„Uważamy, że nasze dokumenty są dostępne” to zdanie, które często słyszymy i często po prostu nie jest oparte na żadnych rzeczywistych testach. Problem: gdy witryna zawiera dziesiątki lub tysiące plików PDF, ręczne sprawdzenie każdego z nich jest niemożliwe. W tym artykule wyjaśniono, jak szybko ustalić, które dokumenty rzeczywiście spełniają reguły dostępności i gdzie leży najskuteczniejsze rozwiązanie.
W skrócie — o czym mowa w tym artykule
Problem: nie można ręcznie sprawdzić tysięcy dokumentów
Przeciętna organizacja od dawna obecna na rynku cyfrowym gromadzi setki, a czasem tysiące plików PDF — polityk, raportów, formularzy, przekonwertowanych prezentacji. Ręczne sprawdzanie każdego dokumentu, jeden po drugim, za pomocą programu Acrobat lub czytnika ekranu, może zająć wiele minut w przypadku każdego pliku. Na taką skalę samo ręczne sprawdzanie jest po prostu nierealne — i właśnie dlatego większość organizacji nawet nie wie, na czym stoi.
Szybkie znaki ostrzegawcze, nawet bez użycia narzędzi
Przed przystąpieniem do prawidłowego sprawdzania można zauważyć kilka szybkich sygnałów, które mogą wskazywać na problem w konkretnym dokumencie:
- Plik to skan (obraz), a nie tekst: jeśli nie możesz zaznaczyć i skopiować tekstu z dokumentu, prawdopodobnie nigdy nie przeszedł on procesu OCR — a czytnik ekranu w ogóle nie może go odczytać.
- Na bocznym pasku narzędzi nie ma menu nawigacyjnego: jeśli w programie Acrobat kliknięcie ikony zakładek/tagów z boku nic nie powoduje, oznacza to, że dokument prawdopodobnie nie ma struktury znaczników.
- Pole tytułu we właściwościach dokumentu jest puste lub „Bez tytułu”: oznacza to, że dokument nie został nawet poddany najbardziej podstawowemu zabiegowi polegającemu na ustawieniu tytułu.
Pełne mapowanie Twojej witryny — najbardziej wydajne rozwiązanie
Ręczne znaki są dobre do sprawdzenia małej próbki, ale aby uzyskać prawdziwy obraz całej witryny, potrzebujesz narzędzia, które skanuje wszystkie dokumenty na raz. Najskuteczniejszym rozwiązaniem jest skorzystanie z naszego bezpłatnego narzędzia: automatycznie skanuje ono każdy plik PDF w Twojej witrynie i przydziela każdemu dokumentowi wyraźną ocenę dostępności — więc zamiast zgadywać, otrzymujesz rankingową listę dokumentów pilnie wymagających uwagi, a które są już w dobrym stanie.
💡 Dlaczego jest to bardziej wydajne niż sprawdzanie ręczne
Automatyczne skanowanie całej witryny zajmuje minuty, a nie tygodnie — w rezultacie powstaje wyraźna mapa cieplna pokazująca dokładnie, gdzie występują najpoważniejsze problemy, dzięki czemu możesz ustalić priorytety pracy w oparciu o to, co faktycznie ważne (najczęściej przeglądane dokumenty lub te, które są najczęściej ujawniane pod względem prawnym), zamiast pracować losowo.
Co zrobić z wynikami
Kiedy już masz przejrzystą mapę wszystkich dokumentów i ich punktacji, następnym krokiem jest ustalenie priorytetów: zacznij od dokumentów, które mają najniższą ocenę, a także są najczęściej oglądane lub najbardziej wrażliwe z prawnego punktu widzenia (formularze, zasady, umowy). Następnie możesz naprawić je we własnym zakresie, postępując zgodnie z przewodnikami, które omówiliśmy w tym magazynie, lub skorzystać z naszej profesjonalnej usługi naprawy ułatwień dostępu, aby uzyskać pełną naprawę na dużą skalę.
Chcesz dokładnie wiedzieć, ile dokumentów w Twojej witrynie wymaga uwagi?
Nasze narzędzie skanuje każdy plik PDF w Twojej witrynie w ciągu kilku minut i przyznaje każdemu dokumentowi wyraźną ocenę dostępności — bezpłatnie i bez zobowiązań.
Przeskanuj swoją witrynę za darmo ←Po zeskanowaniu możesz także udostępnić znalezione dokumenty bezpośrednio i bezpłatnie za pośrednictwemAccessiDoc.