Kõige tõhusam viis dokumentidele juurdepääsetavaks muutmiseks ei ole iga dokumendi ükshaaval parandamine – see on tagada, et uued dokumendid oleksid algusest peale juurdepääsetavad. Tööriistaks selleks on õigesti konfigureeritud Wordi mall, mille põhjal loob iga organisatsiooni töötaja oma dokumendid. See artikkel selgitab, kuidas seda luua.
Lühidalt – mida see artikkel hõlmab
Miks on üks mall väärt rohkem kui tuhat parandust?
Kui töötaja avab uue Wordi dokumendi ja valib käsitsi fondi ja pealkirja suuruse, kasutades paksus kirjas ja esiletõstmist, loob ta pealkirja, mis näeb välja nagu pealkiri, kuid struktuurilt on see lihtsalt paks tekst. Ekraanilugeja ei "tea", et see on pealkiri, ega lase kasutajal sellele navigeerida. Lahendus: mall, milles iga pealkirja stiil on juba eelnevalt määratletud ja õigesti märgistatud — nii valib töötaja lihtsalt menüüst "Pealkiri 2" ja ligipääsetav struktuur luuakse automaatselt, ilma et ta peaks ligipääsetavuse peale üldse mõtlema.
Juurdepääsetavate pealkirjastiilide loomine
- Avage stiilide paan (avalehe lindil või Ctrl+Alt+Shift+S) ja vaadake üle stiilid "Pealkiri 1" kuni "Pealkiri 4".
- Tagada järjepidev hierarhia: rubriik 1 on suurem kui rubriik 2, mis on suurem kui rubriik 3 ja nii edasi – ja veenduge, et iga taset ka tegelikult kasutatakse, mitte ainult teoreetiliselt määratletud.
- Seadke õige kontrast eelnevalt: valige teksti ja päise värvid, mis vastavad taustale vähemalt 4,5:1, nii et iga malli põhjal loodud dokument "pärib" automaatselt õige kontrasti.
- Salvestage fail mallina (.dotx): nii et iga töötaja, kes avab uue dokumendi, alustab määratletud mallist, mitte tühjast lehest.
Muud elemendid, mida tasub malli sisse ehitada
Lisaks pealkirjadele tasub malli enda sisse ehitada: eelnevalt määratletud tabelistiil automaatselt märgistatud päisereaga; nummerdatud loend ja täppide stiil (nii et keegi ei "joonista" käsitsi kriipsudega loendit); dokumendi keele vaikeseade; ja kaanelehe paigutus spetsiaalse väljaga dokumendi lühikese kirjelduse jaoks, millest saab PDF-i eksportimisel hõlpsasti tuletada metaandmete kirjelduse.
💡 Praktiline nõuanne
Lisage malli allossa ka lühike märkus "enne saatmist" – meeldetuletus kirjutada piltidele alternatiivtekst ja kontrollida, et tühikute loomiseks ei kasutataks täiendavaid tühikuid ega tühje ridu. Väike meeldetuletus malli sees on palju sagedamini nähtav kui juhis eraldi failis, mille inimesed unustavad avada.
Kuidas seda kogu organisatsioonis levitada
Hea mall, mida keegi ei kasuta, ei ole palju väärt. Oluline on muuta see tegelikuks vaikeseadeks: asendage organisatsiooni Normal.dotm-fail, levitage mall jagatud võrgukausta või siseportaali kaudu ja korraldage sisulistele põhimeeskondadele lühike veerandtunnine koolitus. See ühekordne investeering säästab sadu tunde parandusi ja tagab, et iga uus dokument vastab standardile esimesest hetkest peale.
Kas teil on juba vanu dokumente, mis loodi enne, kui teil oli juurdepääsetav mall?
Meie tööriist skannib kõik teie saidil olemasolevad PDF-failid ja näitab täpselt, millised vajavad tähelepanu – et teaksite, kust alustada.
Skannige oma saiti tasuta ←Pärast skaneerimist saate tuvastatud dokumendid teha otse ja tasuta juurdepääsetavaks kaAccessiDoc.