop gemaakt die op een kop lijkt, maar structureel alleen maar vetgedrukte tekst is. Een schermlezer 'weet' niet dat het een kop is en laat de gebruiker er niet naartoe navigeren. De oplossing: een sjabloon waarin elke kopstijl al vooraf is gedefinieerd en correct is getagd. De medewerker selecteert eenvoudigweg 'Kop 2' in het menu en de toegankelijke structuur wordt automatisch gemaakt, zonder dat hij of zij hoeft na te denken over toegankelijkheid.
Toegankelijke kopstijlen bouwen
- Open het deelvenster Stijlen (op het Home-lint, of Ctrl+Alt+Shift+S) en bekijk de stijlen "Kop 1" tot en met "Kop 4".
- Zorg voor een consistente hiërarchie: Kop 1 groter dan Kop 2, die groter is dan Kop 3, enzovoort – en zorg ervoor dat elk niveau daadwerkelijk wordt gebruikt, en niet alleen maar in theorie is gedefinieerd.
- Stel vooraf het juiste contrast in: kies tekst- en kopkleuren die ten minste 4,5:1 overeenkomen met de achtergrond, zodat elk document dat op basis van de sjabloon wordt gemaakt automatisch het juiste contrast "erft".
- Sla het bestand op als sjabloon (.dotx): zodat elke medewerker die een nieuw document opent, vertrekt vanaf het gedefinieerde sjabloon en niet vanaf een blanco pagina.
Andere elementen die de moeite waard zijn om in de sjabloon in te bouwen
Naast de koppen is het de moeite waard om in de sjabloon zelf in te bouwen: een vooraf gedefinieerde tabelstijl met een automatisch getagde koprij; een genummerde lijst en opsommingstekens (zodat niemand een lijst "tekent" met handmatige streepjes); een standaard documenttaalinstelling; en een omslagpagina-indeling met een speciaal veld voor een korte documentbeschrijving, waaruit eenvoudig een metadatabeschrijving kan worden afgeleid bij het exporteren naar PDF.
💡 Praktische tip
Voeg ook een korte 'voordat je verzendt'-notitie toe aan de onderkant van de sjabloon - een herinnering om alternatieve tekst voor afbeeldingen te schrijven en controleer of er geen extra spaties of lege regels worden gebruikt om spatiëring te creëren. Een kleine herinnering in de sjabloon zelf wordt veel vaker gezien dan een richtlijn in een apart bestand dat mensen vergeten te openen.
Hoe u dit in de hele organisatie kunt uitrollen
Een goed sjabloon dat niemand gebruikt, is niet veel waard. Het is belangrijk om dit tot de daadwerkelijke standaard te maken: vervang het Normal.dotm-bestand van de organisatie, distribueer de sjabloon via een gedeelde netwerkmap of interne portal, en geef een korte trainingssessie van een kwartier aan de kerninhoudsteams. Deze eenmalige investering bespaart later honderden uren aan reparaties en zorgt ervoor dat elk nieuw document vanaf het eerste moment aan de norm voldoet.
Heb je al oude documenten die zijn gemaakt voordat je een toegankelijke sjabloon had?
Onze tool scant alle bestaande PDF-bestanden op uw site en laat precies zien welke aandacht nodig hebben, zodat u weet waar u moet beginnen.
Scan uw site gratis ←Na de scan kunt u de geïdentificeerde documenten ook direct en gratis toegankelijk maken viaAccessiDoc.