"Myslíme si, že naše dokumenty sú prístupné" je veta, ktorú často počúvame a často jednoducho nie je založená na žiadnom skutočnom testovaní. Problém: keď stránka obsahuje desiatky alebo tisíce súborov PDF, manuálne skontrolovať každý z nich je nemožné. Tento článok vysvetľuje, ako rýchlo zmapovať, ktoré z vašich dokumentov skutočne spĺňajú pravidlá prístupnosti – a kde sa nachádza najefektívnejšie riešenie.
Stručne povedané – o čom je tento článok
Problém: nemôžete manuálne skontrolovať tisíce dokumentov
Priemerná organizácia s dlhotrvajúcou digitálnou prítomnosťou hromadí stovky a niekedy aj tisíce súborov PDF – zásady, správy, formuláre, konvertované prezentácie. Manuálna kontrola každého dokumentu, jeden po druhom, pomocou aplikácie Acrobat alebo čítačky obrazovky, môže na súbor trvať mnoho minút. V takom rozsahu nie je samotná manuálna kontrola realistická – a to je presne dôvod, prečo väčšina organizácií ani nevie, kde sú.
Rýchle varovné signály aj bez náradia
Pred vykonaním správnej kontroly existuje niekoľko rýchlych znakov, ktoré môžu naznačovať problém v jednotlivom dokumente:
- Súbor je sken (obrázok), nie text: ak nemôžete vybrať a skopírovať text z dokumentu, pravdepodobne nikdy neprešiel OCR – a čítačka obrazovky ho vôbec nedokáže prečítať.
- Na bočnom paneli nástrojov nie je žiadna navigačná ponuka: ak v aplikácii Acrobat kliknutie na ikonu záložky/značky na bočnej strane nič neukáže, dokument pravdepodobne nemá štruktúru štítkov.
- Pole názvu vo vlastnostiach dokumentu je prázdne alebo je „Bez názvu“: znamenie, že dokument nedostal ani to najzákladnejšie nastavenie názvu.
Kompletné zmapovanie vášho webu – najefektívnejšie riešenie
Manuálne značky sú dobré na kontrolu malej vzorky, ale na získanie pravdivého obrazu o celej vašej stránke potrebujete nástroj, ktorý skenuje všetky dokumenty naraz. Najúčinnejším riešením je použiť náš bezplatný nástroj: automaticky naskenuje každý súbor PDF na vašom webe a každému dokumentu pridelí jasné skóre prístupnosti – takže namiesto hádania získate zoradený zoznam dokumentov, ktoré si naliehavo vyžadujú pozornosť a ktoré sú už v dobrom stave.
💡 Prečo je to efektívnejšie ako manuálna kontrola
Automatické skenovanie celej vašej stránky trvá minúty, nie týždne – a výsledkom je jasná tepelná mapa, ktorá presne ukazuje, kde sú najzávažnejšie problémy, takže môžete uprednostniť prácu podľa toho, na čom skutočne záleží (najprezeranejšie dokumenty alebo tie, ktoré sú najviac legálne vystavené), namiesto toho, aby ste pracovali náhodne.
Čo robiť s výsledkami
Keď budete mať jasnú mapu všetkých dokumentov a ich skóre, ďalším krokom je stanovenie priorít: začnite s dokumentmi, ktoré majú najnižšie skóre a sú tiež najprezeranejšie alebo najcitlivejšie z právneho hľadiska (formuláre, zásady, zmluvy). Odtiaľ si môžete vybrať, či ich opravíte vo vlastnej réžii podľa sprievodcov, ktorým sme sa venovali v tomto časopise, alebo použite našu profesionálnu službu nápravy dostupnosti na úplnú opravu vo veľkom rozsahu.
Chcete presne vedieť, koľko dokumentov na vašej stránke si vyžaduje pozornosť?
Náš nástroj naskenuje každý súbor PDF na vašej stránke v priebehu niekoľkých minút a každému dokumentu pridelí jasné skóre prístupnosti – zadarmo a bez záväzkov.
Naskenujte svoju stránku zadarmo ←Po naskenovaní môžete nájdené dokumenty sprístupniť priamo a bezplatne cezAccessiDoc.