تعيين الأخطاء الشائعة: الفحص السريع الذي يكشف ما إذا كان يمكن الوصول إلى المستندات الخاصة بك بالفعل

"نعتقد أن مستنداتنا يمكن الوصول إليها" هي جملة نسمعها كثيرًا، وغالبًا ما لا تعتمد على أي اختبار فعلي. المشكلة: عندما يحتوي موقع ما على عشرات أو آلاف ملفات PDF، يكون التحقق يدويًا من كل ملف مستحيلًا. تشرح هذه المقالة كيفية تحديد المستندات التي تمر بقواعد إمكانية الوصول بسرعة - وأين يكمن الحل الأكثر فعالية.

المشكلة: لا يمكنك فحص آلاف المستندات يدويًا

تقوم مؤسسة عادية ذات تواجد رقمي طويل الأمد بتجميع المئات، وأحيانًا الآلاف، من ملفات PDF - السياسات والتقارير والنماذج والعروض التقديمية المحولة. يمكن أن يستغرق فحص كل مستند يدويًا، واحدًا تلو الآخر، باستخدام Acrobat أو قارئ الشاشة، عدة دقائق لكل ملف. وعلى هذا النطاق، فإن الفحص اليدوي وحده ليس واقعيًا - ولهذا السبب بالضبط لا تعرف معظم المؤسسات حتى مكانها.

علامات تحذيرية سريعة، حتى بدون أدوات

قبل إجراء فحص مناسب، هناك بعض العلامات السريعة التي يمكن أن تشير إلى وجود مشكلة في مستند فردي:

• الملف عبارة عن نسخة ممسوحة ضوئيًا (صورة)، وليس نصًا: إذا لم تتمكن من تحديد النص ونسخه من المستند، فمن المحتمل أنه لم يمر عبر التعرف الضوئي على الحروف مطلقًا - ولا يستطيع قارئ الشاشة قراءته على الإطلاق.
• لا توجد قائمة تنقل في شريط الأدوات الجانبي: في Acrobat، إذا كان النقر على أيقونة الإشارات المرجعية/العلامات الموجودة على الجانب لا يظهر شيئًا، فمن المحتمل أن الوثيقة لا تحتوي على بنية علامات.
• حقل العنوان في خصائص المستند فارغ أو "بدون عنوان": علامة على أن المستند لم يحصل حتى على المعالجة الأساسية لإعداد عنوان.

رسم خريطة كاملة لموقعك — الحل الأكثر فعالية

تعتبر الإشارات اليدوية مفيدة لفحص عينة صغيرة، ولكن للحصول على صورة حقيقية لموقعك بالكامل، فإنك تحتاج إلى أداة تقوم بمسح جميع المستندات ضوئيًا مرة واحدة. الحل الأكثر فعالية هو استخدام أداتنا المجانية: فهي تقوم تلقائيًا بمسح كل ملف PDF على موقعك وتمنح كل مستند درجة واضحة لإمكانية الوصول - لذلك بدلاً من التخمين، تحصل على قائمة مرتبة بالمستندات التي تحتاج إلى الاهتمام بشكل عاجل والتي هي بالفعل في حالة جيدة.

ما يجب فعله بالنتائج

بمجرد حصولك على خريطة واضحة لجميع المستندات ونتائجها، فإن الخطوة التالية هي تحديد الأولويات: ابدأ بالمستندات التي حصلت على أقل الدرجات وأيضًا الأكثر مشاهدة أو الأكثر حساسية من الناحية القانونية (النماذج والسياسات والعقود). ومن هناك، يمكنك اختيار إصلاحها داخل الشركة باتباع الإرشادات التي تناولناها في هذه المجلة، أو استخدام خدمة معالجة إمكانية الوصول الاحترافية لدينا لإصلاح كامل على نطاق واسع.