Mapeo de errores comunes: la verificación rápida que revela si sus documentos son realmente accesibles

"Creemos que nuestros documentos son accesibles" es una frase que escuchamos mucho y, a menudo, simplemente no se basa en ninguna prueba real. El problema: cuando un sitio tiene docenas o miles de archivos PDF, comprobar cada uno manualmente es imposible. Este artículo explica cómo identificar rápidamente cuáles de sus documentos realmente pasan las reglas de accesibilidad y dónde se encuentra la solución más eficiente.

El problema: no puedes verificar manualmente miles de documentos

Una organización promedio con una presencia digital de larga data acumula cientos, y a veces miles, de archivos PDF: políticas, informes, formularios y presentaciones convertidas. Verificar manualmente cada documento, uno por uno, con Acrobat o un lector de pantalla, puede llevar muchos minutos por archivo. A esa escala, la verificación manual por sí sola simplemente no es realista, y es exactamente por eso que la mayoría de las organizaciones ni siquiera saben cuál es su situación.

Señales de advertencia rápidas, incluso sin herramientas

Antes de ejecutar una verificación adecuada, hay algunas señales rápidas que pueden indicar un problema en un documento individual:

• El archivo es un escaneo (una imagen), no texto: si no puedes seleccionar y copiar texto del documento, probablemente nunca pasó por OCR y un lector de pantalla no puede leerlo en absoluto.
• No hay menú de navegación en la barra de herramientas lateral: en Acrobat, si al hacer clic en el ícono de marcadores/etiquetas en el costado no se muestra nada, el documento probablemente no tenga estructura de etiquetas.
• El campo de título en las propiedades del documento está vacío o "Sin título": una señal de que el documento ni siquiera recibió el tratamiento más básico de establecer un título.

Mapeo completo de su sitio: la solución más eficiente

Las señales manuales son buenas para verificar una muestra pequeña, pero para obtener una imagen real de todo su sitio necesita una herramienta que escanee todos los documentos a la vez. La solución más eficaz es utilizar nuestra herramienta gratuita: escanea automáticamente cada archivo PDF de su sitio y le otorga a cada documento una puntuación de accesibilidad clara, de modo que en lugar de adivinar, obtiene una lista clasificada de qué documentos necesitan atención urgente y cuáles ya están en buen estado.

Qué hacer con los resultados

Una vez que tenga un mapa claro de todos los documentos y sus puntajes, el siguiente paso es priorizar: comenzar con los documentos que tienen los puntajes más bajos y también son los más vistos o los más sensibles legalmente (formularios, políticas, contratos). A partir de ahí, puede optar por solucionarlos internamente siguiendo las guías que hemos cubierto en esta revista, o utilizar nuestro servicio profesional de reparación de accesibilidad para una solución completa a escala.