Најефикаснији начин да документе учините доступнима није да поправљате сваки документ један по један – већ да се уверите да се нови документи рађају доступним од самог почетка. Алат за то је правилно конфигурисан Ворд шаблон, из којег сваки запослени у организацији креира своје документе. Овај чланак објашњава како да га направите.
Укратко — шта овај чланак покрива
Зашто један шаблон вреди више од хиљаду поправки
Када запослени отвори нови Ворд документ и ручно одабере фонт и величину наслова користећи подебљан и истицање, они креирају наслов који изгледа као наслов — али структурно је то само подебљан текст. Читач екрана не "зна" да је то наслов и не дозвољава кориснику да дође до њега. Решење: шаблон у коме је сваки стил наслова већ унапред дефинисан и исправно означен — тако да запослени једноставно изабере „Наслов 2“ из менија, а приступачна структура се креира аутоматски, без потребе да уопште размишља о приступачности.
Изградња приступачних стилова наслова
- Отворите окно Стилови (на почетној траци или Цтрл+Алт+Схифт+С) и прегледајте стилове од „Наслов 1“ до „Наслов 4“.
- Обезбедите доследну хијерархију: наслов 1 већи од наслова 2, који је већи од наслова 3 и тако даље — и уверите се да се сваки ниво заиста користи, а не само теоретски дефинисан.
- Подесите одговарајући контраст унапред: изаберите боје текста и наслова које се слажу у односу на позадину најмање 4,5:1, тако да сваки документ креиран из шаблона аутоматски „наслеђује“ одговарајући контраст.
- Сачувајте датотеку као шаблон (.дотк): тако да сваки запосленик који отвори нови документ почиње од дефинисаног шаблона, а не од празне странице.
Други елементи вредни уградње у шаблон
Поред наслова, вреди уградити у сам шаблон: унапред дефинисани стил табеле са аутоматски означеним редом заглавља; нумерисана листа и стил набрајања (тако да нико не „црта“ листу ручним цртицама); подразумевана поставка језика документа; и изглед насловне странице са наменским пољем за кратак опис документа, из којег се лако може извести опис метаподатака приликом извоза у ПДФ.
💡 Практични савет
Такође додајте кратку напомену „пре него што пошаљете“ на дно шаблона — подсетник да напишете алтернативни текст за слике и проверите да нема додатних размака или празних редова који се користе за прављење размака. Мали подсетник унутар самог шаблона се много чешће види него смерница у засебној датотеци коју људи забораве да отворе.
Како то применити у целој организацији
Добар шаблон који нико не користи не вреди много. Важно је да га поставите као стварну подразумевану вредност: замените датотеку Нормал.дотм организације, дистрибуирајте шаблон преко дељене мрежне фасцикле или интерног портала и дајте кратку четврт-сатну сесију обуке главним тимовима за садржај. Ова једнократна инвестиција штеди стотине сати поправки на путу и осигурава да сваки нови документ испуњава стандард од првог тренутка.
Већ имате старе документе који су направљени пре него што сте имали приступачан шаблон?
Наша алатка скенира све постојеће ПДФ датотеке на вашем сајту и показује тачно на које треба обратити пажњу — тако да знате одакле да почнете.
Скенирајте свој сајт бесплатно ←Након скенирања, документима који су идентификовани можете да учините доступним директно и бесплатноAccessiDoc.