"Myslíme si, že naše dokumenty jsou přístupné" je věta, kterou slýcháme často a často není založena na žádném skutečném testování. Problém: když má web desítky nebo tisíce souborů PDF, ruční kontrola každého z nich je nemožná. Tento článek vysvětluje, jak rychle zmapovat, které z vašich dokumentů skutečně splňují pravidla přístupnosti – a kde se nachází nejúčinnější řešení.
Ve zkratce – o čem tento článek pojednává
Problém: nemůžete ručně zkontrolovat tisíce dokumentů
Průměrná organizace s dlouhodobou digitální přítomností shromažďuje stovky, někdy i tisíce souborů PDF – zásady, zprávy, formuláře, převedené prezentace. Ruční kontrola každého dokumentu, jeden po druhém, pomocí aplikace Acrobat nebo čtečky obrazovky, může u každého souboru trvat mnoho minut. V takovém měřítku není ruční kontrola sama o sobě realistická – a to je přesně důvod, proč většina organizací ani neví, kde jsou.
Rychlé varovné signály i bez nářadí
Před provedením řádné kontroly existuje několik rychlých příznaků, které mohou naznačovat problém v jednotlivém dokumentu:
- Soubor je sken (obrázek), nikoli text: pokud nemůžete vybrat a zkopírovat text z dokumentu, pravděpodobně nikdy neprošel OCR – a čtečka obrazovky jej nemůže vůbec přečíst.
- Na bočním panelu nástrojů není žádná navigační nabídka: pokud v Acrobatu po kliknutí na ikonu záložek/tagů na straně nic neukáže, dokument pravděpodobně nemá žádnou strukturu tagů.
- Pole názvu ve vlastnostech dokumentu je prázdné nebo "Bez názvu": znamení, že dokument nezískal ani to nejzákladnější nastavení názvu.
Úplné zmapování vašeho webu – nejefektivnější řešení
Ruční značky jsou dobré pro kontrolu malého vzorku, ale abyste získali věrný obrázek o celém svém webu, potřebujete nástroj, který naskenuje všechny dokumenty najednou. Nejúčinnějším řešením je použití našeho bezplatného nástroje: automaticky prohledá každý soubor PDF na vašem webu a každému dokumentu přidělí jasné skóre přístupnosti – takže místo hádání získáte seřazený seznam dokumentů, které naléhavě vyžadují pozornost a které jsou již v dobrém stavu.
💡 Proč je to efektivnější než ruční kontrola
Automatické skenování celého vašeho webu trvá minuty, ne týdny – a výsledkem je jasná tepelná mapa, která přesně ukazuje, kde jsou nejzávažnější problémy, takže můžete upřednostňovat práci podle toho, na čem skutečně záleží (nejsledovanější dokumenty nebo ty nejexponovanější z právního hlediska), místo abyste pracovali náhodně.
Co dělat s výsledky
Jakmile budete mít jasnou mapu všech dokumentů a jejich skóre, je dalším krokem stanovení priorit: začněte s dokumenty, které mají nejnižší skóre a jsou také nejsledovanější nebo právně nejcitlivější (formuláře, zásady, smlouvy). Odtud si můžete vybrat, zda je opravíte interně podle příruček, které jsme popsali v tomto časopise, nebo použijte naši profesionální službu nápravy přístupnosti pro úplnou opravu ve velkém měřítku.
Chcete přesně vědět, kolik dokumentů na vašem webu vyžaduje pozornost?
Náš nástroj naskenuje každý soubor PDF na vašem webu během několika minut a každému dokumentu přidělí jasné skóre přístupnosti – zdarma a bez závazků.
Naskenujte svůj web zdarma ←Po naskenování můžete nalezené dokumenty také zpřístupnit přímo a zdarma prostřednictvímAccessiDoc.