"Arvame, et meie dokumendid on juurdepääsetavad" on lause, mida kuuleme palju ja see ei põhine sageli tegelikul testimisel. Probleem: kui saidil on kümneid või tuhandeid PDF-faile, on igaühe käsitsi kontrollimine võimatu. See artikkel selgitab, kuidas kiiresti kaardistada, millised teie dokumendid tegelikult läbivad juurdepääsetavuse reegleid – ja kus on kõige tõhusam lahendus.
Lühidalt – mida see artikkel hõlmab
Probleem: te ei saa tuhandeid dokumente käsitsi kontrollida
Pikaajalise digitaalse kohalolekuga keskmine organisatsioon kogub sadu ja mõnikord tuhandeid PDF-faile – eeskirju, aruandeid, vorme, teisendatud esitlusi. Iga dokumendi ükshaaval käsitsi kontrollimine Acrobati või ekraanilugejaga võib ühe faili kohta võtta mitu minutit. Sellel skaalal ei ole käsitsi kontrollimine üksi realistlik – ja just seetõttu ei tea enamik organisatsioone isegi, kus nad seisavad.
Kiired hoiatusmärgid, isegi ilma tööriistadeta
Enne korraliku kontrolli läbiviimist on mõned kiired märgid, mis võivad viidata probleemile üksikus dokumendis:
- Fail on skannitud (pilt), mitte tekst: kui te ei saa dokumendist teksti valida ja kopeerida, ei läbinud see tõenäoliselt kunagi OCR-i – ja ekraanilugeja ei saa seda üldse lugeda.
- Küljel oleval tööriistaribal pole navigeerimismenüüd: kui Acrobatis küljel oleval järjehoidjate/siltide ikoonil klõpsamine ei näita midagi, pole dokumendil tõenäoliselt sildistruktuuri.
- Dokumendi atribuutide pealkirjaväli on tühi või "pealkirjata": märk, et dokument ei saanud isegi pealkirja määramise kõige elementaarsemat käsitlust.
Saidi täielik kaardistamine – kõige tõhusam lahendus
Käsimärgid sobivad väikese proovi kontrollimiseks, kuid kogu saidist tõese pildi saamiseks vajate tööriista, mis skannib kõik dokumendid korraga. Kõige tõhusam lahendus on kasutada meie tasuta tööriista : see skannib automaatselt kõik teie saidil olevad PDF-failid ja annab igale dokumendile selge juurdepääsetavuse skoori – nii et arvamise asemel saate järjestatud loendi sellest, millised dokumendid vajavad kiiresti tähelepanu ja millised on juba heas korras.
💡 Miks see on tõhusam kui käsitsi kontrollimine?
Kogu saidi automaatne skannimine võtab aega minuteid, mitte nädalaid – tulemuseks on selge soojuskaart, mis näitab täpselt, kus on kõige tõsisemad probleemid, nii et saate suvalise töö asemel seada töö tähtsuse järjekorda selle põhjal, mis tegelikult on oluline (enimvaadatud dokumendid või juriidiliselt enim avaldatud dokumendid).
Mida teha tulemustega
Kui teil on selge kaart kõigi dokumentide ja nende punktide kohta, on järgmine samm prioriteedi seadmine: alustage dokumentidest, millel on madalaim hind ja mis on ka enim vaadatud või juriidiliselt kõige tundlikumad (vormid, eeskirjad, lepingud). Sealt saate valida, kas soovite need ettevõttesiseselt parandada, järgides selles ajakirjas käsitletud juhendeid, või kasutada meie professionaalset juurdepääsetavuse parandamise teenust, et saada täielikku skaalat.
Kas soovite täpselt teada, kui palju teie saidil olevaid dokumente vajavad tähelepanu?
Meie tööriist skannib iga teie saidil oleva PDF-faili mõne minutiga ja annab igale dokumendile selge juurdepääsetavuse skoori – tasuta ja ilma kohustusteta.
Skannige oma saiti tasuta ←Pärast skannimist saate leitud dokumendid teha otse ja tasuta juurdepääsetavaks kaAccessiDoc.