«Vi tror dokumentene våre er tilgjengelige» er en setning vi hører mye, og den er ofte rett og slett ikke basert på noen faktisk testing. Problemet: Når et nettsted har dusinvis eller tusenvis av PDF-filer, er det umulig å kontrollere hver enkelt manuelt. Denne artikkelen forklarer hvordan du raskt kartlegger hvilke av dokumentene dine som faktisk passerer tilgjengelighetsregler – og hvor den mest effektive løsningen ligger.
Kort sagt – hva denne artikkelen dekker
Problemet: du kan ikke manuelt sjekke tusenvis av dokumenter
En gjennomsnittlig organisasjon med langvarig digital tilstedeværelse akkumulerer hundrevis, og noen ganger tusenvis, av PDF-filer – retningslinjer, rapporter, skjemaer, konverterte presentasjoner. Manuell kontroll av hvert dokument, ett etter ett, med Acrobat eller en skjermleser, kan ta mange minutter per fil. I den skalaen er manuell sjekk alene rett og slett ikke realistisk – og det er nettopp derfor de fleste organisasjoner ikke engang vet hvor de står.
Raske advarselsskilt, selv uten verktøy
Før du kjører en skikkelig sjekk, er det noen raske tegn som kan antyde et problem i et individuelt dokument:
- Filen er en skanning (et bilde), ikke tekst: hvis du ikke kan velge og kopiere tekst fra dokumentet, har den sannsynligvis aldri gått gjennom OCR – og en skjermleser kan ikke lese den i det hele tatt.
- Det er ingen navigasjonsmeny i sideverktøylinjen: i Acrobat, hvis du klikker på bokmerke-/tagger-ikonet på siden, ikke viser noe, har dokumentet sannsynligvis ingen kodestruktur.
- Titelfeltet i dokumentegenskapene er tomt eller "Uten tittel": et tegn på at dokumentet ikke engang fikk den mest grunnleggende behandlingen av å angi en tittel.
Kartlegg nettstedet ditt fullt ut – den mest effektive løsningen
Manuelle skilt er bra for å sjekke et lite utvalg, men for å få et sant bilde av hele nettstedet ditt trenger du et verktøy som skanner alle dokumentene samtidig. Den mest effektive løsningen er å bruke vårt gratisverktøy: det skanner automatisk hver PDF-fil på nettstedet ditt og gir hvert dokument en tydelig tilgjengelighetsscore – så i stedet for å gjette, får du en rangert liste over hvilke dokumenter som trenger oppmerksomhet og hvilke som allerede er i god form.
💡 Hvorfor dette er mer effektivt enn manuell kontroll
Automatisk skanning av hele nettstedet ditt tar minutter, ikke uker – og resultatet er et tydelig varmekart som viser nøyaktig hvor de mest alvorlige problemene er, slik at du kan prioritere arbeidet basert på hva som faktisk betyr noe (de mest viste dokumentene, eller de mest lovlig eksponerte) i stedet for å jobbe tilfeldig.
Hva skal jeg gjøre med resultatene
Når du har et klart kart over alle dokumentene og deres poengsum, er neste trinn å prioritere: begynn med dokumentene som har lavest poengsum og også er de mest sett eller de mest juridisk sensitive (skjemaer, retningslinjer, kontrakter). Derfra kan du velge å fikse dem internt ved å følge veiledningene vi har dekket i dette magasinet, eller bruke vår profesjonelle tilgjengelighetsutbedringstjeneste for en fullstendig løsning i stor skala.
Vil du vite nøyaktig hvor mange dokumenter på nettstedet ditt som trenger oppmerksomhet?
Vårt verktøy skanner hver PDF-fil på nettstedet ditt i løpet av minutter og gir hvert dokument en klar tilgjengelighetsscore – gratis og uten forpliktelser.
Skann nettstedet ditt gratis ←Etter skanning kan du også gjøre dokumentene som ble funnet tilgjengelige direkte og gratis viaAccessiDoc.