Kortlægning af almindelige fejl: Det hurtige tjek, der afslører, om dine dokumenter virkelig er tilgængelige

"Vi mener, at vores dokumenter er tilgængelige" er en sætning, vi hører meget, og den er ofte simpelthen ikke baseret på nogen egentlig test. Problemet: Når et websted har snesevis eller tusindvis af PDF-filer, er det umuligt at kontrollere hver enkelt manuelt. Denne artikel forklarer, hvordan du hurtigt kortlægger, hvilke af dine dokumenter der rent faktisk passerer tilgængelighedsregler – og hvor den mest effektive løsning ligger.

Problemet: du kan ikke manuelt kontrollere tusindvis af dokumenter

En gennemsnitlig organisation med en langvarig digital tilstedeværelse akkumulerer hundredvis og nogle gange tusindvis af PDF-filer – politikker, rapporter, formularer, konverterede præsentationer. Manuel kontrol af hvert dokument, et efter et, med Acrobat eller en skærmlæser, kan tage mange minutter pr. fil. I den skala er manuel kontrol alene ikke realistisk - og det er præcis derfor, de fleste organisationer ikke engang ved, hvor de står.

Hurtige advarselsskilte, selv uden værktøj

Før du kører en ordentlig kontrol, er der et par hurtige tegn, der kan antyde et problem i et individuelt dokument:

• Filen er en scanning (et billede), ikke tekst: Hvis du ikke kan vælge og kopiere tekst fra dokumentet, har den sandsynligvis aldrig været igennem OCR - og en skærmlæser kan slet ikke læse den.
• Der er ingen navigationsmenu på sideværktøjslinjen: i Acrobat, hvis klik på bogmærke/tags-ikonet på siden ikke viser noget, har dokumentet sandsynligvis ingen tagstruktur.
• Titelfeltet i dokumentegenskaberne er tomt eller "Unavngivet": et tegn på, at dokumentet ikke engang fik den mest basale behandling med at angive en titel.

Fuldstændig kortlægning af dit websted – den mest effektive løsning

Manuelle skilte er gode til at kontrollere en lille prøve, men for at få et retvisende billede af hele dit websted har du brug for et værktøj, der scanner alle dokumenter på én gang. Den mest effektive løsning er at bruge vores gratis værktøj: det scanner automatisk hver PDF-fil på dit websted og giver hvert dokument en klar tilgængelighedsscore - så i stedet for at gætte, får du en rangeret liste over, hvilke dokumenter der har brug for opmærksomhed, og hvilke der allerede er i god stand.

Hvad skal man gøre med resultaterne

Når du har et klart kort over alle dokumenterne og deres karakterer, er næste skridt at prioritere: Start med de dokumenter, der har de laveste karakterer og også er de mest sete eller de mest juridisk følsomme (formularer, politikker, kontrakter). Derfra kan du vælge at ordne dem internt ved at følge de guider, vi har dækket i dette magasin, eller bruge vores professionelle tilgængelighedsafhjælpningsservice for at få en komplet løsning i stor skala.