"Mēs domājam, ka mūsu dokumenti ir pieejami" ir teikums, ko mēs bieži dzirdam, un bieži vien tas vienkārši nav balstīts uz reālu pārbaudi. Problēma: ja vietnē ir desmitiem vai tūkstošiem PDF failu, manuāli pārbaudīt katru no tiem nav iespējams. Šajā rakstā ir paskaidrots, kā ātri kartēt, kuri no jūsu dokumentiem faktiski atbilst pieejamības noteikumiem un kur ir visefektīvākais risinājums.
Īsumā — par ko ir runāts šajā rakstā
Problēma: jūs nevarat manuāli pārbaudīt tūkstošiem dokumentu
Vidēja organizācija ar ilgstošu digitālo klātbūtni uzkrāj simtiem un dažreiz tūkstošiem PDF failu — politikas, atskaites, veidlapas, pārveidotas prezentācijas. Katra dokumenta manuāla pārbaude pa vienam, izmantojot programmu Acrobat vai ekrāna lasītāju, var aizņemt vairākas minūtes vienam failam. Šādā mērogā manuāla pārbaude vien vienkārši nav reāla — un tieši tāpēc lielākā daļa organizāciju pat nezina, kur tās atrodas.
Ātras brīdinājuma zīmes, pat bez instrumentiem
Pirms pareizas pārbaudes veikšanas ir dažas ātras pazīmes, kas var liecināt par problēmu atsevišķā dokumentā:
- Fails ir skenēts (attēls), nevis teksts: ja nevarat atlasīt un kopēt tekstu no dokumenta, iespējams, tas nekad nav ticis cauri OCR — un ekrāna lasītājs to nemaz nevar nolasīt.
- Sānu rīkjoslā nav navigācijas izvēlnes: ja programmā Acrobat, noklikšķinot uz grāmatzīmju/atzīmju ikonas sānos, nekas netiek rādīts, iespējams, dokumentam nav tagu struktūras.
- Nosaukuma lauks dokumenta rekvizītos ir tukšs vai "Bez nosaukuma": zīme, ka dokuments pat nesaņēma visvienkāršāko virsraksta iestatīšanas metodi.
Pilnīga vietnes kartēšana — visefektīvākais risinājums
Manuālās zīmes ir piemērotas neliela parauga pārbaudei, taču, lai iegūtu patiesu priekšstatu par visu vietni, ir nepieciešams rīks, kas skenē visus dokumentus vienlaikus. Visefektīvākais risinājums ir izmantot mūsu bezmaksas rīku : tas automātiski skenē katru PDF failu jūsu vietnē un katram dokumentam piešķir skaidru pieejamības punktu — tā vietā, lai minētu, jūs saņemat sakārtotu sarakstu ar tiem dokumentiem, kuriem steidzami jāpievērš uzmanība un kuri jau ir labā stāvoklī.
💡 Kāpēc tas ir efektīvāk nekā manuāla pārbaude?
Automātiska visas vietnes skenēšana aizņem minūtes, nevis nedēļas — un rezultāts ir skaidra karstuma karte, kas precīzi parāda, kur ir visnopietnākās problēmas, lai jūs varētu noteikt darba prioritātes, pamatojoties uz to, kas faktiski ir svarīgs (visvairāk skatītie dokumenti vai visvairāk legāli atklātie), nevis strādāt pēc nejaušības principa.
Ko darīt ar rezultātiem
Kad jums ir skaidra visu dokumentu karte un to punktu skaits, nākamais solis ir noteikt prioritātes: sāciet ar dokumentiem, kuriem ir viszemākais punktu skaits un kuri ir arī visvairāk skatītie vai juridiski visjutīgākie (veidlapas, politikas, līgumi). Pēc tam varat izvēlēties tos labot iekšēji, ievērojot šajā žurnālā sniegtos norādījumus, vai izmantot mūsu profesionālo pieejamības labošanas pakalpojumu, lai veiktu pilnīgu labojumu mērogā.
Vai vēlaties precīzi zināt, cik daudz dokumentu jūsu vietnē ir jāpievērš uzmanība?
Mūsu rīks dažu minūšu laikā skenē katru PDF failu jūsu vietnē un katram dokumentam piešķir skaidru pieejamības punktu — bez maksas un bez saistībām.
Skenējiet savu vietni bez maksas ←Pēc skenēšanas varat arī padarīt atrastos dokumentus pieejamus tieši un bez maksas, izmantojotAccessiDoc.