"Vi tror att våra dokument är tillgängliga" är en mening vi hör mycket, och den är ofta helt enkelt inte baserad på några faktiska tester. Problemet: när en webbplats har dussintals eller tusentals PDF-filer är det omöjligt att manuellt kontrollera var och en. Den här artikeln förklarar hur du snabbt kartlägger vilka av dina dokument som faktiskt klarar tillgänglighetsregler – och var den mest effektiva lösningen finns.
Kort sagt – vad den här artikeln täcker
Problemet: du kan inte manuellt kontrollera tusentals dokument
En genomsnittlig organisation med en långvarig digital närvaro samlar på sig hundratals, och ibland tusentals, PDF-filer – policyer, rapporter, formulär, konverterade presentationer. Att manuellt kontrollera varje dokument, ett efter ett, med Acrobat eller en skärmläsare, kan ta många minuter per fil. I den skalan är manuell kontroll helt enkelt inte realistisk – och det är precis därför de flesta organisationer inte ens vet var de står.
Snabbvarningsskyltar, även utan verktyg
Innan du kör en ordentlig kontroll finns det några snabba tecken som kan antyda ett problem i ett enskilt dokument:
- Filen är en skanning (en bild), inte text: om du inte kan markera och kopiera text från dokumentet har den förmodligen aldrig gått igenom OCR – och en skärmläsare kan inte läsa den alls.
- Det finns ingen navigeringsmeny i sidoverktygsfältet: i Acrobat, om du klickar på bokmärkes-/taggarikonen på sidan inte visar någonting, har dokumentet förmodligen ingen taggstruktur.
- Rubrikfältet i dokumentegenskaperna är tomt eller "Untitled": ett tecken på att dokumentet inte ens fick den mest grundläggande behandlingen av att ange en titel.
Fullständig kartläggning av din webbplats – den mest effektiva lösningen
Manuella skyltar är bra för att kontrollera ett litet urval, men för att få en sann bild av hela din webbplats behöver du ett verktyg som skannar alla dokument på en gång. Den mest effektiva lösningen är att använda vårt kostnadsfria verktyg: det skannar automatiskt varje PDF-fil på din webbplats och ger varje dokument ett tydligt tillgänglighetspoäng - så istället för att gissa får du en rankad lista över vilka dokument som brådskande behöver åtgärdas och vilka som redan är i gott skick.
💡 Varför detta är mer effektivt än manuell kontroll
Att automatiskt skanna hela din webbplats tar minuter, inte veckor – och resultatet är en tydlig värmekarta som visar exakt var de allvarligaste problemen finns, så att du kan prioritera arbetet utifrån vad som faktiskt betyder något (de mest visade dokumenten, eller de mest lagligt utsatta) istället för att arbeta på måfå.
Vad ska man göra med resultaten
När du har en tydlig karta över alla dokument och deras poäng är nästa steg att prioritera: börja med de dokument som har lägst poäng och som också är de mest visade eller de mest juridiskt känsliga (formulär, policyer, kontrakt). Därifrån kan du välja att fixa dem internt enligt guiderna vi har behandlat i den här tidningen, eller använda vår professionella tillgänglighetssaneringstjänst för en fullständig åtgärd i stor skala.
Vill du veta exakt hur många dokument på din webbplats som behöver åtgärdas?
Vårt verktyg skannar alla PDF-filer på din webbplats inom några minuter och ger varje dokument ett tydligt tillgänglighetspoäng – gratis och utan förpliktelser.
Skanna din webbplats gratis ←Efter skanning kan du även göra de dokument som hittades tillgängliga direkt och gratis viaAccessiDoc.