„Úgy gondoljuk, hogy a dokumentumaink hozzáférhetőek” egy olyan mondat, amelyet gyakran hallunk, és gyakran egyszerűen nem alapul semmilyen tényleges tesztelés. A probléma: ha egy webhely több tucat vagy több ezer PDF-fájlt tartalmaz, nem lehet mindegyiket manuálisan ellenőrizni. Ez a cikk elmagyarázza, hogyan lehet gyorsan feltérképezni, hogy melyik dokumentum felel meg a kisegítő lehetőségek szabályainak – és hol van a leghatékonyabb megoldás.
Röviden: miről szól ez a cikk
A probléma: nem lehet manuálisan ellenőrizni több ezer dokumentumot
Egy átlagos, régóta digitális jelenléttel rendelkező szervezet több száz, néha több ezer PDF-fájlt halmoz fel – irányelveket, jelentéseket, űrlapokat, konvertált prezentációkat. Minden dokumentum manuális, egyenkénti, Acrobat vagy képernyőolvasó segítségével történő ellenőrzése fájlonként több percet is igénybe vehet. Ilyen léptékben a kézi ellenőrzés önmagában egyszerűen nem reális – és pontosan ez az oka annak, hogy a legtöbb szervezet azt sem tudja, hol áll.
Gyors figyelmeztető jelzések, szerszámok nélkül is
A megfelelő ellenőrzés futtatása előtt van néhány gyors jel, amelyek egy adott dokumentum problémájára utalhatnak:
- A fájl szkennelés (kép), nem szöveg: ha nem tud szöveget kijelölni és kimásolni a dokumentumból, valószínűleg soha nem ment át az OCR-en – a képernyőolvasó pedig egyáltalán nem tudja elolvasni.
- Nincs navigációs menü az oldalsó eszköztáron: az Acrobatban, ha az oldalsó könyvjelzők/címkék ikonra kattintva nem jelenik meg semmi, akkor valószínűleg nincs címkeszerkezete a dokumentumnak.
- A dokumentum tulajdonságainál a cím mező üres vagy "Névtelen": ez egy jel, amely a dokumentumban még a cím beállításának legalapvetőbb kezelését sem kapta meg.
Webhelyének teljes feltérképezése – a leghatékonyabb megoldás
A kézi jelek alkalmasak egy kis minta ellenőrzésére, de ahhoz, hogy valódi képet kapjunk a teljes webhelyről, szükség van egy olyan eszközre, amely az összes dokumentumot egyszerre szkenneli. A leghatékonyabb megoldás ingyenes eszközünk használata: automatikusan beszkennel minden PDF-fájlt a webhelyén, és minden dokumentumnak egyértelmű kisegítőpontszámot ad – így ahelyett, hogy találgatna, rangsorolt listát kap arról, mely dokumentumok szorulnak sürgősen figyelmet, és melyek már jó állapotban.
💡 Miért hatékonyabb ez, mint a kézi ellenőrzés?
A teljes webhely automatikus szkennelése perceket vesz igénybe, nem heteket – az eredmény pedig egy világos hőtérkép, amely pontosan megmutatja, hol vannak a legsúlyosabb problémák, így a véletlenszerű munka helyett az alapján rangsorolhatja a munkát, ami valóban számít (a legnézettebb dokumentumok vagy a legálisan hozzáférhető dokumentumok).
Mi a teendő az eredményekkel?
Miután világos térképet készített az összes dokumentumról és azok pontszámairól, a következő lépés a rangsorolás: kezdje azokkal a dokumentumokkal, amelyek a legalacsonyabb pontszámot kapják, és a legnézettebbek vagy jogilag a legérzékenyebbek (űrlapok, szabályzatok, szerződések). Innentől kiválaszthatja, hogy házon belül javítja ki őket az ebben a magazinban ismertetett útmutatók alapján, vagy használhatja professzionális akadálymentesítési szolgáltatásunkat a teljes körű javításhoz.
Szeretné pontosan tudni, hogy webhelyén hány dokumentum igényel figyelmet?
Eszközünk perceken belül átvizsgál minden PDF-fájlt a webhelyén, és minden dokumentumnak egyértelmű kisegítő pontszámot ad – ingyenesen és kötelezettségvállalás nélkül.
Ingyen átvizsgálja webhelyét ←A szkennelés után a talált dokumentumokat közvetlenül és ingyenesen is elérhetővé teheti a következőn keresztül:AccessiDoc.