"Wij denken dat onze documenten toegankelijk zijn" is een zin die we vaak horen, en die vaak eenvoudigweg niet gebaseerd is op daadwerkelijke tests. Het probleem: wanneer een site tientallen of duizenden PDF-bestanden bevat, is het onmogelijk om ze allemaal handmatig te controleren. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u snel in kaart kunt brengen welke van uw documenten daadwerkelijk aan de toegankelijkheidsregels voldoen – en waar de meest efficiënte oplossing ligt.
In het kort: wat dit artikel behandelt
Het probleem: u kunt duizenden documenten niet handmatig controleren
Een gemiddelde organisatie met een langdurige digitale aanwezigheid verzamelt honderden en soms duizenden PDF-bestanden: beleid, rapporten, formulieren, geconverteerde presentaties. Het handmatig één voor één controleren van elk document met Acrobat of een schermlezer kan per bestand vele minuten duren. Op die schaal is handmatige controle alleen niet realistisch – en dat is precies de reden waarom de meeste organisaties niet eens weten waar ze aan toe zijn.
Snelle waarschuwingssignalen, zelfs zonder gereedschap
Voordat u een goede controle uitvoert, zijn er een paar snelle signalen die kunnen wijzen op een probleem in een afzonderlijk document:
- Het bestand is een scan (een afbeelding), geen tekst: als je geen tekst uit het document kunt selecteren en kopiëren, is het waarschijnlijk nooit door OCR gegaan - en een schermlezer kan het helemaal niet lezen.
- Er is geen navigatiemenu in de zijwerkbalk: als in Acrobat op het bladwijzers/tagspictogram aan de zijkant niets wordt weergegeven, heeft het document waarschijnlijk geen tagstructuur.
- Het titelveld in de documenteigenschappen is leeg of "Zonder titel": een teken dat het document niet eens de meest elementaire behandeling heeft gekregen door het instellen van een titel.
Uw site volledig in kaart brengen: de meest efficiënte oplossing
Handmatige borden zijn goed voor het controleren van een klein voorbeeld, maar om een waarheidsgetrouw beeld te krijgen van uw hele site heeft u een tool nodig die alle documenten in één keer scant. De meest efficiënte oplossing is om onze gratis tool te gebruiken: deze scant automatisch elk PDF-bestand op uw site en geeft elk document een duidelijke toegankelijkheidsscore. In plaats van te gokken krijgt u dus een gerangschikte lijst van welke documenten dringend aandacht nodig hebben en welke al in goede staat zijn.
💡 Waarom dit efficiënter is dan handmatige controle
Het automatisch scannen van uw hele site duurt minuten in plaats van weken. Het resultaat is een duidelijke heatmap die precies laat zien waar de ernstigste problemen zich bevinden, zodat u prioriteit kunt geven aan het werk op basis van wat er werkelijk toe doet (de meest bekeken documenten, of de meest juridisch blootgestelde documenten) in plaats van willekeurig te werken.
Wat te doen met de resultaten
Zodra je een duidelijke kaart hebt van alle documenten en hun scores, is de volgende stap het stellen van prioriteiten: begin met de documenten die de laagste scores hebben en ook het meest bekeken of juridisch meest gevoelig zijn (formulieren, beleid, contracten). Van daaruit kunt u ervoor kiezen om ze intern te repareren volgens de handleidingen die we in dit tijdschrift hebben behandeld, of gebruik maken van onze professionele herstelservice voor toegankelijkheid voor een volledige oplossing op grote schaal.
Wilt u precies weten hoeveel documenten op uw site aandacht nodig hebben?
Onze tool scant elk PDF-bestand op uw site binnen enkele minuten en geeft elk document een duidelijke toegankelijkheidsscore – gratis en zonder enige verplichting.
Scan uw site gratis ←Na het scannen kunt u de gevonden documenten ook direct en gratis toegankelijk maken viaAccessiDoc.